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Ein ERP-System muss flexibel sein

Zehn Kriterien für ERP-Systeme, die das Online-Business unterstützen sollen
Checkliste zeigt Anforderungen, wie ein ERP-System mit dem angebundenen Webshop reibungslos zusammenarbeitet

**Claudius Malue** Weil jeder Shop individuell ist, muss das angebundene ERP-System hohe Flexibilität aufweisen, Bild: prisma informatik

(31.05.11) - Online-Shops ohne eine Anbindung an ein ERP-System sind heute nicht mehr denkbar. Die prisma informatik GmbH, Nürnberg, hat jetzt in einer Checkliste zusammengestellt, welche zehn wesentlichen Anforderungen bei der Integration von Webshop und Warenwirtschaft gegeben sein müssen, damit die Prozesse von der Bestellung bis zur Auslieferung reibungslos ablaufen. Zusatzvorteil für den Shop-Betreiber: Bei gutem Service und schneller Lieferung werden aus Einmal-Kunden im Shop überzeugte Stammkunden.

"Die Betreiber von Webshops benötigen in hohem Maße Prozessunterstützung, angefangen bei den organisatorischen Abläufen, die eine Bestellung im Shop auslöst über die Finanzverwaltung bis hin zur logistischen Abwicklung des Auftrags. Weil jeder Shop individuell ist, muss das angebundene ERP-System hohe Flexibilität aufweisen. Es sollten zudem neben unterschiedlichen Shop-Systemen auch Verkaufsplattformen wie Ebay oder Amazon als Frontend genutzt werden können", rät Claudius Malue, Geschäftsführer von prisma informatik.

In folgenden zehn Punkten muss ein ERP-System den Online-Handel unterstützen:

1. Prozesse müssen nahtlos ineinander greifen.
Wichtig für reibungslose Abläufe sind eine professionelle Steuerung sowie eine abteilungsübergreifende und einheitliche Informationsbasis. Vertrieb, Lager, Logistik, Einkauf und Rechnungswesen arbeiten somit sehr effizient zusammen. Die Prozessschritte folgen ohne Zeitverlust aufeinander.

2. Nur ein System stellt die Daten bereit.
Das ERP-System ist das führende System für die Aktualisierung von Artikeldaten. Spezielle Katalogtexte, Preise und Fotos können hier gepflegt und für das jeweilige Frontend ausgewählt werden. Dies stellt eine saubere Abwicklung im Hintergrund sicher und vermeidet Fehler.

3. Die Bestellverarbeitung erfolgt weitestgehend automatisiert.
Soll die Abwicklung von Online-Bestellungen möglichst automatisiert ablaufen, lassen sich Workflows definieren, die bei bestimmten Ereignissen den nachfolgenden Schritt ausführen. Etwa kann ein Versand angestoßen werden, wenn die Zahlung des Kunden eingetroffen ist. Auch eine integrierte Gutscheinverwaltung erleichtert den automatisierten Prozess. Immer dann, wenn manuelle Eingriffe oder ausdrückliche Freigaben erforderlich sind, zeigt das System diese an.

4. Das ERP-System hat Lager und Logistik im Griff.
Damit der Online-Shop mit schnellen Lieferzeiten punkten kann, ist eine permanente Bestands- und Verfügbarkeitsprüfung im ERP-System notwendig. Kommissionier- und Versandprozesse können automatisiert starten. Ein zusätzlicher wertvoller Kundenservice ist die Sendungsverfolgung. Diese setzt eine einfache Anbindung von Dienstleistern wie Paketversender und Spediteure voraus.

5. Das ERP-System unterstützt Einkauf und Disposition.
Die Abverkäufe im Shop reduzieren den Lagerbestand. Das ERP-System ermöglicht durch die Vernetzung der Abteilungen und die Automatisierung von Bestellvorschlägen eine termingerechte Disposition. Dabei werden auch die Kosten niedrig gehalten, denn das ERP-System verwaltet Rabatte, Lieferfristen, Alternativ-Artikel und sonstige Konditionen für die gelisteten Lieferanten.

6. Online-Shop und ERP erfüllen auch Kunden-Sonderwünsche.
Mit kundenindividuellen Varianten – zum Beispiel spezielle Aufdrucke, Gravuren und ähnliches – sowie auch Sonderbeschaffungen oder individuelle Konfigurationen erweitern Online-Shops ihr Sortiment und können ihre Umsätze ausbauen. Das ERP-System muss solche komplexen Prozesse unterstützen und entsprechende Aufträge generieren bzw. die individuellen Besonderheiten abbilden.

