SaaS für die Dokumentenprozess-Automatisierung

Software-as-a-Service zur Automatisierung des Rechnungseingangs
Weg von der manuellen Rechnungsbearbeitung mit einem Scanner und einer Internetverbindung

(18.08.09) - Esker, Anbieterin für die Automatisierung von Dokumentenprozessen, bietet ab sofort eine Software-as-a-Service (SaaS) zur automatisierten Rechnungsbearbeitung an. Damit steht eine Alternative zur Softwareanwendung bereit, die sich ebenfalls im Esker-Portfolio befindet. Die SaaS-Lösung richtet sich an Kunden, die eine eigene Software-Lösung weder betreiben noch in Infrastruktur oder in Lizenzen und Hardware investieren möchten. Ein Scanner und eine Internetverbindung reichen aus, um den neuen Service in Anspruch zu nehmen.

Nach wie vor werden ca. 80 Prozent der Lieferantenrechnungen in Unternehmen in Papierform empfangen. Bei einem manuellen Verarbeitungsprozess, werden sie in Papierform zur sachlichen Freigabe durch das Unternehmen geschleust und bleiben nicht selten liegen oder verschwinden ganz. Dieser Prozess ist zeitaufwändig, fehleranfällig, intransparent, und überdies müssen die Rechnungsdaten manuell zur Buchung in das Buchhaltungs- oder ERP-System eingegeben werden.

Um diesen sog. Accounts Payable-Prozess zu beschleunigen und verbessern, kann die SaaS-Lösung von Esker eingesetzt werden. Somit steht ein schnell nutzbares Angebot zur Verfügung, bei dem ein Scanner und eine Internetverbindung ausreichen, um eingehende Kreditorenrechnungen automatisiert zu bearbeiten. Der Nutzer zahlt lediglich eine Gebühr pro verarbeiteter Rechnung. Somit ist – anders als bei einer Software-Lösung - keine größere Anfangsinvestition nötig. Eine Anpassung an individuelle Unternehmensprozesse ist schnell möglich, ein Return on Investment (ROI) zügig erzielbar.

Der SaaS-Dienst zur Nutzung der automatisierten Rechnungsverarbeitung bietet:

• Datenerfassung: Rechnungen werden vom Dienstenutzer gescannt und zum "Esker SaaS" geschickt, der auf einer Esker-eigenen, hochverfügbaren Plattform betrieben wird. Dort werden alle Daten mittels OCR extrahiert. Die Daten stehen dann zur Prüfung in einer nutzerfreundlichen Weboberfläche über eine gesicherte Internetverbindung zur Verfügung.
• Datenprüfung und Freigabe-Workflow: Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung überprüfen die ausgelesenen Daten und können Buchungsinformationen – Buchungskreis, Sachkonten, Kostenstellen usw. – hinzufügen. Die Rechnung wird dann an den Einkäufer der entsprechenden Ware oder Dienstleistung nach vordefinierten Freigabe-Regeln geleitet, damit sie zur Zahlung freigegeben wird. Diese Freigaberegeln können mehrstufige Freigabeszenarien enthalten, ebenso Regelungen zur Urlaubsvertretung oder zur maximalen Höhe des Betrags, der freigegeben werden darf.
• Archivierung: Die gescannte Rechnung wird automatisch archiviert und indexiert und steht für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung. Länderspezifische Archivierungsvorschriften lassen sich berücksichtigen.
• Integration: Die Rechnungsdaten mit Buchungsinformationen werden für die Übernahme ins Buchhaltungs- oder ERP-System in einem Datensatz zur Verfügung gestellt, z.B. als XML, TXT oder CSV.
• Nachvollziehbarkeit und Berichtswesen: Die Lösung stellt die Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsprozesses für jede einzelne Rechnung sicher.
• Verbrauchsabhängige Bezahlung (Pay per Use)

"Diese Software-as-a-Service-Lösung ist ein weiteres Ergebnis unserer Aktivitäten im Bereich der Automatisierung von Dokumentenprozessen mit Software-Anwendungen und unseren sog. On Demand-Services, die mittlerweile von mehr als 3.000 Unternehmen weltweit genutzt werden", erläutert Jean-Michel Bérard, CEO von Esker. "Unternehmen, die dem Trend zum Outsourcing folgen, können wir hier die Möglichkeit bieten, papierbasierte Prozesse zu reduzieren, Kosten zu senken, Skonti auszunutzen und generell die Verarbeitungszeit und -qualität bei den Kreditorenrechnungen zu verbessern."

Dokumentenprozessautomatisierung "on Demand" ist wichtiger Baustein der Esker-Strategie
Der neue Dienst zur Kreditorenrechnung-Verarbeitung erweitert Eskers SaaS-Portfolio, welches eingeführte Services wie Fax on Demand oder Mail on Demand – outgesourctes Verarbeiten von Faxen oder Postversand – beinhaltet. "Dieser neue Dienst ist der erste von weiteren geplanten, die wir mit Hilfe des Venture Capital-Unternehmens OSEO entwickeln. Im Laufe dieses Jahres werden wir ebenfalls einen Service zur automatisierten Verarbeitung von Aufträgen anbieten", kommentiert Jean-Michel Bérard mit Blick in die Zukunft.

Mit On Demand-Services, die weltweit zur Verfügung stehen, hat sich Esker seit 2005 als Anbieterin von SaaS-Angeboten im Bereich der Dokumentenprozess-Automatisierung etabliert. Diese SaaS-Angebote stehen mittlerweile gleichberechtigt neben den entsprechenden Software-Lösungen im Portfolio von Esker. 2008 betrug der mit SaaS erzielte Umsatz 26 Prozent des Gesamtumsatzes von Esker und soll konsequent weiter ausgebaut werden. Die SaaS-Infrastruktur von Esker verarbeitet derzeit mehr als 60 Millionen Seiten im Jahr und wird von 25.000 Nutzern verschiedener Unternehmen wie Euler Hermes, Citroen, Fenwick, Manpower, Microsoft, Samsung eingesetzt. (Esker: ra)

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