ERP On-Prem: Ein Kosten-Fass ohne Boden?

Migration auf ein Cloud-basiertes ERP-System wie "Unit4 ERPx" mit integriertem ERP, HCM und FP&A
Für SaaS-Anbieter ist es wichtig, einen guten Ansatz für eine zeitlich überschaubare Migration anzubieten

Von Michael Kiefer, Finance & Analytics Product, Unit4

Im Zuge der aktuellen Situation ist das Arbeiten im Home-Office für viele Mitarbeiter inzwischen Routine. Oftmals sind die in Unternehmen genutzten IT-Systeme dafür jedoch noch nicht hinreichend ausgelegt. Vielfach werden veraltete ERP-Systeme genutzt, die noch keinerlei Cloud-Funktionalitäten unterstützen. Organisationen sind daher gefordert, die besonderen Anforderungen von Remote-Arbeitsplätzen zu erfüllen.

Viele Unternehmen haben es jedoch bis heute versäumt, ihr Enterprise Resource Planning (ERP) in die Cloud zu verlagern. Für Organisationen, die vor 2020 auf SaaS-ERP in der Cloud umgestiegen sind, ist die Verwaltung dezentral arbeitender Teams auch während der derzeitigen Pandemie einfacher zu handhaben. Warum zögern einige Organisationen also noch, sich auf die Cloud einzulassen?

Unternehmen, die auf SaaS-ERP migrieren wollen, stehen vor vielfältigen Herausforderungen und müssen Zeit, Ressourcen und Geld investieren. Ein weiterer Knackpunkt liegt für viele in der Abschaffung ihrer bisherigen ERP-Lösungen. Die Herausforderungen von 2020 haben jedoch die Notwendigkeit und die Bereitschaft verstärkt, sich von nicht mehr zeitgemäßen Lösungen zu trennen – COVID-19 hat viele Unternehmen dazu veranlasst, ihre Cloud-Migrationspläne stärker voranzutreiben.

Die Studie "Was uns die COVID-19-Pandemie über Krisen und Cloud-basiertes ERP lehren kann", die Unit4 im Sommer 2020 unter 150 Entscheidungsträgern aus ganz Europa mit Computing Research durchführte, hat die Auswirkungen der Krise auf die Nutzung von Cloud-basierten ERP-Systemen untersucht. In der Umfrage erklärten 75 Prozent der befragten Entscheider in europäischen Unternehmen, dass zwischen 51 und 100 Prozent ihrer Mitarbeiter im Home-Office arbeiten. Rund 84 Prozent bestätigten, dass Remote Work in ihrem Unternehmen aufgrund der Pandemie stark zugenommen hätte. Und 78 Prozent der befragten Entscheider bestätigten, dass die Umstellung auf das Fernarbeiten den Wechsel zu Cloud-Anwendungen beschleunigen würde. Für 74 Prozent stellt demnach Cloud-basiertes ERP die Voraussetzung für ein effizientes Remote-Arbeiten dar.

Für ganze 84 Prozent ist die Umstellung ihres ERP-Systems auf eine SaaS-Lösung nur ein Teil einer umfassenderen Cloud-Transformation von Personal und Prozessen. Daraus lässt sich schließen, dass es bei der Migration auf SaaS-ERP um viel mehr geht als um technische Details und einfache Datenübertragung und -speicherung: Das System wird Teil der Unternehmenskultur und unterstützt darin, die Mitarbeiter zusammenzubringen – egal, wo sie sich befinden. Neben allen Herausforderungen geht es bei der SaaS-Migration von ERP-Lösungen letztendlich auch um Menschen, Arbeitsweisen und der Kultur in Unternehmen.

Mit der Verlagerung von ERP-Anwendungen in die Cloud sind zahlreiche Vorteile verbunden. Als wichtigste Vorteile eines Cloud-basierten ERP-Systems nannten 48 Prozent der Entscheider einfacheres Remote-Arbeiten, 36 Prozent eine erhöhte Skalierbarkeit und jeweils 35 Prozent Produktivitätssteigerungen sowie geringere Betriebskosten. Des Weiteren wurde eine verbesserte Mitarbeiter- und Kundenerfahrung, das geringere Vertrauen in bestimmte Anbieter sowie die Sichtbarkeit und Governance von Daten angeführt.

