Ein ERP-System muss flexibel sein

Zehn Kriterien für ERP-Systeme, die das Online-Business unterstützen sollen
Checkliste zeigt Anforderungen, wie ein ERP-System mit dem angebundenen Webshop reibungslos zusammenarbeitet

(31.05.11) - Online-Shops ohne eine Anbindung an ein ERP-System sind heute nicht mehr denkbar. Die prisma informatik GmbH, Nürnberg, hat jetzt in einer Checkliste zusammengestellt, welche zehn wesentlichen Anforderungen bei der Integration von Webshop und Warenwirtschaft gegeben sein müssen, damit die Prozesse von der Bestellung bis zur Auslieferung reibungslos ablaufen. Zusatzvorteil für den Shop-Betreiber: Bei gutem Service und schneller Lieferung werden aus Einmal-Kunden im Shop überzeugte Stammkunden.

"Die Betreiber von Webshops benötigen in hohem Maße Prozessunterstützung, angefangen bei den organisatorischen Abläufen, die eine Bestellung im Shop auslöst über die Finanzverwaltung bis hin zur logistischen Abwicklung des Auftrags. Weil jeder Shop individuell ist, muss das angebundene ERP-System hohe Flexibilität aufweisen. Es sollten zudem neben unterschiedlichen Shop-Systemen auch Verkaufsplattformen wie Ebay oder Amazon als Frontend genutzt werden können", rät Claudius Malue, Geschäftsführer von prisma informatik.

In folgenden zehn Punkten muss ein ERP-System den Online-Handel unterstützen:

1. Prozesse müssen nahtlos ineinander greifen.
Wichtig für reibungslose Abläufe sind eine professionelle Steuerung sowie eine abteilungsübergreifende und einheitliche Informationsbasis. Vertrieb, Lager, Logistik, Einkauf und Rechnungswesen arbeiten somit sehr effizient zusammen. Die Prozessschritte folgen ohne Zeitverlust aufeinander.

2. Nur ein System stellt die Daten bereit.
Das ERP-System ist das führende System für die Aktualisierung von Artikeldaten. Spezielle Katalogtexte, Preise und Fotos können hier gepflegt und für das jeweilige Frontend ausgewählt werden. Dies stellt eine saubere Abwicklung im Hintergrund sicher und vermeidet Fehler.

3. Die Bestellverarbeitung erfolgt weitestgehend automatisiert.
Soll die Abwicklung von Online-Bestellungen möglichst automatisiert ablaufen, lassen sich Workflows definieren, die bei bestimmten Ereignissen den nachfolgenden Schritt ausführen. Etwa kann ein Versand angestoßen werden, wenn die Zahlung des Kunden eingetroffen ist. Auch eine integrierte Gutscheinverwaltung erleichtert den automatisierten Prozess. Immer dann, wenn manuelle Eingriffe oder ausdrückliche Freigaben erforderlich sind, zeigt das System diese an.

4. Das ERP-System hat Lager und Logistik im Griff.
Damit der Online-Shop mit schnellen Lieferzeiten punkten kann, ist eine permanente Bestands- und Verfügbarkeitsprüfung im ERP-System notwendig. Kommissionier- und Versandprozesse können automatisiert starten. Ein zusätzlicher wertvoller Kundenservice ist die Sendungsverfolgung. Diese setzt eine einfache Anbindung von Dienstleistern wie Paketversender und Spediteure voraus.

5. Das ERP-System unterstützt Einkauf und Disposition.
Die Abverkäufe im Shop reduzieren den Lagerbestand. Das ERP-System ermöglicht durch die Vernetzung der Abteilungen und die Automatisierung von Bestellvorschlägen eine termingerechte Disposition. Dabei werden auch die Kosten niedrig gehalten, denn das ERP-System verwaltet Rabatte, Lieferfristen, Alternativ-Artikel und sonstige Konditionen für die gelisteten Lieferanten.

6. Online-Shop und ERP erfüllen auch Kunden-Sonderwünsche.
Mit kundenindividuellen Varianten – zum Beispiel spezielle Aufdrucke, Gravuren und ähnliches – sowie auch Sonderbeschaffungen oder individuelle Konfigurationen erweitern Online-Shops ihr Sortiment und können ihre Umsätze ausbauen. Das ERP-System muss solche komplexen Prozesse unterstützen und entsprechende Aufträge generieren bzw. die individuellen Besonderheiten abbilden.

7. Ein Auftragscockpit verschafft den Überblick.
Die Aufträge aus dem Online-Shop durchlaufen in der Regel automatisiert die Prozesskette anhand von zuvor definierten Kriterien und Freigabe-Informationen. Damit die zuständigen Anwender wissen, ob aktuell bestimmte Aufträge im System "haken" oder die Bestellungen lückenlos verarbeitet werden, zeigen spezifische Cockpits den jeweiligen Ausschnitt der Prozesskette an. Der jeweiligen Anwendergruppe wird auf einfache Weise die Bearbeitung ermöglicht. Störungen und definierte Ausnahmebedingungen müssen schnell zu erkennen und zu beheben sein.

8. Das ERP-System schützt vor unangenehmen Überraschungen.
Online-Shops sind häufig Opfer von Betrugsversuchen. Das ERP-System filtert daher Adressdubletten heraus, meldet Betragsüberschreitungen sowie auch den Versuch von Nutzern, durch Serienbestellungen Mengen- oder Betragsgrenzen zu umgehen. Entsprechende Aufträge werden automatisch anhand flexibler Kriterien ausgesteuert.

9. Kennzahlen aus allen Unternehmensbereichen werden bereitgestellt.
Ob das Online-Business wirklich wirtschaftlich ist, zeigen nicht allein die Umsätze. Das ERP-System stellt nicht nur Kennzahlen einer Kosten- und Leistungsrechnung zur Verfügung. Darüber hinaus sollten sich auch Bestellungen den jeweiligen Plattformen zuordnen, die ertragreichsten Verkaufsplattformen ermitteln und Auswertungen in der Finanzbuchhaltung erledigen lassen.

10. Informationen fürs Management liefern Entscheidungsgrundlagen.
Tagesaktuelle Informationen müssen die Basis sein, um im schnelllebigen Online-Business die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dabei sind Auswertungen über sämtliche Unternehmensbereiche unverzichtbar. Sie liefern maximale Transparenz, mit deren Hilfe die Vergangenheit beurteilt und die Zukunft geplant werden kann. Ein optimales System stellt auch Informationen auf Artikel- und Kundenebene bereit. Zudem sollten Warnmeldungen für bestimmte Ereignisse definiert werden können, so dass im Bedarfsfall schnell reagiert werden kann.
(prisma informatik: ra)

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