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Filesharing und Datenschutz

Mitarbeiter nutzen in Unternehmen unsichere Filesharing-Angebote für Privatanwender ohne Kenntnis der IT-Abteilungen
Fast 90 Prozent der Unternehmen sorgen sich um die Erfüllung zukünftiger Datenschutzbestimmungen - 49 Prozent der Unternehmen blockieren heute bereits Filesharing-Anwendungen

(04.07.13) - Intralinks, Anbieterin von Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen in den Bereichen Content Management und Zusammenarbeit, gab die Ergebnisse zweier Studien zum Thema Filesharing und Datenschutz bekannt. Dabei wurden mehr als 800 technische und kaufmännische Führungskräfte global tätiger Unternehmen befragt, um deren Anforderungen an die gemeinsamen Nutzung von Daten und die damit zusammenhängenden Probleme zu verstehen, vor denen sie beim Schutz sensibler Daten und wertvollem geistigen Eigentum stehen. Die Studien zeigten, dass sich viele Befragte angesichts immer strengerer Datenschutzvorschriften Sorgen um die Kontrolle über Dateien machen. Immer mehr Unternehmen sperren daher inzwischen den Zugang zu Filesharing-Anwendungen im Consumer-Bereich.

Die Untersuchungen wurden von Hurwitz & Associates analysiert und flossen in deren Whitepaper mit dem Titel "Enterprise Collaboration: Avoiding the Productivity and Control Trade-Off" ein, zu Deutsch: "Zusammenarbeit zwischen Unternehmen: Wie man den Zielkonflikt zwischen Produktivität und Kontrolle vermeidet". Marcia Kaufman, COO und Leitende Analystin bei Hurwitz and Associates, sagte: "Dass die Fähigkeit, effizient mit Partnern und Kunden zusammenarbeiten zu können, einen Wettbewerbsvorteil bietet, ist allgemein anerkannt. Unternehmen sind heute jedoch zunehmend besorgt darüber, wie sie die Kontrolle über ihre Daten unabhängig vom Ort behalten können, an dem diese Daten sich befinden. Nur 30 Prozent der Unternehmen sind heute der Ansicht, dass sie genügend Übersicht und Kontrolle über ihre Daten haben, die sich außerhalb der eigenen Firewall befinden."

Die wichtigsten Ergebnisse der Studien:
Mitarbeiter nutzen in Unternehmen unsichere Filesharing-Angebote für Privatanwender ohne Kenntnis der IT-Abteilungen. Viele IT-Abteilungen wissen nicht, in welchem Umfang Mitarbeiter Dateien auf Cloud-Tools, die für den Consumer-Bereich ausgelegt sind, austauschen. Etwa 60 Prozent der Mitarbeiter in den befragten Unternehmen nutzen solche Consumer-Plattformen für geschäftliche Dateien und etwa 49 Prozent der Unternehmen haben bereits versucht, den Zugang zu solchen Diensten zu blockieren – ganz offensichtlich nur mit eingeschränktem Erfolg. Unternehmen sind so für Datenlecks, unzulässige Veröffentlichungen und rechtliche Risiken verwundbar.

Tagtäglich werden Daten versehentlich falsch genutzt. Die meisten Unternehmen konzentrieren sich auf das Verhindern von Datendiebstahl und Hacker-Angriffen. Das ist zwar sehr wichtig, aber tatsächlich gehen sehr viel mehr Daten durch versehentlich falschen Umgang und ungeeignete Maßnahmen zur gemeinsamen Datennutzung verloren. So gaben 80 Prozent der Befragten an, dass Sie schon einmal eine E-Mail erhalten haben, die nicht für sie gedacht war; 53 Prozent gaben zu, dass ihnen dieser Fehler beim Verschicken auch schon unterlaufen ist. Nicht weniger als 43 Prozent berichteten, dass diese Fehler mindestens einmal im Monat vorkommen.

Ein Abschirmen des Netzwerks und der Infrastruktur gewährleistet nicht die gewünschte Sicherheit der Daten. Immer mehr Unternehmen setzen im Geschäftsleben auf Outsourcing und Zusammenarbeit mit Externen. Das bedeutet, dass immer mehr Daten innerhalb des eigenen Netzwerks und zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Aktuelle Sicherheitsstrategien, die Datensicherheit durch Daten auf dem eigenen Server gewährleisten, eignen sich nicht für Daten, die über Unternehmensgrenzen hinweg von mehreren Parteien gemeinsam genutzt werden. Um Informationen an jedem Ort zu schützen, ist Datenschutz auf der Ebene der einzelnen Dateien erforderlich.

Rechtliche Fragen im Zusammenhang mit Content-Sicherheit sind ein reales und wachsendes Problem. Die rechtlichen Anforderungen an die Datensicherheit werden immer strenger. Das stetige Vordringen von Technologien aus dem Consumer-Bereich in die Unternehmen macht es den IT- und Compliance-Abteilungen immer schwerer, diese neuen Anforderungen zu erfüllen. Fast 90 Prozent der befragten Unternehmen zeigten sich besorgt, dass sie rechtliche Anforderungen an den Datenschutz in ihrer Branche in Zukunft nicht mehr einhalten können. 43 Prozent der Befragten gaben an, dass sie ihre derzeitigen Regularien ändern müssen.

Lesen Sie zum Thema "Compliance" auch: Compliance-Magazin.de (www.compliancemagazin.de)

John Landy, CTO bei Intralinks, fasste die Ergebnisse zusammen: "Wir haben viel Zeit investiert, um mit globalen Unternehmen über ihre Bedürfnisse zum sicheren Austausch von Daten zu sprechen. Tatsächlich ist es so, dass die meisten Unternehmen nicht wirklich wissen, welche Inhalte geteilt werden, wo dies stattfindet und wer die Inhalte austauscht. Unternehmen müssen bei der Bewertung ihrer Strategien zum Thema Zusammenarbeit eine sorgfältige Abwägung zwischen Benutzerfreundlichkeit und sorgfältiger Kontrolle vornehmen. Auf der Grundlage der durch diese Studien gewonnen Erkenntnisse gibt das Whitepaper Ratschläge an Unternehmen, wie sie Collaboration-Tools so einsetzen können, dass die rechtlichen Vorschriften eingehalten werden, geistiges Eigentum geschützt wird und die Mitarbeiter dennoch produktiv arbeiten können."

Über die Studien
Intralinks hat zwei Studien in Auftrag gegeben, um herauszufinden, vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen, die sicher und effizient über die Firewall hinaus zusammenarbeiten wollen. Die erste Studie wurde 2012 bei einem globalen Strategie-Consulting-Unternehmen in Auftrag gegeben, um die Anforderungen des Marktes an die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen zu ermitteln. Im Rahmen dieser Studie wurden mehr als 650 Führungskräfte aus der IT und dem kaufmännischen Bereich befragt, damit sie ihre aktuellen Strategien bezüglich unternehmensübergreifender Zusammenarbeit und ihre damit verbundenen zukünftigen Anforderungen beschreiben. Die zweite Studie gab Intralinks 2013 beim zu Haymarket gehörenden SC Magazine in Auftrag. In diesem Fall wurden 200 Führungskräfte aus der IT und dem kaufmännischen Bereich befragt, um die Risiken zu ermitteln, denen die Unternehmen bei der Nutzung aktueller Technologien beim Austausch von Daten ausgesetzt sind. (Intralinks: ra)

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