Rechnungslogistik als SaaS-Variante

Software-as-a-Service für Anwendungen der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesen
Vielen Unternehmen ist gar nicht bewusst, dass die Kosten jeder verarbeiteten Eingangsrechnung schnell bei über 10 Euro liegen

Von Raimund Schlotmann *

(24.03.10) - On demand-Services sind beliebt, und das schon lange. Nun erkennen Unternehmen zunehmend auch die Software-as-a-Service (SaaS)-Eignung für Anwendungen der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesen, denn Realität ist: die Kosten für eine intern verarbeitete Rechnung sind hoch; höher als so mancher denken mag.

Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen nach Angaben des Beratungsdienstleiters Billentis rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs stellt daher einen erheblichen Kostenfaktor für die Unternehmen dar, der häufig jedoch als wenig beachteter Prozess unternehmensintern eher ineffizient abgewickelt wird. Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten.

Vielen Unternehmen ist gar nicht bewusst, dass beispielsweise die Kosten jeder verarbeiteten Eingangsrechnung schnell bei über 10 Euro liegen. Ein oft noch untertriebener Wert, der durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister schnell gesenkt werden kann. Denn die eher heterogenen Prozesse in der Rechnungslogistik lassen sich effektiver und standardisierter gestalten. Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich die Auslagerung an einen Partner. Dieser verarbeitet Rechnungsinformationen im Posteingang wie -ausgang on demand, ohne dass Investitionen in Personal, Soft- oder Hardware nötig sind.

Dass sich der Software-as-a-Service (SaaS)-Ansatz rechnet, belegt auch eine aktuelle Studie der Trovarit AG und des FIR e.V. (RWTH Aachen). Demnach sind über 40 Prozent der Befragten der Ansicht, dass sich gerade die Finanzbuchhaltung und das Rechnungswesen für den Einsatz von SaaS-Lösungen anbieten.

Der Rechnungsausgang
In den meisten Unternehmen läuft der Prozess in der Debitorenbuchhaltung noch sehr klassisch ab: Rechnungen werden im Fakturierungssystem erstellt und dann intern gedruckt, kuvertiert und verschickt. Ein zeitraubender Prozess insbesondere in Anbetracht der nötigen Disposition von z.B. Materialien, Vorlagen und Personal. Werden dann parallel noch elektronische Versandwege abgedeckt, muss nicht nur der Prozess gesplittet und das Personal entsprechend geschult werden, Unternehmen müssen auch zusätzliche IT-Infrastruktur vorhalten und sich um Themen wie die elektronische Signatur kümmern.

Viel einfacher ist es da, den gesamten Rechnungs-Output über eine zentrale Schnittstelle direkt aus dem Fakturierungssystem an die On-demand-Plattform eines Dienstleisters zu übergeben. Dieser bereitet alle Rohdaten auf, fasst für den Postversand zunächst empfängergleiche Dokumente Kosten sparend zu einer Sendung zusammen und druckt die Rechnungen in einem vollstandardisierten Prozess inklusive farbigem Firmenlogo und/oder Beilagen aus. Das Gesamtvolumen – auch durch andere Kunden – beim Dienstleister eröffnet Unternehmen Skaleneffekte sowie Portorabatte bei der Deutschen Post und anderen Postzustellern.

Neben den Einsparungen durch die Effektivitätssteigerung in Erstellung und Versand postalischer Rechnungen, bietet im nächsten Schritt vor allem der Bereich der elektronischen Rechnungen große Potenziale. Erhebliche Vorteile lassen sich kurzfristig durch den Wegfall des Portos und auch der Druck- und Kuvertierprozesse erzielen, langfristig wirksame Effekte aber vor allem bei den Prozesskosten. So reduziert der Einsatz elektronischer Prozesse die möglichen Fehlerquellen bei der manuellen Verarbeitung. Gleichzeitig werden sie erheblich beschleunigt. So verkürzt sich je nach Abrechnungsmodalitäten die Durchlaufzeit bis zur Zahlung durchschnittlich um zwei Tage.

Die Umstellung auf digitale Versandkanäle muss allerdings immer schrittweise erfolgen, denn Papierrechnungen lassen sich nicht von einem Tag auf den anderen abschaffen. Auch hier bietet sich daher ein on demand-Modell eines Dienstleisters an, da so in der Übergangsphase von Papier- zu e-Prozessen keine Fixkosten für Personal, Drucker- oder Kuvertiermaschinen entstehen. Der Versender profitiert direkt von der vollen Kostenersparnis, egal welcher Anteil der Rechnungen elektronisch oder in Papierform versandt wird. Bedient das Unternehmen beide Versandkanäle mit internen Ressourcen, würden die Stückkosten für Druck- und Versandinfrastruktur im Zuge der Einführung von e-Rechnungen unweigerlich in die Höhe schnellen, denn die Auslastung von Mensch und Maschine sinkt kontinuierlich mit zunehmender Etablierung der e-Rechnung.

