Outsourcing bei Shared Service Centern

Durch Auslagern der Rechnungsbearbeitung an eine einen qualifizierten Dienstleister profitieren Shared Service Center von der ersten Sekunde der Zusammenarbeit an vom Potenzial des elektronischen Dokumentenaustausch
Shared Service Center beauftragen vermehrt spezialisierte Dienstleister wie die SGH Service AG mit dem Verarbeiten von Rechnungen

(22.11.10) - Unternehmen führen in den letzten Jahren vermehrt Shared Service Center (SSC) ein. Diese Center zentralisieren und vereinheitlichen bisher dezentrale und unterschiedliche Arbeitsabläufe. Insbesondere im Bereich Finance können homogene und
automatisierte Prozesse die Effizienz erheblich steigern und zum Senken der Kosten beitragen.

Eingehende Rechnungen werden in SSC häufig mit teuren Scanning- und OCR-Systemen IT-gestützt und automatisiert verarbeitet. Doch die angestrebten Ziele werden in der Praxis oft nicht erreicht. So lautet das Ergebnis einer internationalen Studie. Die Datenqualität ist zu schlecht und die Abläufe werden nicht ausreichend automatisiert.

Das Umstellen auf elektronische Rechnungen soll diese Probleme lösen. Das Vorhaben erfordert umfangreiche Investitionen in eine E-Invoicing-Plattform. Außerdem müssen in großem Umfang gesetzliche Auflagen beachtet werden. Ferner ist das Anbinden von Lieferanten an die Plattform für SSC schwierig. Shared Service Center beauftragen deshalb vermehrt spezialisierte Dienstleister wie die SGH Service AG mit dem Verarbeiten von Rechnungen, um ihre Ziele zu erreichen.

Durch Auslagern der Rechnungsbearbeitung an eine einen qualifizierten Dienstleister profitieren Shared Service Center von der ersten Sekunde der Zusammenarbeit an vom Potenzial des elektronischen Dokumentenaustauschs. Die SGH empfängt und verarbeitet sowohl papierbasierte als auch in unterschiedlichen Formaten eingehende elektronische Rechnungen für Shared Service Center. Das Center erhält auf Basis fest vereinbarter Service Level ein Rechnungsbild mit qualitätsgesichertem Datensatz sowohl aus den Papierbelegen als auch aus den elektronischen Rechnungen.

Beides wird über eine einheitliche Schnittstelle vom ERP-System des Centers übernommen und kann dort automatisiert "durchgebucht"
werden. Die für das Verarbeiten der Rechnungen des Centers notwendige sichere Infrastruktur und entsprechend qualifiziertes Personal hält der Dienstleister an seinen Standorten in Deutschland und Vietnam vor.

Das Institut für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover führte Interviews mit Finanzexperten aus Shared Service Centern. Die Experten kritisierten darin den traditionellen und kostspieligen Prozessverlauf bei der Rechnungsbearbeitung. 82 Prozent aller Rechnungen werden auf Papier geschrieben und können nicht im gewünschten Maße automatisch verbucht werden. Laut Studienergebnissen bevorzugen SSC deshalb die elektronische Rechnung über das Internet.

Das Einführen scheitert jedoch oftmals an der technischen Umsetzung, dem Anbinden von Lieferanten und den hohen gesetzlichen Auflagen. "Elektronische Rechnungen werden sich in der Zukunft durchsetzen. Heute stecken sie aber noch in den Kinderschuhen", prognostiziert Prof. Dr. Michael H. Breitner, Institutsleiter an der Leibniz Universität Hannover.

Die Ergebnisse der Hochschulstudie beschreiben den Einsatz von Dienstleistern für den elektronischen Rechnungsaustausch. Sie sprechen Lieferanten an, stimmen Datenformate ab und ermöglichen so einen schnellen Einstieg ohne technische Hindernisse. Auch die gesetzlichen Vorgaben werden beachtet. (SGH Service: ra)

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