Sie sind hier: Startseite » Markt » Tipps und Hinweise

E-Invoicing 2.0: Rechnungsabwicklung in der Cloud

In der Cloud operiert das intelligente System eCapture-as-a-Service von BCT rund um die Uhr und verarbeitet alle eingehenden Rechnungen
Doch selbst bei bereits vollständiger Umstellung auf E-Invoicing im eigenen Unternehmen können Partner oder Kunden immer noch auf analoge Rechnungsabwicklung setzen

Digitalisierte Geschäftsprozesse gehören schon lange zur Normalität in allen Bereichen der Unternehmenswelt. Auch einer der wichtigsten Arbeitsabläufe – die Rechnungsabwicklung – verabschiedet sich immer mehr aus dem analogen Dasein und findet seinen neuen Platz in der Cloud. Ganz neue Anreize zur Umstellung und Modernisierung kamen nun aus dem Europäischen Parlament: Ab dem 27. November dieses Jahres greift die sogenannte E-Rechnungsverordnung (ERechV) und verpflichtet öffentliche Einrichtungen wie Hochschulen, Krankenhäuser oder städtische Verwaltungen zu einem ganz neuen System rund um elektronische Rechnungen wie "ZUGFeRD" oder "XRechnungen".

"Da dieses Gesetz allerdings auch die Dienstleister und Zulieferer der genannten Institutionen betrifft, muss sich auch der Rest des Marktes anpassen", so Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierung. "Fortschritte in diesem Bereich erbringen in den nächsten Monaten deutliche Marktvorteile." Zusammen mit dem Software-Entwickler für Intelligent Document Technology und Enterprise Information Management BCT Deutschland GmbH präsentiert exapture eine Software-Lösung für den reibungslosen Übergang von analogen zu digitalen Workflows in der Rechnungsverarbeitung – und das Cloud-basiert.

Angst vor Neuem besiegen
Elektronische Rechnungen bieten eine Reihe von organisatorischen und finanziellen Vorteilen. Dennoch ergab eine Umfrage vom Fraunhofer Institut und Comarch aus dem Jahr 2019, dass ausschließlich knapp die Hälfte der rund 700 teilnehmenden deutschen Unternehmen E-Payment nutzt. "Als Hauptgrund lässt sich eine elementare Skepsis gegenüber neuen Technologien herausstellen", weiß Rudolph. "Vor allem die Umstellung der altbewährten Prozesse verlangt ein Ausbrechen aus der Komfortzone, zu dem sich viele Mitarbeiter, aber auch Entscheider nicht bereit zeigen."

70 Prozent geben genau dies als größte Hürde bei der Einführung von E-Invoicing-Lösungen an, jeder Zweite fürchtet Probleme bei der Integration in die bestehende IT-Struktur. "Intelligent Document Technology Systeme allerdings lassen sich viel besser mit bestehender Rechnungsbearbeitungssoftware verbinden als bekannt. Sie sind auf Adaption ausgelegt", erklärt Rudolph. "Zudem besteht die Möglichkeit, dieses Problem komplett zu umgehen – durch Auslagerung in eine Cloud." Separate Behandlung der Rechnungsabwicklung beschränkt die Implementierung im existierenden System auf einige wenige Kontaktpunkte, wodurch die gesamte Umstellung deutlich schneller vonstatten geht.

Input zu verwalten
In der Cloud operiert das intelligente System eCapture-as-a-Service von BCT rund um die Uhr und verarbeitet alle eingehenden Rechnungen. "Dabei erweist sich Vielseitigkeit als notwendig", ergänzt Khaled Daftari, Partner Manager für die DACH-Region bei BCT. "Es lassen sich Daten aus jeglichen Dokumenten, egal ob strukturiert, semi-strukturiert oder unstrukturiert herausnehmen." Dadurch, dass so eine Vielzahl zeitaufwändiger, manueller Prozesse entfällt, gestaltet sich der gesamte Arbeitsablauf deutlich effizienter. Doch selbst bei bereits vollständiger Umstellung auf E-Invoicing im eigenen Unternehmen können Partner oder Kunden immer noch auf analoge Rechnungsabwicklung setzen. In einem solchen Fall kommt die scan2data-Lösung von exapture ins Spiel. "Mithilfe eines Scanners lassen sich die Informationen von einer Rechnung auf Papier extrahieren und in dynamische Daten umwandeln", erläutert der Experte. "Dies bietet große Vorteile gegenüber einer klassischen Hardcopy: Alle relevanten Angaben lassen sich automatisiert in das cloudbasierte Rechnungssystem einspeisen und für weiterführende Geschäftsprozesse verwenden."

