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Dokumenten-Lösungen und Software-as-a-Service

IDC-Studie: Deutsche Unternehmen entdecken die Vorteile von Document Solutions und planen die Nutzung als SaaS
Die Befragungsergebnisse zeigen, dass die Unternehmen ein hohes Interesse am Thema Software-as-a-Service (SaaS) im Bereich von Document Solutions haben

**Einsatz und Planung von Cloud Services** im Rahmen von Document Solutions, Quelle: IDC, Print Management & Document Solutions, Deutschland, 2010, Bild: IDC

(04.11.10) - Die aktuelle IDC-Studie "Print Management & Document Solutions – von der Gerätekonsolidierung zu effizienten Dokumentenprozessen, Deutschland 2010" bestätigt den Trend zum Cloud Computing auch in diesem Bereich. Immer mehr Unternehmen planen zudem mit Document Solutions die Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen.

IDC befragte 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zu Print Management & Document Solutions. Ziel der Umfrage war, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen, die Print Management oder Document Solutions einsetzen beziehungsweise demnächst einführen möchten, zu untersuchen. Insbesondere lag der Fokus im Bereich Document Solutions, also der Optimierung von dokumentenintensiven Prozessen mit Hilfe von Software oder Services.

Cloud Computing kann die Sicherheit erhöhen
Die Befragungsergebnisse zeigen, dass die Unternehmen ein hohes Interesse am Thema Software-as-a-Service (SaaS) im Bereich von Document Solutions haben. Aktuell setzen elf Prozent der befragten Unternehmen eine Cloud-Lösung ein. Unter denjenigen Unternehmen, die bereits Document Solutions nutzen, bezieht bereits fast jedes fünfte diese als Software-as-a-Service. Rund 46 Prozent haben mit der Planung begonnen und lediglich 13 Prozent schließen den Einsatz einer SaaS-Lösung für Document Solutions aus. SaaS-Angebote erfreuen sich also wachsender Beliebtheit und werden mehr und mehr nachgefragt.

Vor allem Kostensenkungen und eine höhere Flexibilität – seit der Wirtschaftskrise generell eines der wichtigsten Motive für Investitionen in die IT – sowie mehr Sicherheit sind die zentralen Beweggründe, Document Solutions als SaaS einzusetzen. Gleichzeitig haben die befragten Unternehmen viele Anforderungen, die sich aus der Nennung der Hemmfaktoren ableiten lassen. Beispielsweise zählen Sicherheits- und Datenschutzbedenken sowie die Angst, dass die Daten außerhalb Deutschlands gespeichert werden, zu den größten Hindernissen.

Der Sicherheitsaspekt gehört also gleichzeitig zu den größten Hürden und zu den wichtigsten Antriebsfaktoren. Den Unternehmen ist die wesentliche Bedeutung des Themas Sicherheit demnach bewusst. Wenn die Unternehmen einen Anbieter finden, der die hohen Sicherheitsanforderungen erfüllt, kann das bestehende Sicherheitsniveau durch SaaS sogar noch gesteigert werden. "Die befragten Unternehmen gehen also davon aus, dass ein professioneller SaaS-Anbieter über mehr Ressourcen und Know-how als ein Anwenderunternehmen verfügt, um Daten sicher zu speichern" ergänzt Projektleiter Matthias Kraus.

Document Solutions macht Prozesse effizienter
Print Management ist bei den befragten Unternehmen verbreiteter als Document Solutions. Dies ist in der Tatsache begründet, dass ein optimierter Gerätepark sowie reduzierte Druckkosten mit Hilfe von Print Management lediglich einen Zwischenschritt darstellen. Erst dann folgt das eigentliche Thema: die Optimierung von Dokumentenprozessen mit Hilfe von Document Solutions. Des Weiteren wächst die Anzahl derjenigen Unternehmen, welche Print Management im Einsatz haben und ihre Dokumentenprozesse mit Document Solutions verbessern wollen.

Dass Document Solutions wesentlich dazu beitragen, Dokumentenprozesse in den Fachabteilungen zu optimieren, steht bei den befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen auβer Frage. Mehr als die Hälfte der Befragten wertet Document Solutions als ein Mittel, um dokumentenintensive Prozesse, zumindest in Teilbereichen, zu optimieren. Dabei gehören zu den am häufigsten eingesetzten Document Solutions Maßnahmen wie elektronische Formulare (69 Prozent) und elektronische Vorlagen (66 Prozent), elektronische Archivierung (55 Prozent) oder das Digitalisieren und manuelle Weiterleiten von physischen Dokumenten (52 Prozent) sowie Maßnahmen zum sicheren Drucken (48 Prozent).

