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Mit Cloud ERP ins internationale Geschäft

Internationales Parkett: Mit Cloud-ERP-Lösungen sind Unternehmen auch in Sachen Compliance dabei auf der sicheren Seite
Cloud und Compliance passen wunderbar zusammen

Von Wolfgang Kröner, Co-CEO all4cloud

Immer mehr auch mittelständische Unternehmen eröffnen oder besitzen internationale Niederlassungen. Doch unterschiedliche Gesetze, Buchhaltungsregeln und Sprachen erschweren die Organisation. Die Firmen können deshalb Cloud-ERP-Lösungen einsetzen, die sowohl konzern- als auch landesspezifische Besonderheiten sowie Compliance-Richtlinien berücksichtigen. Auch bei M&A-Projekten ist Cloud-ERP nützlich und es hilft, burning platforms zu vermeiden.

Lesen Sie zum Thema "Compliance" auch: SaaS-Magazin.de (www.compliancemagazin.de)

Ob Konzerne oder Mittelstand: Alle nutzen die Möglichkeiten des internationalen Geschäfts. Entweder sie exportieren Waren und Produkte oder sie gründen oder unterhalten Niederlassungen in anderen Ländern. Doch das internationale Geschäft hält auch die eine oder andere Herausforderung bereit. Die Unternehmen müssen unterschiedliche Gesetzgebungen oder Buchhaltungsregeln einhalten und sich auf fremde Finanzsysteme und Sprachen einstellen. Sie sehen sich mit unterschiedlichen Ansprüchen von Finanzbehörden und anderen Institutionen konfrontiert.

Der internationale Kontext stellt auch die IT vor Herausforderungen, muss sie doch die weltweit verstreuten Standorte in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine zentrale Rolle übernimmt auch hier immer mehr die Cloud.

Nutzen der Cloud eindeutig
Jeder C-Level-Manager weiß um den Nutzen, den die Cloud Unternehmen bietet. Von Prozessen und Daten in der Wolke versprechen sich Unternehmen gerade auch im internationalen Kontext mehr Freiraum für die Entwicklung neuer Ideen und (Absatz-)Strategien – auch oder gerade im Rahmen von Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge (IoT).

Wir sind uns, denke ich, einig: In der Cloud lassen sich die Möglichkeiten der digitalen Transformation voll ausschöpfen. So können Sie Ihre technischen Anlagen via Cloud vermieten und im Nu weltweit future-ready machen. Als Großhändler können Sie in der Cloud grenzüberschreitend handeln, da Sie von automatisiertem Verkauf und Service profitieren. So oder so: In jedem Fall erhalten Sie einheitliche Prozesse, sodass Sie auch Ihre Tochterunternehmen einfach und schnell an Ihre Unternehmens-IT anbinden können. Die Bereitschaft, Cloud-ERP-Lösungen einzusetzen, war nie höher als gegenwärtig.

Cloud ERP deckt den Bedarf von Tochterunternehmen ab
Die heutigen Cloud-ERP-Lösungen bieten nahezu alle notwendigen Funktionen für die Anforderungen von internationalen Tochtergesellschaften. Etwa die Reduzierung der Prozesskosten und Durchlaufzeiten, ein globales Reporting, automatisierte Intercompany-Prozesse mit der Firmenzentrale und Global Sourcing sind nur einige der Verbesserungen, die sich erreichen lassen. Sie erhalten Transparenz sowie die Option, Ihre Tochterunternehmen konstant zu unterstützen, um so deren Effizienz zu steigern. Und das Ganze, ohne auf Software-Updates warten zu müssen.

Cloud-ERP-Lösungen wie SAP Business ByDesign sind für Unternehmen optimiert, die für Vertrieb- und Servicezwecke oder für Montageprozesse Niederlassungen unterhalten. Damit steuern Sie beliebig viele Tochtergesellschaften, jede mit ihren eigenen Strukturen, Prozessen und Anforderungen. So nutzen Sie die Stärken Ihrer gesamten Organisation, sprich die Ressourcen und die Stabilität der Mutter sowie die Flexibilität und lokalen Marktkenntnisse Ihrer Niederlassungen. Daneben sind agile und einfach handzuhabende Cloud Computing-Lösungen gute Gründe für die Generationen Y und Z, um bei einem Arbeitgeber zu bleiben oder zu diesem zu wechseln.

