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IT entlasten durch Cloud-Services

Cloud Computing-Services sind in kürzester Zeit und ohne hohe Anfangsinvestitionen verfügbar
Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine hohe Produktivität entscheidend für die Zukunftssicherheit von Unternehmen. Doch viele, vor allem kleinere Firmen leiden unter Produktivitätsverlust durch administrative Aufgaben. Und jetzt verursacht auch noch die DSGVO zusätzlichen Aufwand. Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei Sage, gibt Tipps, wie Unternehmen produktiver werden können.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland verwenden 3,7 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit auf administrative Tätigkeiten. Das entspricht einem Produktivitätsverlust von mehr als 28 Milliarden Euro pro Jahr. Diese Zahlen erhob die Studie "Sweating the Small Stuff: the impact of the bureaucracy burden”, die Plum Consulting im Auftrag von Sage durchgeführt hat. Die Untersuchung zeigt auch: Je kleiner die Unternehmen, desto höher der Anteil unproduktiver Tätigkeiten.

Verschärft wird das Problem derzeit noch durch die DSGVO, die Unternehmen ab Mai zusätzliche Informations- und Dokumentationspflichten auferlegt. Gleichzeitig setzt der Fachkräftemangel den Unternehmen zu. So wird es immer schwieriger für den Mittelstand als Rückgrat der deutschen Wirtschaft, das Wachstum zu bewältigen. Grund genug also, jetzt konkrete Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität einzuleiten. Denn Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal. Mit den Mitteln der Digitalisierung lassen sich Aufwand und Kosten administrativer Aufgaben spürbar senken.

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Hier einige Tipps dazu:

Buchhaltung digitalisieren mit kaufmännischer Software
Während immer mehr Verbraucher bereits per Smartphone und Tablet im Internet einkaufen, tun sich viele KMU immer noch schwer mit der Digitalisierung. Nur 19 Prozent der Befragten in der oben genannten Studie haben bereits alle Verwaltungstätigkeiten automatisiert. Nicht einmal ein Drittel (27 Prozent) erledigen sie zumindest teilweise mit Softwareprogrammen. Und mehr als die Hälfte der KMU in Deutschland verzichtet noch auf digitale Unterstützung der administrativen Abläufe. Dabei liegen die Vorteile digitaler Abläufe auf der Hand: Elektronische Angebote, Aufträge und Rechnungen etwa lassen sich nicht nur einfacher und schneller erstellen und versenden. Auch der Aufwand für das Auffinden, Nachbearbeiten und Archivieren sinkt spürbar.

Vorgänge vereinfachen und beschleunigen
Ein Beispiel: Kunde ruft an und hat eine Frage zu einer Rechnung oder eine Auftragsänderung. Wenn das Dokument mit einer kaufmännischen Software erstellt und abgelegt wurde, holt der Mitarbeiter am Telefon es sich per Tastendruck oder Mausklick auf den Bildschirm und ist sofort auskunftsbereit. Eventuelle Änderungswünsche können direkt beim jeweiligen Vorgang erfasst und anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung elektronisch zugewiesen werden. Das reduziert den Aufwand für die Mitarbeiter und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Kaufmännische Anwendungen mit Office 365 integrieren
Zusätzliche Produktivität gewinnen Anwender, wenn sie beim Öffnen von Kunden-E-Mails direkt aus Outlook heraus auf Kundendaten in ihrer Buchhaltung zugreifen können, ohne ein neues Programm zu starten. Das gilt auch für den schnelleren Zugriff auf Geschäftsinformationen, Kontaktdaten und Notizen von unterwegs. Möglich wird beides durch eine Integration von Buchhaltungsprogramm und Office-Software aus der Cloud. Damit können Mitarbeiter beispielsweise ihre Zeit auf Geschäftsreisen produktiver nutzen, indem sie Geschäftsprozesse per Tablet und Smartphone vorantreiben.

Archiv digitalisieren
IT-Eingangsrechnungen, Verträge und Formulare aller Art – die Papierberge in vielen Unternehmen wachsen in den Himmel. Dabei erlauben die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) schon seit 2015, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten, wenn Unternehmen dazu eine so genannte Verfahrensdokumentation erstellen.

Dadurch lässt sich unter anderem viel Platz im Büro sparen. Außerdem sorgt die Verfahrensdokumentation dafür, dass im Falle einer Betriebsprüfung alle nötigen Informationen in geeigneter Form vorliegen. Und natürlich profitieren die Mitarbeiter intern enorm davon, dass alle Dokumente innerhalb von Sekunden am Bildschirm verfügbar sind und nicht lange in Schränken und Ordnern gesucht werden müssen.

IT entlasten durch Cloud-Services
In Buchhaltung und Personalwesen fallen täglich persönliche und personenbezogene Daten an. Die dafür nötigen Sicherheitsstandards einzuhalten, ist eine wichtige Aufgabe, der sich viele Firmen mit ihrer bestehenden IT kaum gewachsen fühlen. Das liegt unter anderem daran, dass IT-Sicherheitsexperten für Anwenderunternehmen infolge des Fachkräftemangels schwer zu finden sind.

