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Projekte mit Managementsoftware optimieren

Mit einer idealen Projektmanagementsoftware können Unternehmen Projekte effizient und einfach planen
Eine korrekte Erfassung der Stunden und Aufgaben ist Dreh- und Angelpunkt der Projektkontrolle

Von Axel Lehnen, Customer Service Manager, Exact Software GmbH

(04.07.14) - Die Anforderungen an Projektmanager sind hoch: Sie müssen nicht nur Budgets, Ressourcen und Aufgaben zentral verwalten, sondern auch schnelle Entscheidungen treffen. Dazu sollten alle notwendigen Daten zentral an einem Ort verfügbar sein und von den Verantwortlichen jederzeit abgerufen werden können. Moderne Projektmanagementsoftware erfüllt diese zentralen Anforderungen und ist daher aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Besonders international tätige mittelständische Dienstleistungsunternehmen optimieren mit einer solchen Applikation ihre Prozesse, sparen eine Menge Zeit und schaffen mehr Raum für die eigentliche Projektarbeit.

Welche Effizienzgewinne mit dem Einsatz der richtigen Software erzielt werden können, zeigt das Beispiel des niederländischen Unternehmens Co-Maker, das seinen Zeitaufwand um fast 90 Prozent reduzieren konnte. Bei dem Unternehmen arbeiten Consultants, Programmierer und Projektmanager gemeinsam an komplexen Entwicklungsprojekten für geschäftskritische Anwendungen im Bereich Automotive. Um die gesamte Abwicklung effizienter zu gestalten, setzt das Unternehmen seit einiger Zeit eine Projektmanagementsoftware ein.

"Wir haben in diese Software investiert, weil wir weiter wachsen und dabei die Kontrolle über unser Unternehmen behalten wollen. Mit dem Einsatz der neuen Software sehen wir Verbesserungen in den Phasen unseres Planungsprozesses", erläutert Eric van Keimpema, Geschäftsführer von Co-Maker, begeistert. "Wir können jetzt die Zeit für die Beratung in die Planung miteinbeziehen bevor wir ein Angebot erstellen. Außerdem sind wir flexibler bei unseren Eingaben. Die Consultants konnten früher nur am Ende der Woche ihre geleisteten Stunden erfassen, jetzt können sie das jederzeit und überall tun. So haben wir den Zeitaufwand für die Fakturierung von ehemals sechs Tagen pro Monat auf einen reduziert. Zudem sind die Rechnungen jetzt transparenter, was zu einer erhöhten Zufriedenheit unserer Kunden geführt hat."

Reibungsloser Projektverlauf gesichert
Bei der Einführung eines solchen Programms sollten Unternehmen darauf achten, dass die Software ihrer Wahl die Rollen der Projektmitarbeiter ausreichend berücksichtigt. Zudem sollte die Anwendung bei allen Prozessphasen unterstützen und darüber hinaus ist es von Vorteil, wenn die Projektverwaltung vollständig mit den finanziellen Prozessen verzahnt ist – vom Verkauf über die Planung und Projektabwicklung bis hin zum Abrechnungsprozess.Darüber hinaus sollten übergeordnete Daten integriert sein, so dass ein tiefer Einblick in das Projekt gewährleistet ist. Nur wenn alle Informationen kontinuierlich verfügbar sind, ist ein reibungsloser Verlauf gesichert und Kunden können optimal betreut werden.

Projekterfolg gewährleistet
Ähnlich wie beim Bergsteigen ist innerhalb eines klassischen Projektteams jeder auf den anderen angewiesen, denn jede einzelne Handlung hat unweigerlich Auswirkungen auf die Arbeit der anderen Teammitglieder. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, ist der Projekterfolg gewährleistet. Der Projektmanager trägt die übergeordnete Verantwortung für den reibungslosen Ablauf – von der Implementierung bis zum Abschluss. Neben den Kosten muss er auch die Ressourcen sowie die Zeitplanung fest im Griff haben. Er teilt seine Mitarbeiter entsprechend ihrer Verfügbarkeit und Fähigkeit ein und muss auch auf kurzfristige Veränderungen sowie außerplanmäßige Ereignisse entsprechend reagieren. Die planmäßige Umsetzung des Projektes steht dabei immer an oberster Stelle.

