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Wie man unseriöse Outsourcing-Anbieter erkennt

Outsourcer-Wahl: Es sollten nur Dienstleister in Frage kommen, die das deutsche Datenschutzrecht und den Umgang mit personenbezogenen Daten ernst nehmen
Möchte ein Outsourcing-Anbieter nicht auf Fragen zu den Arbeitsvorgängen oder zu Datenschutzthemen antworten, sollte man alarmiert sein

(08.10.13) - Unerkannte Sicherheitslecks, sensible Daten auf ausgedienten Festplatten bei eBay oder unverschlossene Umschläge bei der Lohnabrechnung: Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit sind das A und O im Bereich Personalbuchhaltung. Wer seine Lohnabrechnung in fremde Hände gibt, sollte deshalb den Outsourcing-Anbieter genau auswählen. Die Experten von Exact Software geben fünf Tipps, um schwarze Schafe auf dem Markt zu erkennen.

Der bisherige Lohnbuchhalter kündigt, die ständigen Gesetzesänderungen werden zu viel oder der administrative Aufwand ist nicht mehr tragbar: Immer mehr Unternehmen übergeben ihre Lohn- und Gehaltabrechnung einem externen Experten. In punkto Sicherheit, Fachwissen und Erfahrung sind gute Dienstleister fast nicht zu toppen, und auch die Einführung neuer Systeme wie zum Beispiel mobile Zeiterfassung erleichtern sie enorm.

Anders sieht es aus, wenn man an einen BPO-Dienstleister gerät, der es mit Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit nicht so genau nimmt – oder der Entgeltabrechnung ohne speziell geschultes Personal als Nebenangebot im Portfolio führt. Dann sind Fehler und unzufriedene Mitarbeiter praktisch vorprogrammiert.

Tipp 1: Transparenz – Mit offenen Karten spielen
Leistungsbeschreibungen wie Service Level Agreements (SLAs) definieren schwarz auf weiß, welche Leistungen der Vertrag umfasst. Dazu zählen unter anderem Reaktions- und Lösungszeiten, Mängelbeseitigung, Mitwirkungspflichten des Kunden, Vergütungsberechnung und Kündigungsfristen – aber auch, inwieweit sich der Dienstleistungsvertrag bei Mitarbeiterfluktuation ändert. Möchte ein Outsourcing-Anbieter nicht auf Fragen zu den Arbeitsvorgängen oder zu Datenschutzthemen antworten, sollte man alarmiert sein.

Tipp 2: Sicherheit geht vor
Es sollten nur Dienstleister in Frage kommen, die das deutsche Datenschutzrecht und den Umgang mit personenbezogenen Daten ernst nehmen, damit Unbefugte auf keinen Fall Zugriff auf sensible Daten erhalten. Dafür notwendig ist ein zertifiziertes Rechenzentrum, das seine Daten auf mehreren Festplatten speichert und per SSL-Verschlüsselung und gesichertem Login strenge Zugriffskontrollen garantiert. Will ein Dienstleister nicht offenlegen, was mit den Daten nach der Vertragskündigung passiert, und verweigert Nachweise über den Ablauf der Sicherheitsvorkehrungen, so sind Zweifel an seiner Vertrauenswürdigkeit angebracht.

Tipp 3: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Die Korrektheit und Zuverlässigkeit der Lohnabrechnung muss jederzeit überprüfbar sein. Dazu braucht es einen persönlichen Ansprechpartner, der zu festen Geschäftszeiten gut erreichbar ist und auf jede Frage – abgesehen von Internas des Dienstleisters – Antwort geben kann. Ist der Unternehmenssitz nicht in Deutschland, erschwert sich die Kontrollierbarkeit enorm. Um jederzeit Einsicht in die Daten zu erhalten, sollte ein Lesezugriff per Online-Login oder eine mobile App zur Verfügung stehen.