So entsteht eine Zentralisierung der wichtigsten Informationen und eine einheitliche, ERechV-konforme Strukturierung selbiger – inklusive der verpflichtenden Dokumentation aller automatisierter Verfahren. Das Zusammenspiel beider Lösungen deckt somit das gesamte Spektrum der Rechnungsabwicklung ab und bündelt sowohl analog als auch digital eingehende Daten an einem Ort.

Von Schneckenpost zu High-Speed-Data
Zugriff, Bearbeitung und Versendung in Echtzeit spielen im digitalen Zeitalter eine immer prominentere Rolle – diese Entwicklung macht auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. Frei nach dem Motto "Zeit ist Geld" setzen Unternehmen in allen Geschäftsbereichen auf schnelle Prozesse. Doch die Vorteile von E-Invoicing enden natürlich nicht an dieser Stelle, weiß auch Myrko Rudolph: "Alleine die Kostenersparnis aufgrund des verringerten Papierverbrauchs und auch des Wegfallens von Porto-Zahlungen erweist sich als enorm. Zudem steigert sich die Effizienz, sowohl der Rechnungsprozesse als auch aller davon abhängigen Schritte."

Auch die Fehleranfälligkeit schrumpft auf ein Minimum: Durch die automatisierte Bearbeitung lassen sich Übertragungsfehler sowie Dopplungen vermeiden. Von den Behörden geforderte Konformität wird ausnahmslos eingehalten und die Prozesse finden auf Grundlage der neusten Datenschutzrichtlinien statt. "Die Zeit der unübersichtlichen Aktenstapel ist endgültig abgelaufen", meint Rudolph. "Einfache Implementierung, unzählige Vorteile und nicht zuletzt die Möglichkeit, auf effiziente Art und Weise zu digitalisieren, prägen die Zukunft nicht nur der Rechnungs-, sondern der gesamten Dokumentenverwaltung in der Cloud – und wer bei dieser Entwicklung nicht Schritt hält, bleibt auf der Strecke." (exapture: ra)

eingetragen: 09.09.20
Newsletterlauf: 19.10.20

exapture: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Meldungen: Tipps und Hinweise

