Die fünf Invoicing-Trends 2011

Die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen einer Organisation in sogenannten Shared Service Centern (SSC) wird auch 2011 unter Kostenaspekten immer wichtiger
Potenziale, Produkte und Entwicklungen in der Rechnungslogistik

(08.12.10) - Das Jahr 2010 hat eine überstandene Krise und eine strahlende deutsche Wirtschaft mit sich gebracht. Doch agieren viele Unternehmen bei Investitionen noch immer vorsichtig. So hat sich beispielsweise in der Rechnungslogistik gezeigt, dass die Akzeptanz elektronischer Übermittlungswege zwar weiter wächst, vor allem in Deutschland jedoch noch immer viel Potenzial brach liegt (Itella-Studie vom 07. Juni 2010).

Da schien es wie ein Segen, dass im zweiten Halbjahr 2010 eine Diskussion über sichere elektronische Übermittlungen von Dokumenten im Endanwenderbereich entfachte, die Kreise bis in die Wirtschaft zog. Doch wie wird sich die Rechnungslogistik-Brache 2011 verändern und was für Entwicklungen stehen uns bevor?

Itella Information hat Themen identifiziert, die im kommenden Jahr von Bedeutung sein werden:

Effizienter Rechnungseingang
Was die Digitalisierung der Rechnungsprozesse betrifft, ist Deutschland gerade im Begriff, die Lücke zu anderen Ländern zu schließen, langsam aber stetig. Und dabei geht es im engeren Sinne nichtmals nur um elektronische Rechnungen, sondern um den gesamten Rechnungsprozess – also auch um die Papierprozesse. Spricht man in Deutschland über Projekte in der Rechnungslogistik, denken die meisten an den Rechnungsausgang. Das liegt ja auch auf der Hand, denn Ausgangsrechnungen werden direkt mit Zahlungseingang assoziiert.

Doch gerade im Rechnungseingang entstehen eine Menge Kosten. Die Prozesse rund um eine Eingangsrechnung in Papierform kann das Unternehmen schnell bis zu 20 € kosten. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Zahl der Rechnungseingangsprojekte 2010 stark zugenommen hat und auch 2011 noch viel Potenzial birgt. Eine Umstellung auf frühes Scannen hat den Vorteil, dass die Rechnungen nicht nur in einen elektronischen Workflow übergeben werden können, sondern beispielsweise auch ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist. Ist der erste Schritt getan, können auch die Lieferanten von den digitalen Versandkanälen überzeugt werden und sukzessive auch den oft stiefmütterlich behandelten Rechnungseingang digitalisieren und optimieren.

Shared Service Center
Die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen einer Organisation in sogenannten Shared Service Centern (SSC) wird auch 2011 unter Kostenaspekten immer wichtiger. Das Beratungshaus Bearingpoint geht nach einer aktuellen Umfrage von Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent bei jedem zweitem Unternehmen aus, die SSCs einsetzen. Gerade die Konsolidierung von Prozessen des Rechnungseingangs in Financial SSCs bietet große Potenziale zur Kostensenkung, vor allem vor dem Hintergrund, dass die effektive Verarbeitung von Eingangsrechnungen noch lange kein Standard ist.

So digitalisieren laut einer Itella-Studie beispielsweise nur 16 Prozent der Unternehmen ihre Eingangsrechnungen, um sie dann in einen automatisierten Workflow einzuspeisen. Dies kann in einen SSC für das gesamte unternehmen und jede einzelne Abteilung zentralisiert werden.

E-Postbrief, was kommt danach?
Mit einem großen Knall hat die Deutsche Post AG (DPAG) den E-Postbrief gelauncht und den Markteintritt mit einem ordentlichen Marketingbudget unterstützt. In Zeiten schwächelnden Briefgeschäfts ist der E-Postbrief mit Sicherheit ein strategisch wichtiges Projekt für die DPAG. Neu erfunden hat die Post dabei nicht wirklich etwas. Länder wie Finnland, die Schweiz oder Dänemark haben ähnliche Verfahren bereits seit Jahren erfolgreich implementiert. Und die Erfahrung aus diesen Märkten zeigt, dass der E-Postbrief für sich genommen kaum eine Revolution darstellt. Vielmehr wird wichtig sein, wie sich der Markt im kommenden Jahr entwickelt und was für zusätzliche Services und Angebote sich um den "neuen" Brief entwickeln. Das wird eine der Herausforderungen für 2011 sein. Die DPAG wird ihr Angebot in Deutschland nur halten können, wenn sie mit dem E-Postbrief eine offene Plattform schafft, die weitere angeschlossene Services zulässt.

