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E-Mail-Archivierung durch ECM

E-Mail-Archivierung: Ein ECM-System unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften
Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist als kontinuierlicher Prozess ständig neu zu organisieren und zu überwachen

Von Sven Sauer, CIO von Optimal Systems

(23.11.09) - Die Komplexität der heutigen Compliance-Vorschriften macht es für Mitarbeiter fast unmöglich, selbst den Überblick darüber zu behalten, welche Nachrichten gespeichert werden müssen und welche nicht. Daher können Unternehmen heutzutage nicht mehr darauf verzichten, E-Mails automatisch zu sichern. Eine softwareseitige Unterstützung erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern gibt der Geschäftsführung Sicherheit, dass wichtige E-Mails auch wirklich aufbewahrt werden.

Die automatische E-Mail-Archivierung kann zum Beispiel ein Enterprise Content Management (ECM)-System übernehmen. ECM umfasst herkömmliche dokumentenorientierte Informationstechnologien wie Archivieren, Scannen, Workflow-, Dokumenten- und Knowledge Management. Dabei integriert es Host- und Client-Anwendungen sowie Internet- und Portal-Technologien. In Kombination mit definierten Arbeitsprozessen (Workflows) und durch die Einbindung in existierende Applikationen gehören ECM-Systeme auch zu den wichtigsten Bestandteilen einer Compliance-Lösung.

Workflows können Geschäftsrisiken reduzieren, da sie definierte Verfahren und Kenntnisnahme-Prozesse nutzen sowie die Vollständigkeit der Dokumentation kontrollieren. Sie lassen sich dabei flexibel anpassen, damit Unternehmen schnell auf neue Vorgaben oder veränderte Geschäftsabläufe reagieren können. Da die Erfüllung von Compliance-Anforderungen als kontinuierlicher Prozess ständig neu zu organisieren und zu überwachen ist, sollte auf die Anpassungsfähigkeit der Lösung geachtet werden.

Zu den Aufgaben eines ECM-Systems zählen, Daten und Dokumente aus verschiedenen Unternehmensbereichen wie Zulassung, Qualitätsmanagement oder Produktion zu verteilen, mehrstufig zu bearbeiten, revisionssicher zu archivieren und unternehmensweit berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Durch den Transfer von Dokumenten in ein integriertes Workflow-System lassen sich Geschäftsprozesse vollständig abbilden. Im Idealfall enthält das ECM-System auch Funktionen für das Versionsmanagement, die eine umfassende Nachverfolgung von Änderungen ermöglichen.

Transparente Geschäftsprozesse - Prozesse verschlanken
Durch verschärfte Regelungen und höheren Wettbewerbsdruck müssen Unternehmen ihre Prozesse zunehmend verschlanken und gleichzeitig für optimales Qualitätsmanagement sorgen. Auch bei diesem Ziel unterstützen ECM-Lösungen: So können die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systeme Unternehmensinformationen intelligent verwalten und entsprechende Prozesse beschleunigen. Klar definierte, regelbasierte Archivierungsprozesse für E-Mails sind daher nicht nur aus Compliance-Gesichtspunkten ratsam, sondern unterstützen auch die Geschäftsprozesse.

Compliance stellt hohe Anforderungen an die Validierung der IT-Systeme und -Prozesse. So existieren bindende Regelungen für handels- und steuerrelevante Dokumente, die alle Unternehmen betreffen, sowie je nach Branche weitere gesetzliche Anforderungen, die nicht weniger streng sind. Um die verschiedenen Compliance-Vorgaben zu erfüllen, muss ein Unternehmen daher relevante Informationen schnell und sicher finden, verwalten und nachhaltig unveränderbar archivieren. Dies ist unabhängig von Zeit, Ort oder verwendetem Format zu gewährleisten. Genau dies ist auch ein Ziel von Enterprise Content Management.