Tipp 4: Kompetenz – Wissen ist Macht
Profunde Kenntnisse im Payroll-Bereich, über aktuelle gesetzliche Änderungen sowie über spezifische Abrechnungsmodalitäten zum Beispiel im Bau und Öffentlichen Dienst sind für einen guten Dienstleister selbstverständlich. Außerdem dokumentieren die Kreditwürdigkeit und eine Wirtschaftsauskunft des Dienstleisters dessen Markterfolg und damit die Qualität des angebotenen Services. Namhafte Referenzkunden weisen auf die Reputation, das Maß an Kundenzufriedenheit auf die Zuverlässigkeit hin.

Tipp 5: Qualität hat seinen Preis
Bei unverhältnismäßig günstigen Anbietern stellt sich die Frage: Sind die Dienstleister neu am Markt und loten nur ihre Marktposition aus, um später den Preis stark zu steigern? Wollen sie mit Dumpingpreisen ihre Mitbewerber ausstechen? Zu unerfahrene Anbieter können keine Nachhaltigkeit gewährleisten: Die Gefahr ist hoch, dass sie nicht am Markt bestehen bleiben und nach kurzer Zeit ein erneuter Wechsel notwendig wird. Zudem bringen gut geschultes Personal und dessen ständige Weiterbildung deutlich höhere Kosten mit sich als minder qualifizierte Mitarbeiter. Wer das Preis-Leistungs-Verhältnis richtig einschätzt, kann eventuellen Fehlerquellen vorbeugen.
(Exact Software: ra)

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Meldungen: Tipps und Hinweise

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Migration in lokale Cloud-Rechenzentren
Digitale Souveränität in und mit der Cloud - dafür sind Unternehmen gefordert, die entscheidenden Weichen zu stellen. Aus der Projekterfahrung von Yorizon, Vorreiterin für Open Source Edge-Cloud-Services, sind es fünf entscheidende Faktoren, die eine unabhängige und zukunftsfähige Cloud-Strategie sicherstellen.
Agentische KI im Retail-Bereich
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Angesichts der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik als "besorgniserregend" eingestuften Cybersicherheitslage gewinnen automatisierte Ansätze für die Stärkung der IT-Resilienz zunehmend an Bedeutung, wie aktuelle Implementierungen zeigen.
Backup-Lücke von Microsoft 365
Unternehmen nutzen Microsoft 365 als Grundlage für ihre Produktivität. Doch neben den Vorteilen solcher Produktivitätsplattformen wird immer wieder eine Lücke in der Datenschutzstrategie übersehen: das Prinzip der geteilten Verantwortung. Diese Nachlässigkeit setzt wichtige Geschäftsinformationen erheblichen Risiken aus, die sich in Ausfallzeiten und wirtschaftlichen Verlusten niederschlagen können.
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Die Welt ordnet sich neu und Europa steht unter wachsendem Druck, seine digitale Unabhängigkeit zu stärken. Laut einer Bitkom-Studie (2025) fordern 84 Prozent der Unternehmen, dass die neue Bundesregierung der digitalen Souveränität höchste Priorität einräumt. Gerade im Umgang mit vertraulichen Dokumenten und geschäftskritischen Informationen zeigt sich, wie entscheidend die Kontrolle über digitale Prozesse ist. Die easy software AG beleuchtet, welche Rolle das Dokumentenmanagement dabei spielt - und worauf es jetzt ankommt.
MDR - meist mehr Schein als Sein
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Einblicke in die Sichtweise der Kunden
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Modernisierung birgt auch ein Risiko
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SLA-Fallen bei Cloud Computing-Diensten Zehn Kriterien für virtuelle Datenräume