Aber auch der physische Schutz der Rechnersysteme erfordert einen Aufwand, der von mittelständischen Firmen wirtschaftlich kaum zu leisten ist. Spezialisierte Cloud-Dienstleister hingegen verfügen sowohl über das erforderliche Know-how als auch über zertifizierte Rechenzentren, die alle gesetzlichen Anforderungen inklusive der DSGVO erfüllen. Darüber hinaus sind Cloud-Services in kürzester Zeit und ohne hohe Anfangsinvestitionen verfügbar. Zusätzlich verringern sie beispielsweise den Aufwand für Wartung und Pflege von Software durch automatische Updates.

Zusatzaufwand für DSGVO reduzieren
Ab 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Und die droht mit erheblichen Sanktionen bei Verstößen gegen den Datenschutz: Bis zu vier Prozent vom Jahreseinkommen oder 20 Millionen Euro kann ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht künftig kosten.

Um einen vorschriftsmäßigen Datenschutz im Unternehmen zu implementieren, kommt es vor allem darauf an, genau zu dokumentieren: bestehende Datenschutzmaßnahmen ebenso wie die neuen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift. Damit Unternehmen dabei möglichst effizient und effektiv vorgehen, haben die Experten von Sage zum einen ihre Software-Produkte und Cloud-Services DSGVO-bereit gestaltet, und zum anderen eine Sammlung Checklisten, Leitfäden und weiterführenden Informationen zum Thema bereitgestellt.

Bessere Mitarbeitererfahrung ermöglichen
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Das stellt neue Anforderungen an die Personalverantwortlichen von Unternehmen. Der Kampf um die besten Mitarbeiter wird zur existenziellen Herausforderung. Sie wollen die Aufmerksamkeit der besten Leute wecken, sie für das Unternehmen gewinnen und längerfristig binden. Das bedeutet auch: Unternehmen müssen eine positive Mitarbeitererfahrung schaffen. In Firmen mit 200 oder mehr Beschäftigten ist das ohne spezielle Software für das Personalwesen kaum machbar. Vor allem schnell wachsende mittelständische Unternehmen erwarten von ihren HR-Lösungen mehr als die Abwicklung von transaktionellen HR-Prozessen. Es kommt darauf an, die Motivation der Mitarbeiter besser zu verstehen und mit der Personalentwicklung abzustimmen. Das Ergebnis: Einfachere und schnellere Prozesse, beispielsweise im Bewerbermanagement, bei Reisekostenabrechnungen oder in der Weiterbildung. Das schafft nicht nur eine bessere Mitarbeitererfahrung, sondern erhöht außerdem die Produktivität – nicht nur im Personalwesen.

Zahlungsmanagement automatisieren
Das Problem kennt jeder Unternehmer: säumige Zahler. Eine weitere Studie der Unternehmensberatung Plum Consulting im Auftrag von Sage mit dem Titel "Delayed reactions: the impact of late payments" belegt: Fast ein Zehntel (9 Prozent) aller Rechnungen in Deutschland wird zu spät beglichen. Das heißt, die Zahlung erfolgt nicht innerhalb der üblichen Frist von 30 oder 60 Tagen. Die Folge: Im Cash-Flow fehlen den Unternehmen 56 Milliarden Euro.

Dabei gibt es zumeist weder auf Seiten der Schuldner noch auf Seiten der Gläubiger überzeugende Gründe für den Zahlungsverzug. Mit einem durchgängigen, weitgehend automatisierten Zahlungsmanagement ließe sich der Zahlungseingang in vielen Fällen ohne zusätzlichen Aufwand beschleunigen. So erhöht die Digitalisierung neben der Produktivität auch die Liquidität des Unternehmens. (Sage: ra)