Fast ein Drittel der Befragten sieht ein erhebliches Optimierungspotenzial für ihr Unternehmen durch den Einsatz von Document Solutions. So planen viele Unternehmen in den kommenden 12 bis 24 Monaten den Einsatz von Document Solutions Software und Services, um Dokumentenprozesse zu automatisieren. "Automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse. Diese führen dann zum eigentlichen Nutzen: einer höheren Produktivität der Fachabteilungsmitarbeiter und zu mehr Kundenzufriedenheit", so IDC Analyst Kraus.

Hürden bei der Zusammenarbeit
Sollen Prozesse bestmöglich optimiert werden, ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen erforderlich. Doch dabei gibt es zahlreiche Hürden zu überwinden. Die mangelnde Kenntnis der Anforderungen der Fachabteilungen durch die IT (41 Prozent) oder aber auch Mentalitäts- und Sprachunterschiede (28 Prozent) sowie unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen (27 Prozent) wirken sich negativ auf die Zusammenarbeit aus. Um diese Barrieren zu überwinden, wäre das Schaffen einer Kommunikations-Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen sinnvoll.

Fazit
Der Trend hin zu Document Solutions in Deutschland ist klar erkennbar. IDC empfiehlt Unternehmen dabei die stufenweise Implementierung: Zunächst sollte die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt sorgen Document Solutions dafür, das Druckvolumen deutlich zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse können zudem gestrafft werden. Dabei können erst Teilbereiche betrachtet und mit zunehmender Erfahrung sowie steigendem Bewusstsein für die Gesamtkosten eines Dokuments immer mehr dokumentenintensive Prozesse automatisiert werden. "Insgesamt festigen die IT-Abteilungen durch die Einführung von Document Solutions auch ihre Stellung innerhalb des Unternehmens. Schlieβlich leisten sie so einen viel größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg", resümiert Kraus abschließend. (IDC: ra)