Fachbeiträge: Hintergrund

Tape hat ausgedient, Public Cloud ist verzichtbar
Zwei in der Datensicherung eingesetzte Technologien stehen derzeit bei vielen Unternehmen und Behörden auf dem Prüfstand. Bei Tape sind mit der Einführung von LTO-10 die Verbindungen zu Vorgängergenerationen komplett abgeschnitten worden, was eine vollständige Migration aller Systeme und Daten notwendig macht. Die Public Cloud entpuppt sich in vielen Fällen als wesentlich teurer als angenommen und zudem bestimmen rechtlichen Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Datenhoheit die Diskussion.
Steigende Globalisierung von Daten
Der Aufstieg souveräner Clouds ist unausweichlich geworden, da regulatorische Anforderungen und geopolitische Spannungen Unternehmen dazu zwingen, neu zu überdenken, wo ihre Daten gespeichert werden. Lokalisierte Cloud-Umgebungen werden zunehmend unerlässlich, da sie Unternehmen erlauben, ihre Daten innerhalb bestimmter rechtlicher Rahmen zu halten, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu reduzieren. Doch souveräne Clouds können ohne Daten-Portabilität - also der Möglichkeit, Daten nahtlos zwischen Systemen und Standorten zu verschieben - nicht erfolgreich sein. Es gilt: Nicht warten, bis Regulierungen einen selbst antreiben, sondern der Entwicklung voraus sein.

Fachbeiträge: Grundlagen

Vergleich: Cloud-basiertes und lokales Backup
Die Datensicherung ist für den Schutz von Unternehmensdaten vor Cyberangriffen, Ransomware, Insider-Bedrohungen und versehentlichem Löschen von Daten unerlässlich. Moderne Sicherungsansätze nutzen sowohl lokale als auch Cloud-basierte Lösungen. Technologien wie die Datendeduplizierung helfen bei der Verwaltung großer Datenmengen über verschiedene Betriebssysteme und virtuelle Maschinenumgebungen hinweg. Zuverlässiger Backup-Speicher und flexible Backup-as-a-Service (BaaS)-Optionen helfen Unternehmen, sich schnell von Datenverlusten zu erholen.
Strommix entscheidet über Klimabilanz
Generative KI bringt spürbare Effizienzgewinne. Gleichzeitig verbraucht eine ChatGPT-Anfrage bis zu zehn Mal mehr Energie als eine Google-Suche. (1) Für Unternehmen entsteht damit ein komplexes Spannungsfeld zwischen Produktivitätsvorteilen und Nachhaltigkeitszielen. Der Rechenzentrumsspezialist Prior1 zeigt, wie mit diesem Dilemma konstruktiv umgegangen werden kann. Als Gemeinwohl-bilanziertes Unternehmen steht der Mittelständler vor der Herausforderung, KI-Potenziale zu nutzen, ohne die eigenen Klimaziele zu konterkarieren.

IT Security

Es braucht Plattformen, nicht Patchwork
Ein mutmaßlicher Angriff auf ein deutsches Rüstungsunternehmen ist kein technisches Problem. Er zeigt, wie angreifbar unser Land im digitalen Raum ist: wirtschaftlich, militärisch, politisch. Solche Angriffe gehören längst zur Realität. Doch Konsequenz im Umgang mit Cybersicherheit? Fehlanzeige.
Lokale Stärke dank regionalem Team
Arctic Wolf gibt den stetigen Ausbau ihrer regionalen Präsenz in der DACH-Region bekannt. Mit einem starken Fokus auf lokaler Nähe, einem permanent wachsenden deutschsprachigen Team und einem Security Operations Center (SOC) in Frankfurt am Main zeigt Arctic Wolf seit ihrem Markteintritt im Herbst 2021 starkes Commitment für den deutschsprachigen Markt.