Flexibles Outsourcing
Jüngste Erhebungen der Marktforscher PAC und EITO gehen von einem erwirtschafteten Umsatz der deutschen Outsourcing-Branche in 2010 von 14,6 Milliarden Euro aus, ein Plus von fünf Prozent. Doch trotz rosiger Aussichten auch für die deutsche Konjunktur stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Kompromisse bei Innovationen zu vermeiden und die Geschäftsprozesse effizient zu unterstützen; all das in Zeiten internationaler Verknüpfung und Abhängigkeit von Märkten. Unternehmen müssen in der Lage sein, sich schneller als noch vor wenigen Jahren an sich schnell verändernde Wettbewerbsbedingungen anpassen zu können.

Damit ist auch eine wichtige Anforderung von Unternehmen an IT-Dienstleister formuliert: Modalitäten und Verträge müssen in Zukunft weitaus anpassungsfähiger gestaltet werden, gerade im Outsourcing von Finanzdienstleistungen. On demand ist das Gebot der Stunde; auch in der Rechnungslogistik! Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs stellt daher einen erheblichen Kostenfaktor für die Unternehmen dar, der häufig jedoch als wenig beachteter Prozess unternehmensintern eher ineffizient abgewickelt wird und Ressourcen unnötig bindet.

Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten. Doch können diese durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister schnell und auf flexibler Basis gesenkt werden. Denn die eher heterogenen Prozesse in der Rechnungslogistik lassen sich effektiver und standardisierter gestalten. Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich die Auslagerung an einen Partner.

Transpromo
Rechnungen sind heute vielmehr als nur Zahlungsaufforderungen, sie sind essentieller Bestandteil der Kundenkommunikation. Der Rechnungsempfänger wendet dreimal mehr Zeit für das Studieren des Dokuments auf, als er es für andere Kommunikationsschreiben tut. Die Rechnung könnte damit als das effektivste Mittel in der schriftlichen Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden genutzt werden. Und das nicht nur, weil am Ende einer Rechnung ein Zahlungseingang steht, sondern vielmehr, weil die Rechnung jede Menge Platz bietet, um dem Kunden Botschaften mit einem Dokument zu vermitteln, dem er weitaus mehr Bedeutung schenkt als anderen Kommunikationsschreiben – ein wichtiger Punkt in Zeiten wahrer Werbeüberangebote.

Die Verknüpfung von Rechnungen mit eben diesen Marketingbotschaften nennt man Transpromo – ein Kunstwort, zusammengesetzt aus den Begriffen Transaktion und Promotion. In den letzten Jahren hat sich in diesem Bereich viel getan, aufwendige Verknüpfungen des Buchhaltungssystems, etwa mit dem Customer Relationship Management sind für eine personalisierte Ansprache nicht mehr notwendig; vielmehr werden die vorhandenen Rechnungsdaten genutzt.

"2010 hat mit den Entwicklungen in der B2C-Kommunikation viel Bewegung im Brief- und Rechnungslogistikmarkt gebracht. Zudem hat sich die deutsche Wirtschaft schneller als erwartet vom Krisenjahr 2009 erholt", so Raimund Schlotmann, Director Business Unit Purchase to Pay and Global Solution Marketing bei Itella Information. "Unsere Prognosen für das kommende Jahr sehen daher sehr positiv aus. Denn zum einen ist eine Diskussion über E-Postbrief und Co. entfacht, die ihren Weg auch in das für uns wichtige B2B-Kerngeschäft gefunden hat, zum anderen sorgen wieder steigende Budgets bei den Unternehmen und eine anhalte Outsourcing-Freude weiter für Investitionen. Ich denke allerdings, dass es in 2011 wichtig sein wird, zunächst die eigenen Prozesse zu optimieren und sich nicht auf die Flexibilität von Kunden und Partnern zu verlassen." (Itella Information: ra)

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