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Optimierung im Bereich Technische Dokumentation

Kosteneinsparung durch Outsourcing und Prozessoptimierung: Reserven erkennen und nutzen
Auch die Vorteile des kompletten Outsourcings der Dokumentationserstellung und -übersetzung im Einzelfall dargestellt

(02.06.09) - Vom 4. bis 13. Mai 2009 fand in Kooperation der Dienstleister für Technische Dokumentation global document solutions und itl AG eine Roadshow mit dem Titel "Reserven erkennen und nutzen. Potenziale der Technischen Dokumentation" statt. Rund 80 Teilnehmer informierten sich in München, Wien, Stuttgart und Dortmund über Effizienzsteigerung und damit einhergehendem Einsparpotenzial.

Vier Referenten beleuchteten die Frage, welche Optimierungsmöglichkeiten im Bereich Technische Dokumentation und Übersetzungen liegen. Aus der Praxis lieferten sie Beispiele, wie Unternehmen durch den Einsatz von Redaktionssystemen, kontrollierter Sprache und Prozessoptimierungen bei Fremdsprachen den branchenübergreifend zunehmenden Kostendruck abfedern. Nicht zuletzt wurden auch Vorteile des kompletten Outsourcings der Dokumentationserstellung und -übersetzung im Einzelfall dargestellt.

Die Vortragsreihe begann mit einer Keynote von Dr. Ulrich Thiele, Lehrbeauftragter für die Ausbildung von technischen Redakteuren an verschiedenen Hochschulen. In seinem Beitrag zu Redaktionssystemen und DTP gab er vor allen Dingen eine Erkenntnis weiter: Die Einführung solcher Systeme ohne sorgfältige Analyse der Ausgangslage löst keine Probleme, sondern schafft höchstens neue.

Dem Vortrag des Hochschuldozenten folgte ein Erfahrungsbericht aus der Praxis, vorgestellt von Dieter Flach. Herr Flach, der die Abteilung Technische Dokumentation des Geschäftsfeldes Prozessinstrumentierung bei der ABB Automation Products leitet, berichtete über das erfolgreich durchgeführte Projekt des Outsourcings. Hier wurden Kosteneinsparung im Bereich der Technischen Dokumentation und Übersetzung erzielt, indem die Dokumentationserstellung und das Übersetzungsmanagement an einen externen Dienstleister ausgelagert wurden.

Die Experten von global documents solutions modularisierten und optimierten die Dokumentenerstellung mit Hilfe des Redaktionssystems docuglobe. Eine konsistente Terminologie wird für ABB durch die itl-Lösung [i]-match realisiert. Die Software hilft den Autoren der Dokumente, im Erstellungsprozess einheitlich zu formulieren und auf Terminologie und Standardsätze zuzugreifen.

Im nachfolgenden Beitrag von Ulrich Schmidt, Leiter der Abteilung Produkt- und Prozesslösungen bei der itl AG, wurde dargestellt, dass jeder Satz, der nicht neu getippt und übersetzt werden muss, Geld spart. Seine konkreten Rechenbeispiele machten jedem transparent, wie viel Einsparpotenzial in der Optimierung des Erstellungsprozesses in Verbindung mit "kontrollierter Sprache" liegt.

Diesen Punkt griff auch Ulrich Pelster mit dem Thema "Weniger Quellen, weniger Fehlerquellen" auf. Der Chef der global document solutions zeigte in ihrem abschließenden Vortrag, wie mithilfe eines durchdachten Modularisierungskonzepts, umgesetzt in einem Redaktionssystem, die Dokumentenerstellung vereinfacht und verschlankt wird.

Sowohl während der Veranstaltungen als auch zum Ende jedes Tages ergaben sich interessante und aufschlussreiche Gespräche zwischen den Veranstaltern, Referenten und Gästen. Alle Teilnehmer zeigten sich mit dem Erfolg der Roadshow zufrieden.
"Die hohe Flexibilität, zum Beispiel bei der vorgestellten Gesamtlösung von docuglobe in Kombination mit [i]-match, hat bei den Besuchern den nachhaltigsten Eindruck hinterlassen", berichtet Dieter Gust, Leiter F&E bei itl, der selbst im Auditorium saß, "und dass sich diese Lösungen ohne weiteres mit bereits vorhandener Software nutzen lassen. Angefangen bei MS Word, bis hin zur Möglichkeit der Integration in bestehende Translation-Memory-Systeme."

"Aus dem Markt kommen traditionell immer wieder wichtige Impulse für die weitere Entwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen", resümiert gds-Chef Ulrich Pelster. "Vor diesem Hintergrund sind die vier aufeinander folgenden Termine mit über 80 Markt-Teilnehmern natürlich besonders ergiebig." (itl: ra)

itl: Kontakt und Steckbrief

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