Wie die Studie "Cloud ERP 2021" (durchgeführt von IDG Research Services im August 2020 unter 365 IT-Verantwortlichen in der DACH-Region) zeigt, begegnen rund 80 von 100 Unternehmen in Deutschland dem digitalen Wandel und den damit verbundenen Anforderungen mit einer Digitalstrategie. Cloud Computing-Angebote und Cloud-basierte ERP-Systeme bilden wichtige Bausteine in der digitalen Roadmap. Dabei wollen laut der Umfrage über 60 Prozent der mittelständischen Unternehmen in der DACH-Region ihre digitale Transformation voranbringen.

Dennoch sind die Unternehmen in puncto Cloud-Migration bislang eher verhalten. Unternehmen, die eine ERP-Cloud-Lösung einsetzen wollen, beklagen in erster Linie fehlendes Fachwissen (29 Prozent) als Hemmnis. Sehr häufig werden auch unsichere Budgets genannt (27 Prozent). Weitere Bedenken liegen laut der Umfrage vor allem in einer befürchteten Komplexität der Migration (37 Prozent der Befragten), für 34 Prozent sind Kosten ein Hinderungsgrund und 32 Prozent haben Sicherheitsbedenken geäußert.

Trotzdem erklärten 56 Prozent, dass sie aufgrund der Pandemie eher geneigt sind, Cloud-basierte Anwendungen zu implementieren. Wie die Studie auch zeigt, hängt die Bereitstellung von ERP-Systemen aus der Cloud maßgeblich von der jeweiligen Anwendung ab. Bei einigen Anwendungen wie HR, IT Helpdesk, CRM oder E-Commerce liegt der On-Premise-Anteil nur noch bei 30 bis 39 Prozent – die Mehrheit nutzt hier bereits Hosting-Dienste wie SaaS, Private Cloud oder Public Cloud.

In den Bereichen Buchhaltung, Finanzen, Risk Management, Procurement oder Supply Chain Management nutzen noch über 50 Prozent der Befragten On-Premise-Systeme. Das zeigt aber auch, dass Unternehmen für Sicherheits- oder Datenschutz-relevante Anwendungen lieber auf ihre eigene IT-Infrastruktur setzen.

SaaS-Systeme von Unit4 bieten insofern eine höhere Sicherheit als On Prem-Systeme, da Infrastruktur und Software getrennt sind, Systemadministratoren nicht gleichzeitig Datenbankadministratoren sind, die Mitarbeiter geschult und geprüft sind und jährlich überprüft werden und Software sowie Infrastruktur zertifiziert sind. Einmal pro Jahr wird ein Systemausfall simuliert. Da die Backup-Rechenzentren weit voneinander entfernt sind, Schwachstellen-Scans durchgeführt und Kundendaten und Datenzugriffe verschlüsselt werden, sind Kundendaten optimal geschützt. Ein Systemausfall müsste mehrere europäische Länder gleichzeitig betreffen, um einen Ausfall der Software zu provozieren – ein eher unwahrscheinliches Szenario.

ERP On-Prem: Ein (Kosten-)Fass ohne Boden?
Vergleicht man Wartung und Lizenzen mit der SaaS-Gebühr, erscheinen die Kosten auf den ersten Blick in der Tat höher. Aber: SaaS umfasst mehr als "nur" Software – es bietet Hochverfügbarkeit von 99,8 Prozent, einen 24/7-Betrieb sowie weltweiten Support, kontinuierliche Releases, Innovation, Verbesserungen und einiges mehr. Sprich: Schwachstellen werden schnell und problemlos beseitigt, neue Funktionen sind direkt verfügbar, ERP-Innovationen sind früh sichtbar, Neuerungen der Plattform (hier: Microsoft Azure) werden genutzt und Machine Learning sowie künstliche Intelligenz kommen ebenfalls zum Einsatz.

Bei Legacy-basierten ERP-Systemen schlagen vor allem die höheren Betriebskosten zu Buche. Kosten entstehen schließlich nicht nur durch Software-Lizenzen, Wartung und Support, die erforderliche IT-Infrastruktur mit Servern, Storage und Backup, IT-Ressourcen für den Betrieb und Mitarbeiterschulungen – sondern auch durch Downtime und Desaster Recovery sowie Sicherheits- und Compliance-Risiken.

