Herausforderungen im Wissensmanagement

Wie Wissensmanagement das Projektmanagement unterstützt
Wissen ist mehr wert, wenn man es teilt

Von Uwe Eilers, Director Sales, Sciforma GmbH, Taunusstein

Der Erfolg eines Projekts hängt von vielen Faktoren ab: Unterstützung durch das Top-Management, entsprechende Organisationsstrukturen sowie qualifizierte Mitarbeiter. Zudem spielt Wissen eine wichtige Rolle im Projektmanagement: Welche Methode eignet sich für das Projekt? Mit welchen Maßnahmen lässt sich das Projektziel erreichen? Wie können die Projektanforderungen erfüllt werden? Diese und weitere Fragen müssen Projektleiter beantworten können. Das Problem: Oftmals sind sich diese gar nicht bewusst, was sie und ihre Mitarbeiter wissen oder eben auch nicht wissen. Ein professionelles Wissensmanagement kann das Projektmanagement wirkungsvoll unterstützen, indem es vorhandenes Wissen bündelt, neue Erkenntnisse aufnimmt und alles für zukünftige Projekte verfügbar macht.

Welches Wissen steckt im Projekt?
Wissen ist an vielen Stellen im Unternehmen vorhanden: Es gibt wiederkehrende Prozessschritte, die sich bewährt haben oder grundsätzlich erforderlich sind. Es sind Methodenkenntnisse darüber vorhanden, welche Herangehensweise sich für bestimmte Projekte am besten eignet. Zum Beispiel erfordert das Critical-Chain-Projektmanagement, das vom Projektende aus strukturiert wird, ein ganz anderes Vorgehen als eine agile Produktentwicklung, wo es um eine regelmäßige Reflexion von Teilergebnissen geht.

Hinzu kommt das Wissen rund um ein Projekt selbst: Wo sind die Stärken und Schwächen des Unternehmens? Was kann das Produkt – was kann es nicht? Wie sieht die Marktsituation aus? Solches Wissen entsteht während eines Projektes und wird im Zuge dessen auch stetig erweitert.

Wichtig ist aber nicht nur zu wissen, was, sondern auch wie etwas funktioniert: Wie wird die Maschine bedient? Wie nutzt man dieses Software-Programm? Dies ist das sogenannte prozedurale Expertenwissen zu Handlungsabläufen. Voraussetzung hierfür ist jedoch das klassische, deklarative Wissen über Sachverhalte: Was ist ein Login? Welche Eigenschaften hat das Produkt? Aber: Faktenwissen bietet zwar eine gute Grundlage – doch besonders im Projektalltag stellt das Ausprobieren und Durchführen eine viel größere Erkenntnisquelle dar.

Dabei entsteht Erfahrungswissen, das sich auf Erlebtes und Wahrgenommenes bezieht und eine Interpretation dessen oder Schlussfolgerungen daraus enthält. Prozedurales und Erfahrungswissen im Unternehmen für die Zukunft nutzbar zu machen, ist eine der größten Herausforderungen, die das Wissensmanagement bewältigen muss – und kann.

Herausforderungen im Wissensmanagement
Die vielfältigen Arten von Wissen gilt es in erster Linie zu erfassen und zu dokumentieren. Bei Produkten lassen sich Informationen relativ einfach erfassen und in Datenblättern oder Handbüchern festhalten. Schwieriger ist es, prozedurales Wissen und Erfahrungswerte in geeigneter Form zu fixieren. In jedem Fall aber sollte ausschließlich relevantes Wissen bewahrt werden – und zwar so, dass es Mitarbeitern zukünftig wirklich von Nutzen sein kann. Ziel kann es daher nicht sein, gigantische Datenbanken zu erstellen, die Unmengen an Informationen beinhalten.