Daher ergänzen sich Compliance und ECM gegenseitig: Ein ECM-System unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften, gleichzeitig führt Compliance zur Optimierung der eingesetzten Prozesse. Dies führt zu größerer Transparenz und Sicherheit der Geschäftsvorgänge. Zusätzlich sind dadurch Informationen schneller verfügbar und werden revisionssicher sowie redundanzfrei archiviert.

Mit Hilfe einer ECM-Lösung können Unternehmen daher auch im Falle eines Falles eindeutig nachweisen, welche Information wann und von wem wie bearbeitet wurde. Denn es strukturiert die Bearbeitungsprozesse gemäß der gesetzlichen Vorgaben. (Optimal Systems: Comidd: ra)

Optimal Systems Gesellschaft für innovative Computertechnologien mbH
Ángeles Galbis
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Gesetzeskonforme Langzeitarchivierung

Standards wie ArchiSig und ArchiSafe
Die revisionssichere elektronische Archivierung setzt Archivsysteme voraus, die den Datenbestand nach gesetzlichen Vorgaben und internen Vorschriften sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei, reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. Die verwendeten Datenformate müssen dabei eindeutig, zuverlässig und langfristig interpretierbar sein. Die Daten müssen wirksam gegen ein mögliches Überschreiben geschützt und die technische Infrastruktur stabil verfügbar sein.
Untersuchung: Der deutsche StaaS-Markt
Das rasante Wachstum von Unternehmensdaten treibt die Entwicklungen im Storage-Markt nach vorne. Der unaufhörlich steigende Bedarf an flexibler Speicherkapazität, vor allem die enorme Zunahme an unstrukturierten Datenformaten wie E-Mail etc., stellt IT-Anwender vor gro?e Herausforderungen beim Archivieren und beim Backup. Hersteller sind gefordert, auf diese Probleme - mit den richtigen Produkten und Services - zu reagieren. Das neue Multi Client-Projekt von IDC "Storage-as-a-Service: Anwenderpräferenzen und Trends in Deutschland, 2009/2010" bietet Anbietern von Storage-as-a-Service-Lösungen (in Anlehnung an SaaS, Software-as-a-Service) Gelegenheit, sich an dem Projekt zu beteiligen.
Der neue Trend heißt Storage-as-a-Service
Angesichts der unsicheren Wirtschaftslage kämpfen alle, große genauso wie kleine Unternehmen, mit immer knapperen IT-Budgets. Bei gleichzeitig gestiegenen gesetzlichen Anforderungen - Stichwort Compliance -, dem enorm anwachsenden digitalen Datenbestand und nicht zuletzt dem zunehmenden Kostendruck suchen Firmen und Organisationen aller Größen nach praktikablen Lösungen für die sichere Verwaltung ihrer digitalen Daten. On-Demand-Technologielösungen wie SaaS (Software-as-a-Service) und STaaS (Storage-as-a-Service) bieten hier interessante Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Iron Mountain Digital, Spezialistin für digitale Informationssicherung, hat daher die wichtigsten Punkte für die Wahl eines STaaS-Anbieters in einer Checkliste zusammengefasst.
Digitalisierung von wichtigen Kulturgütern
So einfach die Idee klingt, es ist natürlich eine Mammutaufgabe, mehrere Tausend Jahre Kulturgeschichte aus den Museen, Archiven und Bibliotheken der Welt in das digitale Zeitalter zu übertragen. Dabei sind die Kosten - natürlich - ein entscheidendes Hemmnis.
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Auf die gesetzlich festgelegten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich das Finanzamt während einer Betriebsprüfung (Stichwort: Digitale Betriebsprüfung). Laut § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung muss jeder Gewerbetreibende bereits seit Januar 2002, ohne Einschränkung hinsichtlich Größe und Art des Unternehmens, steuerbezogene Informationen bis zu zehn Jahre in digital auswertbarer und strukturierter Form aufbewahren. Zeitraubendes Sichten unzähliger Mikrofilme und Aktenordner durch Finanzbeamte und Wirtschaftsprüfer sollte durch diese Vorschrift ebenso vermieden werden wie Dokumentationslücken.

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