7. Ein Auftragscockpit verschafft den Überblick.
Die Aufträge aus dem Online-Shop durchlaufen in der Regel automatisiert die Prozesskette anhand von zuvor definierten Kriterien und Freigabe-Informationen. Damit die zuständigen Anwender wissen, ob aktuell bestimmte Aufträge im System "haken" oder die Bestellungen lückenlos verarbeitet werden, zeigen spezifische Cockpits den jeweiligen Ausschnitt der Prozesskette an. Der jeweiligen Anwendergruppe wird auf einfache Weise die Bearbeitung ermöglicht. Störungen und definierte Ausnahmebedingungen müssen schnell zu erkennen und zu beheben sein.

8. Das ERP-System schützt vor unangenehmen Überraschungen.
Online-Shops sind häufig Opfer von Betrugsversuchen. Das ERP-System filtert daher Adressdubletten heraus, meldet Betragsüberschreitungen sowie auch den Versuch von Nutzern, durch Serienbestellungen Mengen- oder Betragsgrenzen zu umgehen. Entsprechende Aufträge werden automatisch anhand flexibler Kriterien ausgesteuert.

9. Kennzahlen aus allen Unternehmensbereichen werden bereitgestellt.
Ob das Online-Business wirklich wirtschaftlich ist, zeigen nicht allein die Umsätze. Das ERP-System stellt nicht nur Kennzahlen einer Kosten- und Leistungsrechnung zur Verfügung. Darüber hinaus sollten sich auch Bestellungen den jeweiligen Plattformen zuordnen, die ertragreichsten Verkaufsplattformen ermitteln und Auswertungen in der Finanzbuchhaltung erledigen lassen.

10. Informationen fürs Management liefern Entscheidungsgrundlagen.
Tagesaktuelle Informationen müssen die Basis sein, um im schnelllebigen Online-Business die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dabei sind Auswertungen über sämtliche Unternehmensbereiche unverzichtbar. Sie liefern maximale Transparenz, mit deren Hilfe die Vergangenheit beurteilt und die Zukunft geplant werden kann. Ein optimales System stellt auch Informationen auf Artikel- und Kundenebene bereit. Zudem sollten Warnmeldungen für bestimmte Ereignisse definiert werden können, so dass im Bedarfsfall schnell reagiert werden kann.
(prisma informatik: ra)

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Steigende Globalisierung von Daten
Der Aufstieg souveräner Clouds ist unausweichlich geworden, da regulatorische Anforderungen und geopolitische Spannungen Unternehmen dazu zwingen, neu zu überdenken, wo ihre Daten gespeichert werden. Lokalisierte Cloud-Umgebungen werden zunehmend unerlässlich, da sie Unternehmen erlauben, ihre Daten innerhalb bestimmter rechtlicher Rahmen zu halten, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu reduzieren. Doch souveräne Clouds können ohne Daten-Portabilität - also der Möglichkeit, Daten nahtlos zwischen Systemen und Standorten zu verschieben - nicht erfolgreich sein. Es gilt: Nicht warten, bis Regulierungen einen selbst antreiben, sondern der Entwicklung voraus sein.

Fachbeiträge: Grundlagen

Vergleich: Cloud-basiertes und lokales Backup
Die Datensicherung ist für den Schutz von Unternehmensdaten vor Cyberangriffen, Ransomware, Insider-Bedrohungen und versehentlichem Löschen von Daten unerlässlich. Moderne Sicherungsansätze nutzen sowohl lokale als auch Cloud-basierte Lösungen. Technologien wie die Datendeduplizierung helfen bei der Verwaltung großer Datenmengen über verschiedene Betriebssysteme und virtuelle Maschinenumgebungen hinweg. Zuverlässiger Backup-Speicher und flexible Backup-as-a-Service (BaaS)-Optionen helfen Unternehmen, sich schnell von Datenverlusten zu erholen.
Strommix entscheidet über Klimabilanz
Generative KI bringt spürbare Effizienzgewinne. Gleichzeitig verbraucht eine ChatGPT-Anfrage bis zu zehn Mal mehr Energie als eine Google-Suche. (1) Für Unternehmen entsteht damit ein komplexes Spannungsfeld zwischen Produktivitätsvorteilen und Nachhaltigkeitszielen. Der Rechenzentrumsspezialist Prior1 zeigt, wie mit diesem Dilemma konstruktiv umgegangen werden kann. Als Gemeinwohl-bilanziertes Unternehmen steht der Mittelständler vor der Herausforderung, KI-Potenziale zu nutzen, ohne die eigenen Klimaziele zu konterkarieren.