Ohne Struktur lässt sich daraus nämlich kein Wissen generieren. Ein Beispiel: Viele Unternehmen unterziehen sich einem Qualitätsaudit – die zugehörigen Qualitätshandbücher allerdings verstauben oftmals in den Regalen. Wichtig ist daher, das gesammelte Wissen so zu strukturieren und in ansprechender Form aufzubereiten – zum Beispiel mit Hilfe einer Softwarelösung –, sodass Mitarbeiter tatsächlich darauf zugreifen. Nur wer das Werkzeug akzeptiert, wird es auch nutzbringend anwenden können.

In welchem Maße solche Werkzeuge eingesetzt werden, hängt nicht nur von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab, sondern auch vom Reifegrad des Projektmanagements im Unternehmen. Je umfassender und projektübergreifender im Unternehmen gedacht und gehandelt wird, umso wichtiger ist das Wissensmanagement. Besonders dann, wenn Prozesse im Projektmanagement standardisiert sind oder sogar anhand konkreter Kennzahlen gemessen und bewertet werden, kann eine Software für Wissens- und Projektmanagement einen wirklichen Mehrwert liefern.

Lessons learned – Wissen langfristig festhalten
Wo fängt man nun aber an, wenn man Wissensmanagement im Projektmanagement betreiben möchte? Ein erster Schritt ist es, Wissensmanagement als Teil des Projektmanagements zu begreifen und es in alle Bereiche und Prozesse zu integrieren. Dabei gilt es auch, Mitarbeiter einzubinden und das Wissensmanagement auf die Gesamtorganisation übertragbar zu machen. Als nächstes geht es darum, Projekte ganzheitlich zu dokumentieren, um eine Basis für die Wissensweitergabe zu schaffen, und die Projekte dahingehend zu klassifizieren, welches Wissen daraus bewahrt werden soll. Unter dem Begriff "lessons learned" kann am Ende eines jeden Projekts festgehalten werden, was gut funktioniert hat und was hätte besser laufen können.

Wichtig ist, dass diese Punkte strukturiert aufgearbeitet werden, sodass sie zum Beispiel in einer Datenbank von Mitarbeitern wieder aufgerufen werden können. Abschließend sollte das Projektmanagement Kennzahlen definieren, die es hinsichtlich des Wissensmanagements zu verbessern gilt.

Basis für das Wissensmanagement sind standardisierte Prozesse im Projektmanagement. Nur so ist eine projektübergreifende Dokumentation durchführbar und eine Vergleichbarkeit gegeben. Empfehlenswert ist es, bei der Dokumentation auf Angebot statt Zwang zu setzen: Checklisten und Vorlagen werden von Mitarbeitern eher akzeptiert als starre Formulare, weil sie einen persönlichen Nutzen bieten, zum Beispiel Arbeitserleichterung oder besseres Zeitmanagement. Projekte sind zwar an sich zeitlich begrenzte Vorhaben, die Prozesse sollten aber über das Projektende hinaus lernfähig bleiben.

Eine projektübergreifende Kommunikation, zum Beispiel bei Projektleiter-Meetings, ist der Schlüssel zu einem wirkungsvollen Wissensmanagement. Mit einer entsprechenden Software lässt sich dann auch eine Datenbank aufbauen, die alle notwendigen Kennzahlen der Prozesse erfasst und den Mitarbeitern Zugriff auf relevantes Wissen ermöglicht.

Wikis, Tutorials und Co. – Wissen zukünftig vermitteln
In welcher Form Unternehmen das gesammelte und aufbereitete Wissen optimal zur Verfügung stellen, hängt von der Art des Wissens und dem Verwendungszweck ab. Neben den klassischen Formen wie Handbüchern und Vorlagen eignen sich beispielsweise Wikis gut, um deklaratives und Projektwissen zu teilen. Der Vorteil: Jeder kann daran mitarbeiten, sodass unterschiedliches Wissen erfasst und weitergegeben werden kann.