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Meldungen: Studien

IT-Service-Unternehmen
Die konjunkturelle Entwicklung schlägt sich im Geschäftsjahr 2024 auf die Umsätze der in Deutschland tätigen IT-Dienstleister nieder. Während die Anbieter im Jahr 2023 dem Rückgang der Wirtschaftsleistung noch trotzen konnten, legte ihr Umsatz im Jahr 2024 lediglich um durchschnittlich 2,6 Prozent zu (2023: 9,4 Prozent). Die angespannte wirtschaftliche Lage sowie geopolitische Unsicherheiten zwangen viele Anwenderunternehmen, ihre Investitionen in digitale Technologien zu priorisieren oder gar zu verschieben. Aufgrund der Hoffnung auf eine geopolitische Entspannung, eine anziehende Konjunktur, unter anderem aufgrund des Sondervermögens der neuen Bundesregierung, sowie enormer Nachholeffekte bei der digitalen Transformation rechnen IT-Dienstleister für 2025 und 2026 wieder mit höheren Wachstumsraten.
Fehlende Datenstandards als Engpass
Trotz des enormen Potenzials von Artificial Intelligence (AI) im Gesundheitswesen befinden sich viele Einrichtungen noch in der Anfangsphase der Umsetzung. Eine aktuelle internationale Studie von SS&C Blue Prism zeigt: 94 Prozent der befragten Organisationen betrachten AI zwar als strategisch wichtig - doch mangelnde Datenqualität und fragmentierte Dateninfrastrukturen behindern den effektiven Einsatz.
Netzwerksichtbarkeit gewinnt weiter an Bedeutung
63 Prozent der deutschen Sicherheits- und IT-Entscheider berichten, dass sie im Laufe der vergangenen zwölf Monate Opfer mindestens eines Cyber-Angriffs geworden sind - ein Anstieg von 6,7 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Dies ergab die diesjährige Hybrid-Cloud-Security-Studie 2025 von Gigamon. Zum dritten Mal in Folge hat der führende Deep-Observability-Experte weltweit mehr als 1.000 Sicherheits- und IT-Experten befragt. Demnach ist dieser Anstieg vor allem auf die weitverbreitete Nutzung von KI durch Cyberangreifer zurückzuführen. Zudem beeinflusst die Technologie Sicherheit und Management von hybriden Cloud-Infrastrukturen.
Grundlage moderner KI-Anwendungen
Confluent hat die Ergebnisse ihres vierten jährlichen Data Streaming Reports veröffentlicht. Für die Studie wurden 4.175 IT-Führungskräfte in zwölf Ländern befragt, darunter 325 aus Deutschland. Die Ergebnisse zeigen, dass Daten-Streaming-Plattformen (DSP) nicht mehr optional, sondern entscheidend für den Erfolg von Künstlicher Intelligenz (KI) und die umfassende digitale Transformation von deutschen Unternehmen sind. Eine deutliche Mehrheit der IT-Entscheider (81?Prozent) ist überzeugt, dass DSP die Einführung von KI erleichtern, da sie zentrale Herausforderungen wie Datenzugriff, -qualität und -Governance direkt adressieren.
KI erobert den Mittelstand
Künstliche Intelligenz (KI) ist im Alltag kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) angekommen. Bereits jede dritte Firma (32 Prozent) setzt auf die zukunftsweisende Technologie - das ergab eine aktuelle YouGov-Studie* im Auftrag von Ionos. Der Anteil KI-nutzender Unternehmen ist innerhalb eines Jahres um 11 Prozentpunkte gestiegen. Weitere 40 Prozent wollen KI einsetzen, wenn sie günstig oder kostenlos verfügbar ist. Der Paradigmenwechsel ist in vollem Gange - KI ist nicht länger nur ein Thema für Konzerne.
Viele nutzen KI, aber nur wenige bezahlen dafür
In Deutschland dominieren aktuell bei Künstlicher Intelligenz die kostenlosen Angebote. Gerade einmal zehn Prozent derjenigen Bundesbürgerinnen und Bundesbürger, die generative KI einsetzen, bezahlen dafür: Acht Prozent nutzen aktuell kostenpflichtige KI-Dienste, zwei Prozent haben das in der Vergangenheit getan, jetzt aber nicht mehr.
Vertrauen als kritischer Faktor
Cloudera, die hybride Plattform für Daten, Analysen und KI, hat die Ergebnisse ihrer jüngsten Studie "The Future of Enterprise AI Agents" veröffentlicht. Im Rahmen der Umfrage wurden im Januar und Februar 2025 fast 1.500 IT-Führungskräfte in Unternehmen in 14 Ländern, unter anderem Deutschland, befragt, um ihre Nutzungsgewohnheiten, Use Cases und Meinungen zu KI-Agenten (AI Agents) zu verstehen.
Compliance als größte Herausforderung
Fivetran, Anbieterin für Data Movement, präsentiert eine neue Studie über den Einsatz von KI in Unternehmen. Die von Redpoint Content durchgeführte Umfrage zeigt, dass fast die Hälfte der Unternehmen von verzögerten, unzureichenden oder gescheiterten KI-Projekten berichten - und das trotz ehrgeiziger Strategien und großer Investitionen in KI und Datenzentralisierung.
SaaS bleibt die bevorzugte Wahl
Das BCI hat den Emergency and Crisis Communications Report 2025, gesponsert von F24, veröffentlicht. Bereits im 11. Jahr analysiert dieser Bericht, wie sich die Krisenkommunikation in den vergangenen zwölf Monaten entwickelt hat, welche Kommunikationsmethoden bevorzugt werden und welche Auswirkungen neue Technologien auf den Sektor haben.
GenAI-Technologien im Finanzsektor
NTT Data hat eine neue Studie veröffentlicht, die den Einsatz von generativer KI (GenAI) im globalen Bankensektor untersucht. Der Bericht mit dem Titel "Intelligent Banking in the Age of AI" zeigt, dass Banken und Finanzinstitute trotz der zunehmenden Verbreitung von GenAI-Technologien im Finanzsektor geteilter Meinung sind, wenn es um ergebnisorientierte Strategien geht. Nur die Hälfte der Banken (50 Prozent) sieht darin ein Instrument zur Steigerung von Produktivität und Effizienz. Ebenfalls die Hälfte (49 Prozent) glaubt, dass GenAI zur Senkung der operativen IT-Ausgaben eingesetzt werden kann.

Studie: Internetauftritt von Unternehmen Datenschutz und Cloud Computing