Cloud ERP verbessert Sicherheit und Compliance
Doch es geht nicht nur darum, Aufwand und Kosten für die Ein- und Ausgliederung und die Verwaltung von Tochtergesellschaften zu minimieren. Ganz wichtig ist auch: Compliance.

Denn wir sind uns auch einig: Es ist herausfordernd für Unternehmen, im internationalen Kontext die Compliance-Regeln und -Richtlinien einzuhalten. Beispielsweise dann, wenn Sie ein passendes Unternehmen akquirieren oder sich mit einem solchen zusammenschließen. Wie, mögen Sie sich fragen, lassen sich nun alle Auslandsniederlassungen rechtskonform verhalten? Im Prinzip ist es einfacher als viele denken.

Denn Cloud und Compliance passen wunderbar zusammen. Insofern brauchen sich die 80 Prozent der Unternehmen, die laut Global Data Protection Index von Dell EM zumindest einen Teil der wichtigsten Geschäftsanwendungen wie CRM, ERP oder Archivierungslösung aus der Public Cloud nutzen wollen, keine Sorgen machen. Denn moderne Cloud-ERP-Lösungen unterstützen sowohl interne Vorgaben (beispielsweise Qualitätsanforderungen) als auch externe Richtlinien (beispielsweise durch den Gesetzgeber).

Diese Lösungen sind zertifiziert und sorgen zudem für eine effektive Zusammenarbeit etwa mit internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie KPMG. Diese prüfen nicht nur, ob Cloud Computing-Lösungen die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) abdecken, sondern auch, ob die Segregation of Duty Principles eingehalten wird. Aufgrund der Anforderungen unterschiedlicher Interessengruppen sollte das immer zu belegen sein.

Lösungen aus der Cloud sind vorkonfiguriert, um sich beispielsweise an die aktuellen Rechnungslegungsmethoden, die anwendbaren Steuerstrukturen und die relevanten Arbeitsgesetzgebung für jedes Unternehmen anzupassen. Sie führen automatische und häufige Updates durch, um sicherzustellen, dass etwa die Finanzbücher jederzeit den regulatorischen Standards entsprechen. Darüber hinaus prüfen sie die Plausibilität oder die Dateneingabe, und ihre Workflows verhindern unberechtigte Zugriffe und Modifikationen. Ein Beispiel: Es lässt sich ohne weiteres festlegen, dass der Mitarbeiter einer Auslandsniederlassung nur Bestellungen bis zu einem bestimmten Volumen freigeben darf. Wenn er das Limit überschreitet, warnt das System. Somit ist klar, dass ein Mitarbeiter "out of compliance" agiert, und der Grund dafür lässt sich validieren.

Ein ebenfalls wichtiger Aspekt des Mutter-Tochter-Modells ist der Start-up-Charakter. Wenn eine neue juristische Person außerhalb des Firmensitzes entsteht, besteht dessen Team meist aus nur wenigen Mitarbeitern. In dieser Situation wird die Segregation of Duty Principles schwer zu erreichen sein, weil wenige Menschen viele Pflichten haben, die sich darüber hinaus auch noch oft überlappen. Natürlich können Sie Richtlinien erstellen, wenn das Headquarter zu involvieren ist. Oft verlangsamt dies aber das Geschäft. Da das Team der Tochtergesellschaft meist loyal ist und sich bewährt hat, verdient es allerdings von Anfang an eine größere Flexibilität.

Dies führt uns zu Cloud-Lösungen, bei denen das Headquarter den Grad der Autorisierung steuern kann. Jeder neue Mitarbeiter bedeutet, dass Sie Berechtigungen neu aufteilen können, um die Segregation of Duty Principles zu erreichen. Dieser Prozess wird durch Indikatoren unterstützt, die zeigen, wo Sie die Compliance bereits erreicht haben und wo nicht.