Zudem bieten Wikis die Möglichkeit, ein Expertenverzeichnis mit Ansprechpartnern für bestimmte Fach- und Themengebiete anzulegen. Achtung: Ein Wiki sollte nicht zu einer undurchsichtigen Beitragssammlung werden, sondern wirklich relevantes und gut strukturiertes Wissen bereitstellen. Akzeptiert wird ein Wiki von Mitarbeitern nur dann, wenn es die benötigten Informationen leicht zugänglich macht. Für prozedurales und Erfahrungswissen ist ein Wiki weniger gut geeignet. Stattdessen kann der Verweis an einen Experten dessen Wissen und Erfahrungsschatz nutzbar machen.

Wissen, das sich nicht oder nur schwer schriftlich fixieren lässt, kann innerhalb eines Unternehmens auch auf anderen Kanälen geteilt werden. Tutorial-Videos auf dem Unternehmensserver oder Youtube zeigen beispielsweise, wie Arbeitsabläufe oder Softwareprogramme funktionieren. Mitarbeiter erfahren hier, wie sie bestimmte Aufgaben Schritt für Schritt erfüllen oder vorhandene Werkzeuge nutzen können. Zwar gibt es für neue Mitarbeiter oder Anwendungen meist Schulungen, doch um das Wissen aufzufrischen, eignen sich die Videoanleitungen sehr gut.

Auch elektronische Assistenten, die auf eine Software aufgesetzt werden, führen durch die Funktionen des Systems. Chat-Funktionalitäten lassen sich ebenso in ein Projektmanagementsystem einfügen, sodass Mitarbeiter ihre Kollegen direkt aus dem Programm heraus um Unterstützung bitten können. Unternehmen fällt es jedoch oft schwer zu erkennen, das Chatten längst nicht mehr nur Freizeitaktivität ist, sondern auch im Bereich Wissensmanagement sinnvoll eingesetzt werden kann.

Was nutzt ein Wissensmanagement im Unternehmen?
Durch Wissensmanagement lassen sich Prozesse im Unternehmen effektiver gestalten: Mitarbeiter machen weniger Fehler, weil sie bei Unsicherheit schnelle Hilfe finden. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Arbeit. Durch das Zusammenführen von Erfahrungswerten innerhalb des Unternehmens entstehen Lerneffekte. Bei Störungen oder Auftragsänderungen können Projektleiter viel flexibler reagieren und entsprechende Maßnahmen anleiten. Zudem steigern eine verbesserte interne Kommunikation und der fachliche Austausch mit Kollegen die Zufriedenheit sowie die Motivation der Mitarbeiter und sorgen für ein angenehmes Arbeitsklima.

Erfolgsfaktor Mensch
Damit ein Unternehmen lange von den Vorteilen, die ein Wissensmanagement mitbringt, profitieren kann, muss dieses kontinuierlich weiterentwickelt werden. Unmittelbar nach der Einführung sind das Interesse und die Motivation der Mitarbeiter recht hoch: Welche Form des Wissensmanagements auch gewählt wird, in der ersten Zeit wird Wissen gesammelt, Beiträge werden erstellt und Informationen abgerufen. Doch wenn sich die anfängliche Euphorie gelegt hat, gerät alles schnell in Vergessenheit. Nach einem halben oder einem Jahr erinnern sich die Mitarbeiter nur noch selten daran, dass es doch mal eine Wissensdatenbank gab – viel eher stellen sie ihre Fragen an Google oder kontaktieren einen Kollegen, von dem sie meinen, er könne ihnen weiterhelfen.

Um dem entgegenzuwirken, ist eine regelmäßige Pflege des Wissensmanagements erforderlich und jemand, der dafür die Verantwortung trägt. Im Idealfall ist das Wissensmanagement im Projektmanagement-Office angesiedelt und aus diesem sollte ein Beauftragter das Wissensmanagement verantworten, Mitarbeiter motivieren und ihnen zeigen, wie sie die jeweiligen Portale oder Datenbanken nutzen – und vor allem, welche Vorteile sie davon haben.
(Sciforma: ra)

eingetragen: 31.05.16
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