Dokumentenmanagement aus der Cloud

Dokumente elektronisch im Netz bearbeiten und archivieren: Sichere Cloud für E-Akten für die Anwaltschaft
Durch eine Mitgliedschaft in der davit können alle 160.000 Anwältinnen, Anwälte und Anwaltsnotare in Deutschland Dokumentenmanagement aus der Cloud nach Bedarf nutzen

(03.07.13) - T-Systems und die Arbeitsgemeinschaft Informationstechnologie im Deutschen Anwaltverein (davit) bieten jetzt allen Anwälten und Notaren in Deutschland ein sicheres Dokumentenmanagement aus der Cloud. Einen entsprechenden Kooperationsvertrag haben die Telekom-Tochter und die davit auf dem 64. Deutschen Anwaltstag in Düsseldorf unterzeichnet. Mit der Cloud Computing-Lösung erstellen, bearbeiten und archivieren die Juristen Dokumente elektronisch im Netz und legen beliebig viele digitale Akten an. Sie bezahlen für die skalierbare Lösung nur einen verbrauchsabhängigen Mietpreis. Investitionskosten entstehen keine. Den Zugang bestellen sie über die davit oder T-Systems.

Zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Anwälten und Notaren
Die IT-Sparte der Deutschen Telekom hat die von ihr entwickelte revisionssichere Standardlösung zusätzlich auf die Bedürfnisse von Anwälten und Notaren zugeschnitten – sowohl fachlich als auch technisch. Sie ist mit § 203 StGB für Berufsgeheimnisträger konform und erfüllt zudem sämtliche Anforderungen an den Beschlagnahmeschutz vertraulicher Informationen zwischen Anwälten und Mandanten. Den acht bis 50 Stellen langen, digitalen Schlüssel für den Systemzugang kennt allein der Anwender. Auch Mitarbeiter von T-Systems als Betreiber der Private-Cloud-Lösung können zu keinem Zeitpunkt auf die Daten zugreifen und sie auslesen, auch nicht bei Wartungsarbeiten. Aus Datenschutzgründen befinden sich die Dokumente in jedem Fall auf Servern innerhalb Deutschlands in einem nach international anerkannten Sicherheitsstandards zertifizierten, deutschen Rechenzentrum.

"Die Lösung ist ein zentraler Beitrag zum diesjährigen Motto des DAT: Anwaltsmarkt 2030 – Zukunft jetzt gestalten", sagt die Vorsitzende der davit, Rechtsanwältin Dr. Astrid Auer-Reinsdorff. "Die digitale Kanzlei wird hiermit unter Einhaltung höchster Sicherheitsvorschriften zur Realität. Da sie über Stichworte einen schnellen und vollständigen Zugriff auf fallrelevante Informationen ermöglicht, gehören langes Suchen in dicken Aktenordnern und Tonnen von Papier zur Vergangenheit. Das schont zudem die Umwelt und spart die Kanzleien beträchtliche Kosten."

Kanzleien oder kleinere Büros brauchen keine eigene IT-Abteilung für den Betrieb der Lösung auf Basis von doculife des Schweizer Partners Document Future AG. Sie ist nahtlos in Microsoft Office und Outlook integrierbar. Hat der Anwender einen De-Mail-Account, kann er diesen über ein Plug-in nutzen und Nachrichten an Klienten oder an Gerichte verschlüsselt versenden. Nachricht und Anhang erreichen den oder die Empfänger somit sicher und beweiskräftig. Umgekehrt können die Anwälte und Notare auch De-Mail-Nachrichten empfangen. Aber auch konventionelle E-Mails erhält der Nutzer nur von Absendern, die er hierzu freigeschaltet hat. So bleibt der Posteingang frei von Spam.

"Der Kooperationsvertrag mit der davit verdeutlicht zweierlei: Unsere Cloud ist sicher! Und unsere Cloud Computing-Lösungen können auch kleinere Unternehmen ohne große IT-Abteilung einfach und effizient nutzen ", erklärt Hagen Rickmann, Vertriebschef von T-Systems.

Alle Akten auch mobil verfügbar
Nutzen die Anwälte ein mobiles Endgerät mit dem Apple-Betriebssystem iOS, müssen sie keine dicken Aktenordner mehr ins Gericht schleppen. Über die Cloud rufen sie die Dokumente überall sicher ab. Für Geräte mit Windows 8 und Android laufen derzeit entsprechende Pilotprojekte. Alle Akten lassen sich auf Wiedervorlage einstellen. Die Cloud Computing-Anwendung erinnert die Anwender dann rechtzeitig an anstehende Aufgaben. (Deutsche Telekom: ra)

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