IT Security

Es braucht Plattformen, nicht Patchwork
Ein mutmaßlicher Angriff auf ein deutsches Rüstungsunternehmen ist kein technisches Problem. Er zeigt, wie angreifbar unser Land im digitalen Raum ist: wirtschaftlich, militärisch, politisch. Solche Angriffe gehören längst zur Realität. Doch Konsequenz im Umgang mit Cybersicherheit? Fehlanzeige.
Lokale Stärke dank regionalem Team
Arctic Wolf gibt den stetigen Ausbau ihrer regionalen Präsenz in der DACH-Region bekannt. Mit einem starken Fokus auf lokaler Nähe, einem permanent wachsenden deutschsprachigen Team und einem Security Operations Center (SOC) in Frankfurt am Main zeigt Arctic Wolf seit ihrem Markteintritt im Herbst 2021 starkes Commitment für den deutschsprachigen Markt.

IT Security - Angriffe & Lecks

Angriffsweg der JSCEAL-Malware
Check Point Research (CPR), die Sicherheitsforschungsabteilung von Check Point Software Technologies hat rund 35.000 betrügerische Werbeanzeigen in Krypto-Apps gefunden, vorrangig in der EU. Die Hacker-Kampagne hört auf den Namen JSCEAL und läuft seit mindestens März 2024. Bislang waren die Ausweichtaktiken gegen Viren-Scanner aus Sicht der Angreifer erfolgreich, wodurch eine fortschrittliche Malware Payload auf die Geräte der Opfer geladen werden kann.
Infos zur BlackSuit/Royal-Ransomware-Gruppe
Auch Bitdefender war an den Ermittlungen gegen die Ransomware-Kriminellen von Blacksuite beteiligt. Zu der internationalen Checkmate-Aktion, die zu der Beschlagnahme und der Zerschlagung der technischen Infrastruktur der Blacksuit -Gruppe führte, liefert Bitdefender nun in einem Blog Informationen über die Verbreitung der Ransomware, die Opfertypologie und das technische Vorgehen der Angreifer.

IT Security - Fachbeiträge

DSGVO und NIS2 gehen Hand in Hand
Sieben Jahre ist es her, dass die DSGVO in Kraft getreten ist. Damit startete 2018 der Trend, IT-Prozesse strenger zu regulieren. Mit NIS2 führt die EU diesen Kurs resolut weiter, die Bundesregierung arbeitet an der Umsetzung und hat erst jüngst einen Referentenentwurf des BMI von Ende Juni 2025 bekanntgegeben. Auch wenn offen ist, wie NIS2 hierzulande ein Gesetz wird, das Ziel ist bereits klar: Die Infrastrukturen und digitalen Prozesse in Unternehmen sollen widerstandsfähiger sein. Ein langer Weg und Vorarbeit lohnen sich. Wer die Maßgaben der DSGVO schon jetzt entschlossen und zielstrebig verfolgt hat, um Datensicherheit und Datenschutz zu berücksichtigen, hat es leichter, wenn NIS2 auf die Agenda rückt.
Finanzieller Schaden und Reputationsverlust
Die benutzerfreundliche Plattform von Instagram hat die Art und Weise stark verändert, wie Unternehmen mit ihren (potenziellen) Kunden in Kontakt treten. Diese Zugänglichkeit hat jedoch auch eine erhebliche Schwachstelle geschaffen: Instagram-Imitationen, eine wachsende Bedrohung, welche die Finanzen und den guten Ruf von Unternehmen ernsthaft gefährdet.

IT Security - Tipps / Hintergrund / Wissen

Identitäten im Blindflug
Rund 40 Prozent der Unternehmen verzichten laut einem aktuellen Bericht noch immer auf moderne Identity-Governance- und Administration-Lösungen (IGA). Das ist nicht nur ein organisatorisches Defizit - es ist ein ernstzunehmender Risikofaktor. Denn der Umgang mit digitalen Identitäten ist in vielen Organisationen noch immer ein Flickwerk aus manuellen Abläufen, intransparenten Prozessen und veralteter Technik. Während Cloud-Umgebungen rasant wachsen und Compliance-Anforderungen zunehmen, bleiben zentrale Fragen der Zugriffskontrolle oft ungelöst. An welchen Stellen Unternehmen oftmals offene Flanken haben und wie man Cyberkriminelle mithilfe von modernen IGA-Funktionen die Türen verschließt, klärt dieser Artikel.
178,6 Milliarden Euro Schaden durch Cyberattacken
Das aktuelle Bundeslagebild Cybercrime 2024 des BKA zeigt ein ambivalentes Bild: Während die Zahl der angezeigten Ransomware-Angriffe leicht auf 950 Fälle zurückging, stiegen die Auslandstaten im Cyberbereich auf über 200.000 Fälle an. Mit 178,6 Milliarden Euro erreichten die durch Cyberattacken verursachten Schäden einen neuen Höchststand. Besonders besorgniserregend ist der zunehmende Einsatz von KI durch Cyberkriminelle, die damit Phishing-Kampagnen perfektionieren und Malware effizienter entwickeln.