Mythos der maßgeschneiderten Entwicklung
Der gezielte und flexible Einsatz von Technologie ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen. Digitalisierung ist für viele Unternehmen weiterhin eine Priorität, der sie eine substantielle Menge an Ausgaben einräumen: Einem Bericht des IDC zufolge, werden die weltweiten Investitionen in IT-Transformationsinitiativen voraussichtlich 4 Billionen US-Dollar bis 2027 übersteigen. Jedoch erreichen weniger als die Hälfte (48?Prozent) aller Digitalisierungsprojekte die angestrebten Ziele. Laut McKinsey scheitern sogar sieben von zehn Unternehmenstransformationen.
Migration in lokale Cloud-Rechenzentren
Digitale Souveränität in und mit der Cloud - dafür sind Unternehmen gefordert, die entscheidenden Weichen zu stellen. Aus der Projekterfahrung von Yorizon, Vorreiterin für Open Source Edge-Cloud-Services, sind es fünf entscheidende Faktoren, die eine unabhängige und zukunftsfähige Cloud-Strategie sicherstellen.
Agentische KI im Retail-Bereich
KI revolutioniert wie wir Ideen und Produkte entwickeln, Handel treiben und Informationen sammeln. Die menschliche Genialität bekommt dabei einen Kompagnon: die KI. Doch obwohl die generative KI häufig den größten Hype erzeugt, wird es die agentische KI sein, die Händlern den größten Nutzen bringt.
IT-Resilienz als Überlebensfaktor
Angesichts der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik als "besorgniserregend" eingestuften Cybersicherheitslage gewinnen automatisierte Ansätze für die Stärkung der IT-Resilienz zunehmend an Bedeutung, wie aktuelle Implementierungen zeigen.
Backup-Lücke von Microsoft 365
Unternehmen nutzen Microsoft 365 als Grundlage für ihre Produktivität. Doch neben den Vorteilen solcher Produktivitätsplattformen wird immer wieder eine Lücke in der Datenschutzstrategie übersehen: das Prinzip der geteilten Verantwortung. Diese Nachlässigkeit setzt wichtige Geschäftsinformationen erheblichen Risiken aus, die sich in Ausfallzeiten und wirtschaftlichen Verlusten niederschlagen können.
KI und digitale Souveränität
Die europaweite Debatte rund um digitale Souveränität fokussiert sich in den vergangenen Wochen überwiegend auf das Thema "KI" (AI-Gigafactory etc.). Dabei gerät ein anderer Aspekt gerade etwas in den Hintergrund: Cyberresilienz und die Kontrolle über kritische Daten innerhalb Europas.
DMS und digitale Souveränität
Die Welt ordnet sich neu und Europa steht unter wachsendem Druck, seine digitale Unabhängigkeit zu stärken. Laut einer Bitkom-Studie (2025) fordern 84 Prozent der Unternehmen, dass die neue Bundesregierung der digitalen Souveränität höchste Priorität einräumt. Gerade im Umgang mit vertraulichen Dokumenten und geschäftskritischen Informationen zeigt sich, wie entscheidend die Kontrolle über digitale Prozesse ist. Die easy software AG beleuchtet, welche Rolle das Dokumentenmanagement dabei spielt - und worauf es jetzt ankommt.
MDR - meist mehr Schein als Sein
Managed Detection and Response (MDR) ist der neue Hype der IT-Sicherheitsbranche. Kaum ein Systemhaus, das nicht plötzlich MDR im Portfolio hat. Was sich hinter diesem Label verbirgt, ist oft enttäuschend: vollautomatisierte EDR- oder XDR-Lösungen mit dem Etikett "Managed", das in Wahrheit kaum mehr bedeutet, als dass ein Dienstleister Herstellerlösungen lizenziert - nicht aber selbst Verantwortung übernimmt.
Einblicke in die Sichtweise der Kunden
Online-Händler erhalten täglich eine unzählige Menge an Anfragen. Ein Großteil davon wird mit KI-Agenten gelöst, da sie immer wieder ähnliche Themen wie Lieferzeiten, Rücksendungen oder Produktspezifikationen betreffen. Zum einen sind KI-Agenten damit eine Arbeitserleichterung bei wiederkehrenden Anfragen, besonders wenn diese Lösungen einfach zu bedienen sind, und den Unternehmen schnellen Mehrwert bieten. Doch hinter diesen Wiederholungen verbirgt sich zum anderen auch eine bislang oft ungenutzte Quelle strategischer Erkenntnisse: die Daten, die bei jeder einzelnen Interaktion entstehen.
Modernisierung birgt auch ein Risiko
Der Trend zur Cloud-Migration setzt Vermögensverwalter zunehmend unter Druck, ihre digitale Transformation voranzutreiben. Einer der strategischen Pfeiler einer Cloud-Strategie ist dabei der Wechsel von On-Premise- zu SaaS-Lösungen. Für größere, traditionelle Institutionen stellt sich jedoch die Frage: Sollten sie direkt auf SaaS umsteigen oder lieber einen mehrstufigen Ansatz über PaaS wählen? Alberto Cuccu, COO von Objectway, erklärt, warum ein schrittweiser Migrationsprozess für bestimmte Geschäftsfälle eine sinnvolle Option sein kann, welche Rolle DORA dabei spielt und welche typischen Fehler Banken bei ihrer IT-Transformation machen.