IT Security - Angriffe & Lecks

Angriffsweg der JSCEAL-Malware
Check Point Research (CPR), die Sicherheitsforschungsabteilung von Check Point Software Technologies hat rund 35.000 betrügerische Werbeanzeigen in Krypto-Apps gefunden, vorrangig in der EU. Die Hacker-Kampagne hört auf den Namen JSCEAL und läuft seit mindestens März 2024. Bislang waren die Ausweichtaktiken gegen Viren-Scanner aus Sicht der Angreifer erfolgreich, wodurch eine fortschrittliche Malware Payload auf die Geräte der Opfer geladen werden kann.
Infos zur BlackSuit/Royal-Ransomware-Gruppe
Auch Bitdefender war an den Ermittlungen gegen die Ransomware-Kriminellen von Blacksuite beteiligt. Zu der internationalen Checkmate-Aktion, die zu der Beschlagnahme und der Zerschlagung der technischen Infrastruktur der Blacksuit -Gruppe führte, liefert Bitdefender nun in einem Blog Informationen über die Verbreitung der Ransomware, die Opfertypologie und das technische Vorgehen der Angreifer.

IT Security - Fachbeiträge

DSGVO und NIS2 gehen Hand in Hand
Sieben Jahre ist es her, dass die DSGVO in Kraft getreten ist. Damit startete 2018 der Trend, IT-Prozesse strenger zu regulieren. Mit NIS2 führt die EU diesen Kurs resolut weiter, die Bundesregierung arbeitet an der Umsetzung und hat erst jüngst einen Referentenentwurf des BMI von Ende Juni 2025 bekanntgegeben. Auch wenn offen ist, wie NIS2 hierzulande ein Gesetz wird, das Ziel ist bereits klar: Die Infrastrukturen und digitalen Prozesse in Unternehmen sollen widerstandsfähiger sein. Ein langer Weg und Vorarbeit lohnen sich. Wer die Maßgaben der DSGVO schon jetzt entschlossen und zielstrebig verfolgt hat, um Datensicherheit und Datenschutz zu berücksichtigen, hat es leichter, wenn NIS2 auf die Agenda rückt.
Finanzieller Schaden und Reputationsverlust
Die benutzerfreundliche Plattform von Instagram hat die Art und Weise stark verändert, wie Unternehmen mit ihren (potenziellen) Kunden in Kontakt treten. Diese Zugänglichkeit hat jedoch auch eine erhebliche Schwachstelle geschaffen: Instagram-Imitationen, eine wachsende Bedrohung, welche die Finanzen und den guten Ruf von Unternehmen ernsthaft gefährdet.

IT Security - Tipps / Hintergrund / Wissen

Identitäten im Blindflug
Rund 40 Prozent der Unternehmen verzichten laut einem aktuellen Bericht noch immer auf moderne Identity-Governance- und Administration-Lösungen (IGA). Das ist nicht nur ein organisatorisches Defizit - es ist ein ernstzunehmender Risikofaktor. Denn der Umgang mit digitalen Identitäten ist in vielen Organisationen noch immer ein Flickwerk aus manuellen Abläufen, intransparenten Prozessen und veralteter Technik. Während Cloud-Umgebungen rasant wachsen und Compliance-Anforderungen zunehmen, bleiben zentrale Fragen der Zugriffskontrolle oft ungelöst. An welchen Stellen Unternehmen oftmals offene Flanken haben und wie man Cyberkriminelle mithilfe von modernen IGA-Funktionen die Türen verschließt, klärt dieser Artikel.
178,6 Milliarden Euro Schaden durch Cyberattacken
Das aktuelle Bundeslagebild Cybercrime 2024 des BKA zeigt ein ambivalentes Bild: Während die Zahl der angezeigten Ransomware-Angriffe leicht auf 950 Fälle zurückging, stiegen die Auslandstaten im Cyberbereich auf über 200.000 Fälle an. Mit 178,6 Milliarden Euro erreichten die durch Cyberattacken verursachten Schäden einen neuen Höchststand. Besonders besorgniserregend ist der zunehmende Einsatz von KI durch Cyberkriminelle, die damit Phishing-Kampagnen perfektionieren und Malware effizienter entwickeln.