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Hybride Ansätze statt Cloud Only

Trends 2025: Digitaler Wandel im Dokumentenmanagement
Wie E-Rechnung, KI und Cloud-Technologien digitale Prozesse im DMS revolutionieren

Wie sieht die Perspektive für das Dokumentenmanagement im Jahr 2025 aus? Die Zukunft ist digital, so viel ist sicher. Mit der E-Rechnungspflicht, künstlicher Intelligenz und Cloud-Technologien stehen grundlegende Veränderungen bevor. Der DMS-Experte easy software AG hat die relevantesten Branchentrends zusammengefasst.

KI in der DMS-Praxis
Auf der Liste der Trends steht 2025 das Thema Künstliche Intelligenz ganz oben und auch im Dokumentenmanagement führt kein Weg mehr an der KI vorbei. Was einst als Hype galt, findet sich langsam, aber sicher am DMS-Markt realisiert. Integrierte KI-Funktionen auf Basis von Large Language Models (LLMs) extrahieren Daten, legen sie selbständig im System ab, verknüpfen sie mit unternehmensinternen Informationen, vergleichen, analysieren und archivieren sie – alles vollkommen selbstständig und mit immensen Tempo. Was früher in penibler Kleinstarbeit oft Tage und Wochen brauchte, erledigt die KI mit einem Klick in wenigen Minuten.

Der dadurch gewonnene Booster befeuert die Automatisierung und Effizienz in so gut wie allen Unternehmensbereichen. Im Kundenservice und im Lieferantenmanagement klären Chatbots Routinefragen und helfen bei der Abwicklung von First-Level-Support-Aufgaben. Die Enterprise Search erspart Mitarbeitenden das zeit- und nervenraubende Suchen in Datensilos und Archivkellern. Workflows laufen schneller und fehlerfreier ab während KI-Analysen neue Synergien aufdecken. Stück für Stück verbessert KI so das Dokumentenmanagement an sich, optimiert Workflows, erweitert Datenbestände und treibt die Digitalisierung weiter voran.

Der Transformationssprung in der Arbeitswelt gleicht hier ohne zu übertreiben dem Übergang von der Handbohrmaschine zum Akkubohrer. KI ist – vorausgesetzt sie wird an der richtigen Stelle richtig umgesetzt – zur "Magic Silver Bullet", die komplexe Herausforderungen bewältigt.

Archiv: Daten statt nur Dokumente
DMS und KI passen noch in anderer Hinsicht gut zusammen. Denn KI-Modelle sind nur so gut wie die Daten, die sie füttern. Das DMS und insbesondere das Archiv bieten hier eine Datengoldgrube für GenAI, LLMs & Co. Hier liegen seit Jahren zusammengetragene Informationen kuratiert, strukturiert, konsolidiert und mit Metadaten angereichert zur Abfrage bereit. Archive, die bislang in erster Linie der Dokumentationspflicht dienten, lassen sich nun als "Single Source of Truth" heranziehen. Der Vorteil: Im Unterschied zu anderen Systemen (z. B. ERP) liefern DMS-Archive historische Daten, die sich gut für das Trainieren von KI-Modellen eignen und prädiktive Analysen und Vorhersagen überhaupt erst ermöglichen. Da die Informationen zudem allesamt geschäftsrelevant sind, verbessert sich die Genauigkeit der von LLMs generierten Ergebnisse.

Hybride Ansätze statt Cloud Only 
KI ist – überspitzt formuliert natürlich – das entscheidende Argument für die Cloud. Sie bietet der KI die Infrastruktur für die erforderliche Rechenleistung, Speicher und Datenverarbeitung. In der

Realität der Unternehmens-IT ist jedoch längst noch nicht jeder mit Sack und Pack in die Cloud gezogen. Nach dem Flexera State of the Cloud Report fahren 73% Unternehmen nach wie vor zweigleisig und nutzen unterschiedliche Umgebungen, die sich aus On-Premises-Infrastrukturen sowie Private und Public Cloud zusammensetzen.

Die schöne neue IT-Welt bleibt also vorerst hybrid und auch das Dokumentenmanagement wird im nächsten Jahr den flexiblen-pragmatischen Weg einschlagen und On-Premises-Alternativen weiterführen, statt alles auf die Cloud-Karte zu setzen. Dem Einsatz von KI tut das im Übrigen nichts zur Sache. Moderne DMS bieten einen hybriden Ansatz, bei der Unternehmen selbst entscheiden, welche Informationen sie in der Cloud speichern. Sensible Daten werden lokal vorgehalten und weniger kritische Informationen in der Cloud verarbeitet. Über einen Hybrid Connector können Mitarbeitende – aber eben auch die KI – auf die gewünschten Daten zugreifen.

Kernaufgabe Datenschutz und das Thema Cybersecurity
Trotz aller Innovationen rund um KI und Cloud: DMS wäre nicht DMS, wenn es im Kern der Lösungen nicht um die revisionssichere Archivierung von Dokumenten geht. Datenschutz hat von jeher oberste Priorität. Was in 2025 weiter in den Fokus rückt, ist das Thema Cybersecurity. Die neue EU-Richtlinie NIS2 zum Beispiel betrifft deutlich mehr Unternehmen als die bisherige Verordnung und legt einen umfassenden Katalog an Cybersicherheitsanforderungen vor. Unternehmen und Organisationen müssen sich unter anderem mit den Themen Cyber-Risikomanagement, Kontrolle und Überwachung sowie Umgang mit Zwischenfällen und Geschäftskontinuität befassen.

DMS sind hier als erprobtes Qualitätsprodukt für Archivierung und Datenschutz bereits gut aufgestellt. Sie schaffen es seit Jahren und Jahrzehnten, Dokumente und die darin enthaltenen Daten sauber "weg" zu archivieren und vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Authentifizierungsverfahren und die lückenlose Nachverfolgbarkeit von Dokumentenänderungen sind erprobt, erfüllen bereits jetzt höchste Compliance-Standards und stellen Unternehmen zumindest in dieser Hinsicht auf stabile Beine.

Die E-Rechnungspflicht ist da
Ein zentrales DMS-Thema, das bereits 2024 Anlauf genommen hat, erreicht 2025 nun endgültig die Buchhaltung: die E-Rechnungspflicht. Laut einer im Sommer durchgeführten Umfrage von Bitkom hat in Deutschland nur etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent) bereits auf die E-Rechnungen umgestellt. Gänzlich ist das Thema E-Invoicing damit im nächsten Jahr nicht vom Tisch. Ende 2026 läuft die Übergangsfrist für nicht-strukturierte E-Rechnungen aus. Und spätestens in drei Jahren ist die E-Rechnung dann verpflichtend für alle Unternehmen.

Die E-Rechnung ist dabei kein Deutschland spezifisches Thema. Die EU hat klare Ziele für die Ausweitung, um dadurch Steuerhinterziehung und Geldwäsche effektiver zu bekämpfen und Tax Compliance-Kosten für Unternehmen zu minimieren. Im europäischen Vergleich hat Deutschland sogar Nachholbedarf: In Italien gibt es bereits seit 2019 ein zentrales System. Und in Polen, Spanien, Frankreich und Dänemark kam die E-Rechnungspflicht schon dieses Jahr. Zukünftig rückt damit die Kompatibilität von DMS und rechnungsverarbeitenden Systemen in den Fokus. (easy software: ra)

eingetragen: 28.01.25
Newsletterlauf: 27.03.25

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