Mit der Migration auf ein Cloud-basiertes ERP-System wie Unit4 ERPx mit integriertem ERP, HCM und FP&A, können Unternehmen nicht nur die Kosten für die IT-Systeme reduzieren, sondern profitieren zugleich von dem automatisierten Betrieb des ERP-Systems einschließlich Updates. Nicht zuletzt lässt sich dadurch auch der Return on Investment (ROI), die Kennzahl für das Verhältnis von investiertem Kapital und Gewinn, erhöhen.

Ein Ansatz für eine erfolgreiche Cloud-Migration
Nach dem Ende der Corona-Pandemie ist zu erwarten, dass die neuen Remote-Arbeitsmodelle beibehalten werden. Für eine gelungene Umsetzung der digitalen Transformation benötigen Unternehmen eine größere Produktivität und Skalierbarkeit ihrer IT-Infrastruktur. Denn eine Skalierung traditioneller ERP-Systeme ist in der Regel arbeitsintensiv und potenziell risikobehaftet.

Die genannten Vorteile von Cloud-ERP überzeugen auch immer mehr Verantwortliche in den Unternehmen. Laut der Studie von Unit4 wollen 84 Prozent der Befragten die Nutzung von Cloud-Diensten im Allgemeinen erhöhen, wobei ERP-Anwendungen daran einen großen Anteil haben werden. Die Pandemie hat also den schon länger bestehenden Trend zur Cloud-Nutzung nochmals beschleunigt, was viele Unternehmen dazu veranlassen wird, ihre Cloud-Migrationspläne vorzuziehen. Durch die Verlagerung des ERP-Systems in die Cloud sind sie in der Lage, die Anforderungen der Remote-Arbeit zu erfüllen und zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.

Als SaaS-Anbieter ist es wichtig, einen guten Ansatz für eine zeitlich überschaubare Migration anzubieten, die Kostenersparnis einer SaaS-Lösung darzulegen und Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit als gesetzten Standard für Cloud-Projekte mit einzubeziehen. Auch sehr weit oben auf der Prioritätenliste stehen Innovationskraft, verbesserte Benutzerfreundlichkeit, hybride Cloud und Interoperabilität.

Unit4 bietet ein standardisiertes Vorgehen – begleitet von einem erfahrenen Team, das schon Hunderte Migrationen durchgeführt hat. Die Datenübergabepunkte sind klar definiert und auch das Format, in dem Daten geliefert werden sollen. Basierend auf dem Kunden-Feedback entwickelt Unit4 beispielsweise zusätzliche Schnittstellen – etwa zu einem CRM oder zum Laden von Daten in ein BI-System. Standard-Schnittstellen helfen, Kosten und Zeit zu sparen. Die Extension Kits und Dynamic Forms ermöglichen Anpassungen ohne Programmierung – und zwar ohne Ausfallzeiten der ERP-Software.

Unit4 liefert Kunden eine Software mit dem bestmöglichen Setup, in einer performanten Form und mit konkreten Wartungsfenstern, die möglichst außerhalb der Arbeitszeit der Kunden terminiert werden. Gleichzeitig bietet das Unternehmen wie einen Digitalen Assistenten, das Extension Kit, Smart Invoice Processing mit selbstlernender OCR-Erkennung ohne zusätzlichen Aufwand, während Kunden mit einer On-Premise-Umgebung diese dazubuchen und aufwändig konfigurieren müssen.

(Home)-Office oder Hybrid – eine Cloud für alle Fälle
Mit einer umfassenden Cloud-Strategie können Unternehmen auch künftig ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern und ihren Mitarbeitern die dazu benötigten Tools und die IT-Umgebung flexibel bereitstellen. Cloud-ERP ermöglicht Kostensenkungen, mehr Agilität, bessere Skalierbarkeit, Verbesserung der Unternehmens-Performance sowie eine gesteigerte Produktivität, daneben eine verbesserte Compliance und IT-Sicherheit sowie die Unterstützung von Remote Work. Hybride Arbeitsmodelle ermöglichen sowohl das Arbeiten im Büro als auch im Home-Office. (Unit4: ra)

eingetragen: 18.05.21
Newsletterlauf: 18.08.21

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