Sicherheit bei Cloud-Lösungen ein zentraler Aspekt

Immer mehr Unternehmen nutzen die "Datev-Cloud"
Mittelständler arbeiten via Online-Plattform mit dem Steuerberater zusammen

(08.06.15) - Die Nutzung von Cloud Computing-Systemen im Mittelstand nimmt deutlich Fahrt auf. Insbesondere in der Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Berater werden Cloud Computing-Lösungen zunehmend als gemeinsame Arbeitsplattform geschätzt. So kann etwa das Cloud-System Unternehmen online der Datev eG bereits beachtliche Nutzerzahlen vorweisen. Rund 55.000 Unternehmen in Deutschland nutzen inzwischen das Browser-basierte Anwendungspaket, mit dem sich die wesentlichen kaufmännischen Anforderungen in der Cloud erledigen lassen. Die Kernanwendung zur Online-Belegarchivierung verwenden sogar schon rund 110.000 Unternehmen. Dahinter stehen 332 Millionen digitalisierte Belege, die inzwischen im Datev-Rechenzentrum lagern. Jeden Monat kommen weitere sieben Millionen hinzu.

"Die Unternehmer wissen die Vorteile der Cloud inzwischen zu schätzen. Gerne nutzen sie die Möglichkeit, ihre kaufmännischen Prozesse konsequent und ohne Medienbrüche elektronisch abzubilden", erklärt Eckhard Schwarzer, Vorstandsmitglied für Service und Vertrieb bei der Datev. Dabei gehe es in erster Linie darum, Daten, die einmal erfasst sind, mehr oder weniger automatisiert digital weiterzuverarbeiten. "Dies realisieren wir bereits seit Jahren – und jeden Monat entscheiden sich nahezu 1.500 weitere Nutzer für unser System", so Schwarzer weiter.

Effiziente Software aus der Cloud
Die Bandbreite der Funktionen, die die Online-Anwendungen abdecken, reicht von Kassen- und Rechnungsbüchern über Lohndaten, Bankkontenverwaltung und Zahlungsverkehr bis hin zu Buchführungs- und Lohnauswertungen oder den sicheren Umgang mit elektronischen Rechnungen. Basis des Systems ist das digitale Belegwesen, mit dem sich per Fax oder Scanner digitalisierte Belege im Rechenzentrum ablegen und weiterverarbeiten lassen. Eine Erkennungskomponente erfasst die auf den Belegen enthaltenen Informationen und erzeugt daraus Daten, welche direkt Buchungsvorschläge für das Rechnungswesen in der Steuerberatungskanzlei generieren. Zukunftsweisend ist in diesem Bereich auch die automatisierte Weiterverarbeitung von bereits elektronisch vorliegenden Rechnungsdaten, wie z.B. aus Belegen nach dem übergreifenden Rechnungsdatenformat "ZUGFeRD".

Die digital eingelesenen Beleginformationen lassen sich auch komfortabel mit den elektronischen Bankkontoauszügen abgleichen, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, zu welchen Ausgangsrechnungen noch keine Zahlung eingegangen ist. Es kann auf die Kontobewegungen sämtlicher Bankkonten des Unternehmens zugegriffen werden, auch wenn diese bei verschiedenen Geldinstituten bestehen. Zudem lassen sich Zahlungsvorschläge im elektronischen Zahlungsverkehr erstellen und über das Rechenzentrum an die Bank senden. Das System, das in Grundzügen bereits seit zehn Jahren existiert, modernisiert und erweitert Datev permanent. Die jüngste Komponente ist die Buchungserfassung online, mit der sich ganze Buchungsstapel einfach in der Cloud Computing-Anwendung speichern lassen.

Da die Daten über das Netz zentral bereitgestellt werden, kann die Steuerberatungskanzlei ebenfalls darauf zugreifen. Die im Rechenzentrum vorhandene, stets aktuelle Datenbasis versetzt die Kanzlei in die Lage, zeitnah die Buchführung zu erstellen und Auswertungen zu generieren, die dem Unternehmer bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung helfen. Darüber hinaus bietet das Rechenzentrum eine schnelle, sichere und komfortable Alternative, den zunehmend elektronischen Meldepflichten nachzukommen. Es fungiert als Datendrehscheibe, über die Informationen weitgehend automatisiert auch mit rund 200 Institutionen ausgetauscht werden – darunter Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Banken oder Berufsgenossenschaften.

Damit die zentrale Datenbasis nicht zur Gefahr werden kann, ist die Absicherung der Zugriffe von elementarer Bedeutung. Schließlich ist die Sicherheit bei Cloud-Lösungen – insbesondere bei geschäftlicher Nutzung – ein zentraler Aspekt. Deshalb gewährt Datev dem Anwender nur dann Zugriff auf die Cloud Computing-Services, wenn er sich mittels einer Hardware-Komponente in Kombination mit einer PIN-Eingabe authentifiziert. Die Verbindung mit dem Rechenzentrum wird immer über eine VPN-Tunnelung geschützt. (Datev: ra)

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