Ein Dienstleister variabilisiert diese Kosten und das Unternehmen spart ab der ersten Rechnung. Die gewünschte Versandart kann jederzeit individuell angepasst und – wenn nötig – kurzfristig geändert werden. Die Abrechnung der Dienstleistung erfolgt jeweils nach Volumen. Beziehen lässt sich die Lösung über Dienstleister nach dem SaaS-Prinzip – Mehrwertdienste, technische Innovation und Best-Practice-Lösungen inbegriffen.

Der Rechnungseingang
Der Rechnungseingang verursacht einen besonders hohen administrativen Aufwand. Betrachtet man die gesamten Prozesskosten einer Geschäftsrechnung fallen nur knapp 20 Prozent davon beim Rechnungsversender an. Der Rechnungsempfänger dagegen trägt über 80 Prozent. Wie reduzieren Sie Ihren Aufwand in der Rechnungseingangsbearbeitung? Eine Antwort auf diese Frage liefert die Ausgliederung des Rechnungseingangs. Der Dienstleister nimmt über dieselbe On demand- Plattform, die auch den Rechnungsausgang bedient, alle Eingangsrechnung formatunabhängig entgegen und bündelt diese: Papierrechnungen werden eingescannt, mit Optical Character Recognition (OCR) intelligent ausgelesen und die Ergebnisse anschließend professionell verifiziert.

Hierbei profitieren die Nutzer nicht nur von einer ständig auf dem neuesten Stand befindlichen Infrastruktur, sondern auch dem Know-how des Dienstleisters in der Massenabwicklung von Rechnungen. Über einen erfahrenen Provider lassen sich Erkennungsraten von über 99 Prozent erreichen, ohne dass qualifizierte Buchhalter ihre wertvolle Zeit auf Erfassung und Korrektur von Rechnungsdaten verwenden müssten. Beim internen Digitalisieren dagegen wären Erkennungsraten von 60-65 Prozent nach Angaben der Unternehmensberatung PriceWaterhouseCoopers bereits ein sehr gutes Ergebnis – mit der entsprechend teuren Nacherfassung. Die erfahrenen Spezialisten des Dienstleisters übernehmen diesen zwingend notwendigen Schritt besonders effizient. Denn nur über abgesicherte, bewährte Nearshoring-Konzepte eines Dienstleisters lassen sich die diesbezüglichen Kosten wirklich kontrollieren.

Elektronische Rechnungen der Lieferanten werden ebenfalls zentral entgegengenommen. Die Rechnungen liegen im Folgenden in einem einheitlichen Datenformat vor und können wahlweise direkt an beliebige Systeme im Unternehmen übergeben werden. Ganzheitliche SaaS-Konzepte beinhalten darüber hinaus den automatisierten Abgleich der Daten mit Bestellungen und Wareneingang und die automatisierte Verbuchung (Drei-Wege-Matching) und/oder einen Umlauf- und Freigabeprozess über On demand-Workflows. Gerade wenn ein Unternehmen eine hohe Durchbuchungsrate durch Drei-Wege-Matching anstrebt, bietet sich die Nutzung eines Workflow-Systems im SaaS-Betrieb an, um sich nicht langfristig an teure Software zu binden, die eigentlich nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommt und mittelfristig abgelöst werden soll.

Zusätzlich kann ein Dienstleister mit Erfahrung seine Kunden dabei unterstützen, möglichst viele Lieferanten von den Vorzügen elektronischer Rechnungen zu überzeugen, um so die Kosten rasch weiter zu reduzieren. Unternehmen optimieren so sofort die gesamte Prozesskette vom Rechnungseingang über die Rechnungsprüfung bis hin zur Zahlung und reduzieren so ihre Bearbeitungs-Kosten um bis zu 50 Prozent.

Fazit
Nicht nur die Potenziale einer optimierten Rechnungslogistik sind erheblich, sondern auch die Herausforderungen in der Umsetzung eines effizienten Konzepts. Warum sollte ein Unternehmen heute in Scanner, Drucker, Workflow-Systeme oder ähnliches investieren, wenn diese schon morgen nicht mehr eingesetzt werden sollen? Warum dagegen heute bereits Systeme vorhalten, die erst morgen in vollem Umfang nötig werden?

Während heutige Papierprozesse zunächst aus praktischen Gesichtspunkten im Vordergrund der Betrachtung stehen müssen, liegen die mittel- und langfristigen Ziele in der maximalen Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse. Der Flexibilität und Skalierbarkeit der gewählten Lösung kommt daher mittelfristig mindestens dieselbe Bedeutung bei wie der kurzfristigen Höhe der erzielten Kostenreduzierung. Nur über SaaS-Konzepte, die die einzelnen Module dieser Lösung von Anfang an bereitstellen, deren Nutzung jedoch vollständig skalierbar und flexibel anbieten, lässt sich dieser Anspruch tatsächlich realisieren. (Itella Information: ra)

* Raimund Schlotmann ist Geschäftsführer des Dokumenten- und Informationslogistik-Dienstleisters Itella Information GmbH

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