Den Schritt zu Cloud POS-Systeme wagen Die Cloud-Sicherheit in die Hand nehmen

Fachbeiträge: Hintergrund

Tape hat ausgedient, Public Cloud ist verzichtbar
Zwei in der Datensicherung eingesetzte Technologien stehen derzeit bei vielen Unternehmen und Behörden auf dem Prüfstand. Bei Tape sind mit der Einführung von LTO-10 die Verbindungen zu Vorgängergenerationen komplett abgeschnitten worden, was eine vollständige Migration aller Systeme und Daten notwendig macht. Die Public Cloud entpuppt sich in vielen Fällen als wesentlich teurer als angenommen und zudem bestimmen rechtlichen Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Datenhoheit die Diskussion.
Steigende Globalisierung von Daten
Der Aufstieg souveräner Clouds ist unausweichlich geworden, da regulatorische Anforderungen und geopolitische Spannungen Unternehmen dazu zwingen, neu zu überdenken, wo ihre Daten gespeichert werden. Lokalisierte Cloud-Umgebungen werden zunehmend unerlässlich, da sie Unternehmen erlauben, ihre Daten innerhalb bestimmter rechtlicher Rahmen zu halten, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu reduzieren. Doch souveräne Clouds können ohne Daten-Portabilität - also der Möglichkeit, Daten nahtlos zwischen Systemen und Standorten zu verschieben - nicht erfolgreich sein. Es gilt: Nicht warten, bis Regulierungen einen selbst antreiben, sondern der Entwicklung voraus sein.

Fachbeiträge: Grundlagen

Vergleich: Cloud-basiertes und lokales Backup
Die Datensicherung ist für den Schutz von Unternehmensdaten vor Cyberangriffen, Ransomware, Insider-Bedrohungen und versehentlichem Löschen von Daten unerlässlich. Moderne Sicherungsansätze nutzen sowohl lokale als auch Cloud-basierte Lösungen. Technologien wie die Datendeduplizierung helfen bei der Verwaltung großer Datenmengen über verschiedene Betriebssysteme und virtuelle Maschinenumgebungen hinweg. Zuverlässiger Backup-Speicher und flexible Backup-as-a-Service (BaaS)-Optionen helfen Unternehmen, sich schnell von Datenverlusten zu erholen.
Strommix entscheidet über Klimabilanz
Generative KI bringt spürbare Effizienzgewinne. Gleichzeitig verbraucht eine ChatGPT-Anfrage bis zu zehn Mal mehr Energie als eine Google-Suche. (1) Für Unternehmen entsteht damit ein komplexes Spannungsfeld zwischen Produktivitätsvorteilen und Nachhaltigkeitszielen. Der Rechenzentrumsspezialist Prior1 zeigt, wie mit diesem Dilemma konstruktiv umgegangen werden kann. Als Gemeinwohl-bilanziertes Unternehmen steht der Mittelständler vor der Herausforderung, KI-Potenziale zu nutzen, ohne die eigenen Klimaziele zu konterkarieren.

IT Security

Es braucht Plattformen, nicht Patchwork
Ein mutmaßlicher Angriff auf ein deutsches Rüstungsunternehmen ist kein technisches Problem. Er zeigt, wie angreifbar unser Land im digitalen Raum ist: wirtschaftlich, militärisch, politisch. Solche Angriffe gehören längst zur Realität. Doch Konsequenz im Umgang mit Cybersicherheit? Fehlanzeige.
Lokale Stärke dank regionalem Team
Arctic Wolf gibt den stetigen Ausbau ihrer regionalen Präsenz in der DACH-Region bekannt. Mit einem starken Fokus auf lokaler Nähe, einem permanent wachsenden deutschsprachigen Team und einem Security Operations Center (SOC) in Frankfurt am Main zeigt Arctic Wolf seit ihrem Markteintritt im Herbst 2021 starkes Commitment für den deutschsprachigen Markt.