eingetragen: 17.03.18
Newsletterlauf: 17.04.18

Meldungen: Tipps und Hinweise

XLAs: Der Mensch als Maßstab
Über Jahrzehnte galten Service Level Agreements (SLAs) als Maßstab für gutes IT- und Servicemanagement: Wurde ein Ticket fristgerecht gelöst, war die Aufgabe erledigt. Doch in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt zeigt sich: Diese Logik greift zu kurz. Effizienz allein entscheidet nicht mehr, ob Mitarbeitende zufrieden und produktiv bleiben. Gefragt ist ein neues Verständnis, das die tatsächliche Erfahrung der Menschen in den Mittelpunkt rückt.
Cloud-Souveränität immer stärker im Mittelpunkt
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Vom Nearshoring zum Smart Sourcing
Aufgrund des enormen IT-Fachkräftemangels und der wachsenden Anforderungen von KI und digitaler Transformationen benötigen Unternehmen heute flexible und kosteneffiziente Lösungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Für die Umsetzung anspruchsvoller Innovationsprojekte mit hohen Qualitätsstandards entscheiden sich deshalb viele Unternehmen für Nearshoring, da dieses Modell ihnen Zugang zu hochausgebildeten IT-Fachkräften in räumlicher und kultureller Nähe ermöglicht.
Sechs stille Killer des Cloud-Backups
Cloud-Backups erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da sie auf den ersten Blick eine äußerst einfache und praktische Maßnahme zu Schutz von Daten und Anwendungen sind. Andy Fernandez, Director of Product Management bei Hycu, nennt in der Folge sechs "stille Killer", welche die Performance von Cloud-Backups still und leise untergraben. Diese werden außerhalb der IT-Teams, die täglich damit zu tun haben, nicht immer erkannt, können aber verheerende Folgen haben, wenn sie ignoriert werden.
Datenaufbewahrungsstrategie und SaaS
Die Einhaltung von Richtlinien zur Datenaufbewahrung sind für Unternehmen unerlässlich, denn sie sorgen dafür, dass wertvolle Informationen sicher gespeichert und Branchenvorschriften - egal wie komplex sie sind - eingehalten werden. Diese Governance-Frameworks legen fest, wie Unternehmen sensible Daten verwalten - von deren Erstellung und aktiven Nutzung bis hin zur Archivierung oder Vernichtung. Heute verlassen sich viele Unternehmen auf SaaS-Anwendungen wie Microsoft 365, Salesforce und Google Workspace. Die Verlagerung von Prozessen und Daten in die Cloud hat jedoch eine gefährliche Lücke in die Zuverlässigkeit der Datenaufbewahrung gerissen, denn die standardmäßigen Aufbewahrungsfunktionen der Drittanbieter entsprechen häufig nicht den Compliance-Anforderungen oder Datenschutzzielen.
Lücken der SaaS-Plattformen schließen
Die zunehmende Nutzung von Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen wie Microsoft 365, Salesforce oder Google Workspace verändert die Anforderungen an das Datenmanagement in Unternehmen grundlegend. Während Cloud-Dienste zentrale Geschäftsprozesse unterstützen, sind standardmäßig bereitgestellte Datenaufbewahrungsfunktionen oft eingeschränkt und können die Einhaltung der Compliance gefährden. Arcserve hat jetzt zusammengefasst, worauf es bei der Sicherung der Daten führender SaaS-Anbieter ankommt.
Nicht mehr unterstützte Software managen
Von Windows bis hin zu industriellen Produktionssystemen: Wie veraltete Software Unternehmen angreifbar macht und welche Strategien jetzt nötig sind Veraltete Software ist weit verbreitet - oft auch dort, wo man es nicht sofort vermuten würde. Beispiele für besonders langlebige Anwendungen sind das SABRE-Flugbuchungssystem oder die IRS-Systeme "Individual Master File" und "Business Master File" für Steuerdaten, die seit den frühen 1960er-Jahren im Einsatz sind. Während solche Anwendungen ihren Zweck bis heute erfüllen, existiert daneben eine Vielzahl alter Software, die längst zum Sicherheitsrisiko geworden ist.
Wie sich Teamarbeit im KI-Zeitalter verändert
Liefertermine wackeln, Teams arbeiten unter Dauerlast, Know-how verschwindet in der Rente: In vielen Industrieunternehmen gehört der Ausnahmezustand zum Betriebsalltag. Gleichzeitig soll die Zusammenarbeit in Produktion, Qualitätskontrolle und Wartung immer schneller, präziser und vernetzter werden. Wie das KI-gestützt gelingen kann, zeigt der Softwarehersteller Augmentir an sechs konkreten Praxisbeispielen.
Vom Workaround zum Schatten-Account
Um Aufgaben im Arbeitsalltag schneller und effektiver zu erfüllen, ist die Suche nach Abkürzungen Gang und Gebe. In Kombination mit dem technologischen Fortschritt erreicht die Effizienz menschlicher Arbeit so immer neue Höhen und das bringt Unternehmen unwissentlich in eine Zwickmühle: Die zwischen Sicherheit und Produktivität. Wenn ein Mitarbeiter einen Weg findet, seine Arbeit schneller oder besser zu erledigen, die Bearbeitung von Zugriffsanfragen durch die IT-Abteilung aber zu lange dauert oder zu kompliziert ist, dann finden Mitarbeiter oftmals "kreative" Lösungen, um trotzdem weiterarbeiten zu können. Diese "Workarounds" entstehen selten aus böser Absicht. Allerdings stellen sie gravierende Sicherheitslücken dar, denen sich viele Beschäftigte und Führungskräfte nicht bewusst sind.
KI in der Cloud sicher nutzen
Keine Technologie hat die menschliche Arbeit so schnell und weitreichend verändert wie Künstliche Intelligenz. Dabei gibt es bei der Integration in Unternehmensprozesse derzeit keine Tür, die man KI-basierter Technologie nicht aufhält. Mit einer wachsenden Anzahl von KI-Agenten, LLMs und KI-basierter Software gibt es für jedes Problem einen Anwendungsfall. Die Cloud ist mit ihrer immensen Rechenleistung und Skalierbarkeit ein Motor dieser Veränderung und Grundlage für die KI-Bereitstellung.

Service Management & Lizenzmanagement Nutzung mehrerer Cloud Computing-Anbieter