Die inhaltliche Umsetzung übernehmen Berater, Consultants und Kundenbetreuer, die in der Regel unterwegs oder beim Kunden sind. Für sie ist es besonders wichtig, dass sie ihre geleisteten Stunden zeitnah und transparent erfassen sowie ihre Arbeit gut planen und einteilen können. Der Verantwortliche für die Finanzen benötigt einen genauen Überblick über die Differenz zwischen dem geplanten und tatsächlich geleisteten Zeit- und Ressourceneinsatz. Nur wenn er zeitnah nachvollziehen kann, wie sich die Aufwände entwickeln, kann er rechtzeitig erkennen, ob ein Projekt innerhalb des definierten Budgets realisiert wird. Dies ist die Basis für eine akkurate Finanzplanung und bildet die solide Basis für das Wachstum eines Unternehmens.

Strukturierung des Verkaufsprozesses
Basis eines jeden Projektes ist die Akquise und der Verkauf, sie sind außerdem entscheidend für eine erfolgreiche Zukunft eines jeden Unternehmens. Um Geschäftsoptionen zu nutzen, müssen daher Informationen und Anforderungen von potenziellen Kunden gesammelt werden. Strukturierte Verkaufsprozesse sorgen dafür, dass Kapazitäten effektiv eingeschätzt und rechtzeitig die richtigen Maßnahmen eingeleitet werden. Die Projektorganisation und Vertriebsabteilung haben mit entsprechenden Softwarefunktionen die Möglichkeit, alle Informationen eines Verkaufsprozesses zu einem Auftrag zentral zu speichern und jederzeit von jedem Ort aus drauf zuzugreifen. Dadurch haben alle in den Prozess integrierten Mitarbeiter einen einheitlichen Informationsstand, was die Kommunikation verbessert und zu einer schnelleren Entscheidungsfindung beträgt. Ein Projektstrukturplan dient dabei als Basis für das Budget, die Kalkulation sowie die Planung und erleichtert die Implementierung eines neuen Projektes. In ihm werden die nächsten Schritte festgeschrieben sowie die jeweiligen Preise und das zu erwartende Ergebnis definiert.

Online-basierte Eingabe deutlich effizienter
Eine korrekte Erfassung der Stunden und Aufgaben ist Dreh- und Angelpunkt der Projektkontrolle. Oftmals ist dies eine zeitraubende Tätigkeit, die von den Mitarbeitern im Feld und den Projektleitern eine Menge Geduld erfordert. Abhilfe schafft eine online-basierte Eingabemöglichkeit in einer übersichtlichen Maske sowie eine schnelle und einfache Freigabe über eine Taste. Damit erhalten nicht nur Mitarbeiter, sondern auch die Managementebene termingerecht alle notwendigen Informationen. Das optimiert den gesamten Prozess der Projektverwaltung bis hin zum Reporting und der Rechnungsstellung.

Sind dann auch noch die Zeiterfassung und die Rechnungsstellung in der Software miteinander verzahnt, ist die Rechnungsfakturierung sehr schnell möglich. Um dies zu erreichen, müssen die eingegebenen Stunden und Ausgaben zuvor in einer zentralen Übersicht geprüft und freigegeben werden. Durch die Selektion der abrechenbaren Zeit innerhalb einer Übersicht, lässt sich eine Rechnung direkt aus dem System heraus erstellen.Leistungen können nicht nur früher verrechnet werden, sie sind auch gleichzeitig transparenter und somit für den Kunden leichter nachzuvollziehen.

Nachvollziehbares Reporting
Darüber hinaus muss eine gute Projektmanagementsoftware ein schnelles, klares und übersichtliches Reporting beinhalten. Neben integrierten, standardisierten Übersichten und Berichten, sollten Unternehmen auch eigeneReports erstellen können.Dazu müssen gängige Reporting-Tools und Office-Anwendungen eingebunden werden. Denn Berichte sind nicht nur dem Kunden gegenüber und für die Rechnungsstellung entscheidend, Projektmanager müssen den Status ihrer Projekte, ihrer Budgets und Planungen mit einem Blick einsehen können. Nur so sind sie in der Lage auf Eskalation, Abweichungen und Verzögerungen rechtzeitig zu reagieren und entsprechende Gegenmaßnahem zu ergreifen.

Fazit
Mit einer idealen Projektmanagementsoftware können Unternehmen Projekte effizient und einfach planen. Sie behalten jederzeit den Überblick über geplante und laufende Projekte. Mit einer schnellen und web-basierten Eingabemöglichkeit können geleistete Stunden einfach und orts- sowie zeitunabhängig eingegeben werden.Und Projektmanager haben alle Kosten jederzeit im Blick, da Ausgaben direkt vom Budget abgezogenwerden. Auf dieser Grundlage können Rechnungen schneller und transparenter erstellt werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt und den Cashflow verbessert. (Exact Software: ra)

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