Cloud ERP als M&A-Beschleuniger
Wir bleiben im internationalen Kontext und schauen uns ein M&A-Projekt an. Nehmen wir an, Ihr Konzern will expandieren und plant ein Unternehmen im Ausland zu akquirieren. Dann müssen Sie verschiedene Aspekte beachten. So müssen Sie sowohl den Verkäufer als auch das Unternehmen durchleuchten, das Sie kaufen wollen. Gab oder gibt es Auffälligkeiten oder Besonderheiten in der Organisations- oder Gesellschafterstruktur? Ist das Unternehmen vielleicht in Risikomärkten aktiv? Gibt es bereits eine funktionierende Compliance-Struktur? Kurzum: Sie müssen das Compliance-Risiko minimieren.

Ich nehme es vorweg: In vielen Fällen gibt es keine funktionierende Compliance-Struktur. Somit verfügen die Unternehmen auch nicht über ausreichende Möglichkeiten für eine individuelle Prüfung von potentiell rechtlichen Auswirkungen. Oft gibt es noch nicht einmal ein funktionierendes ERP-System, mittels dessen sich alltägliche Transaktion ordnungsgemäß – also zu 100 Prozent compliant – abwickeln lassen.

Was tun Sie in einem solchen Fall? Nun, Sie greifen auf eine schnell zu installierende und einsatzfähige Cloud-ERP-Lösung zurück. So können Sie das M&A-Projekt beschleunigen und das Compliance-Risiko minimieren. Für das Ganze brauchen Sie nur rund zwölf Wochen, so lange bis eine moderne Cloud-ERP-Lösung wie SAP Business ByDesign einsatzbereit ist. Bei einem M&A-Projekt sollten Sie Ihre Compliance-Richtlinien innerhalb von 100 Tagen "stehen". Somit können Sie Ihre IT synchronisieren, rechtliche Veränderungen berücksichtigen und unternehmensweit einen einheitlichen Standard etablieren.

Dadurch verläuft der M&A- bzw. Carve-in-Prozess schnell, darüber hinaus strukturiert und kostengünstig. Anstatt das akquirierte Unternehmen dabei direkt in die zentral gesteuerte Unternehmens-IT einzubinden, können Sie die (Stamm-)Daten zunächst in die Cloud-ERP-Lösung überführen. So ist es möglich, die Datenhistorie von der Unternehmens-IT zu trennen und die Übergangsphase zu verkürzen. Zum einen, weil der Aufbau einer IT-Infrastruktur entfällt – denn eine Cloud-ERP-Lösung benötigt lediglich einen Browser. Zum anderen, weil sich die Prozesse standardisieren und sich zeitintensive Anpassungen auf ein Minimum reduzieren lassen.

Das Ganze gilt fast 1:1 bei Carve-out-Projekten. Ein Unternehmen, das einen Firmenteil veräußern möchte, kann die "Braut" in relativer kurzer Zeit "aufhübschen", indem er ihr eine Cloud-ERP-Lösung – sozusagen als Mitgift – mitgibt.

Cloud ERP und es heißt: burning platform adé
Ein weiteres Beispiel: Ihr Unternehmen mit Sitz in Europa hat 20 Auslandsniederlassungen. Diese haben jeweils lokale ERP-Systeme im Einsatz, die sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten upgraden müssen. Im schlimmsten Fall heißt das: 20 verschiedene Upgrade-Termine. Als Konzernmutter sind Sie somit im Dauereinsatz, da Sie ständig Investitionsentscheidungen treffen müssen. Jedes Mal müssen Sie abwägen, ob es sich lohnt, das Upgrade einzuspielen, oder nicht. Unterlassen Sie es, kann es dazu führen, dass die Software irgendwann einmal nicht mehr einsatzfähig ist (burning platform). Sind hingegen alle Niederlassungen auf einer Cloud-ERP-Plattform, sind Sie auch hier auf der sicheren Seite. Alle haben die neueste Version im Einsatz und es heißt: burning platform adé. (all4cloud: ra)

eingetragen: 18.02.18
Newsletterlauf: 22.03.18

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