IT Security - Angriffe & Lecks

Angriffsweg der JSCEAL-Malware
Check Point Research (CPR), die Sicherheitsforschungsabteilung von Check Point Software Technologies hat rund 35.000 betrügerische Werbeanzeigen in Krypto-Apps gefunden, vorrangig in der EU. Die Hacker-Kampagne hört auf den Namen JSCEAL und läuft seit mindestens März 2024. Bislang waren die Ausweichtaktiken gegen Viren-Scanner aus Sicht der Angreifer erfolgreich, wodurch eine fortschrittliche Malware Payload auf die Geräte der Opfer geladen werden kann.
Infos zur BlackSuit/Royal-Ransomware-Gruppe
Auch Bitdefender war an den Ermittlungen gegen die Ransomware-Kriminellen von Blacksuite beteiligt. Zu der internationalen Checkmate-Aktion, die zu der Beschlagnahme und der Zerschlagung der technischen Infrastruktur der Blacksuit -Gruppe führte, liefert Bitdefender nun in einem Blog Informationen über die Verbreitung der Ransomware, die Opfertypologie und das technische Vorgehen der Angreifer.

IT Security - Fachbeiträge

DSGVO und NIS2 gehen Hand in Hand
Sieben Jahre ist es her, dass die DSGVO in Kraft getreten ist. Damit startete 2018 der Trend, IT-Prozesse strenger zu regulieren. Mit NIS2 führt die EU diesen Kurs resolut weiter, die Bundesregierung arbeitet an der Umsetzung und hat erst jüngst einen Referentenentwurf des BMI von Ende Juni 2025 bekanntgegeben. Auch wenn offen ist, wie NIS2 hierzulande ein Gesetz wird, das Ziel ist bereits klar: Die Infrastrukturen und digitalen Prozesse in Unternehmen sollen widerstandsfähiger sein. Ein langer Weg und Vorarbeit lohnen sich. Wer die Maßgaben der DSGVO schon jetzt entschlossen und zielstrebig verfolgt hat, um Datensicherheit und Datenschutz zu berücksichtigen, hat es leichter, wenn NIS2 auf die Agenda rückt.
Finanzieller Schaden und Reputationsverlust
Die benutzerfreundliche Plattform von Instagram hat die Art und Weise stark verändert, wie Unternehmen mit ihren (potenziellen) Kunden in Kontakt treten. Diese Zugänglichkeit hat jedoch auch eine erhebliche Schwachstelle geschaffen: Instagram-Imitationen, eine wachsende Bedrohung, welche die Finanzen und den guten Ruf von Unternehmen ernsthaft gefährdet.

IT Security - Tipps / Hintergrund / Wissen

Identitäten im Blindflug
Rund 40 Prozent der Unternehmen verzichten laut einem aktuellen Bericht noch immer auf moderne Identity-Governance- und Administration-Lösungen (IGA). Das ist nicht nur ein organisatorisches Defizit - es ist ein ernstzunehmender Risikofaktor. Denn der Umgang mit digitalen Identitäten ist in vielen Organisationen noch immer ein Flickwerk aus manuellen Abläufen, intransparenten Prozessen und veralteter Technik. Während Cloud-Umgebungen rasant wachsen und Compliance-Anforderungen zunehmen, bleiben zentrale Fragen der Zugriffskontrolle oft ungelöst. An welchen Stellen Unternehmen oftmals offene Flanken haben und wie man Cyberkriminelle mithilfe von modernen IGA-Funktionen die Türen verschließt, klärt dieser Artikel.
178,6 Milliarden Euro Schaden durch Cyberattacken
Das aktuelle Bundeslagebild Cybercrime 2024 des BKA zeigt ein ambivalentes Bild: Während die Zahl der angezeigten Ransomware-Angriffe leicht auf 950 Fälle zurückging, stiegen die Auslandstaten im Cyberbereich auf über 200.000 Fälle an. Mit 178,6 Milliarden Euro erreichten die durch Cyberattacken verursachten Schäden einen neuen Höchststand. Besonders besorgniserregend ist der zunehmende Einsatz von KI durch Cyberkriminelle, die damit Phishing-Kampagnen perfektionieren und Malware effizienter entwickeln.