SaaS-Ansatz wie maßgeschneidert

Neue Prozesse in der Wohnungswirtschaft durch SaaS und Cloud - Kein Wolkenkuckucksheim: Immobilienverwaltung über das Netz
Die Immobilienverwaltung der R+V-Versicherung setzt für das Management ihrer bundesweit derzeit 15.000 Wohneinheiten auf eine umfassende SaaS-Lösung, die das Softwarehaus BTS in Zusammenarbeit mit dem Outsourcing-Spezialistin Pironet NDH Datacenter entwickelte

(23.11.10) - 15.000 Wohneinheiten verwaltet die GWG-Gruppe in Stuttgart mithilfe einer SaaS-Lösung. Die Immobilien-Tochter der R+V-Versicherungen löste damit schwerfällige, größtenteils noch papiergebundene Verfahren durch übersichtliche digitale Prozesse ab. Für die Einhaltung und ständige Aktualisierung der Sicherheitsstandards dieser Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) steht ein Outsourcing-Dienstleister mit seinen Hochsicherheits-Rechenzentren gerade.

Trotz allem Hype: Dass Cloud Computing und SaaS Wachstumsfelder sind, belegen gleich zwei aktuelle Erhebungen: Eine jüngst veröffentlichte Studie der Experton Group im Auftrag des ITK-Branchenverbandes Bitkom sagt Cloud Computing in Deutschland für die nächsten fünf Jahre ein durchschnittliches jährliches Umsatzwachstum von 48 Prozent voraus. Von 1,14 Milliarden Euro im Jahr 2010 soll sich das Marktvolumen auf 8,2 Milliarden Euro im Jahr 2015 erhöhen. Zum Vergleich: Dies entspräche etwa zehn Prozent der gesamten IT-Ausgaben in Deutschland. Dabei sieht Experton die Nutzung von Applikationen über die Wolke als Software-as-a-Service bereits "als Standard etabliert". Denn Cloud-Computing-Dienste wie SaaS werden rund die Hälfte dieses Umsatzes ausmachen und zwischen 2010 und 2015 von 550 Millionen Euro auf voraussichtlich 4,8 Milliarden Euro steigen.

Auch eine neue Studie der Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) bescheinigt Cloud Computing große Wachstumschancen. Knapp drei Viertel der von PwC befragten Anbieter erwarten mittelfristig steigende Anteile von Cloud-Diensten an ihren Gesamtumsätzen; Rückgänge befürchtet kein einziger. Voraussetzung ist allerdings, dass sie die nach wie vor bei vielen Anwendern bestehenden Sicherheitsbedenken ernst nehmen. Die Anbieter, so PwC-Experte Markus Vehlow, hätten erkannt, dass sie ihren Kunden vor allem Informationssicherheit gewähren, Datenschutz garantieren und ihre rechtlichen Anforderungen umsetzen müssten. Weiterhin zeigte die Befragung, dass die Bereitschaft zum Einsatz von Cloud computing-Services bei den Unternehmen – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße – vorhanden sei. Allerdings mangele es den meisten Firmen noch an einer Cloud Computing-Strategie.

An diesem Punkt ist die GWG-Gruppe schon weiter. Die Immobilienverwaltung der R+V-Versicherung setzt für das Management ihrer bundesweit derzeit 15.000 Wohneinheiten auf eine umfassende SaaS-Lösung, die das Softwarehaus BTS in Zusammenarbeit mit dem Outsourcing-Spezialistin Pironet NDH Datacenter entwickelte. Gerade für die Immobilienwirtschaft wirkt der SaaS-Ansatz wie maßgeschneidert, denn die Branche ist von Kostendruck, Konsolidierung und Übernahmen geprägt, welche die Zusammenführung von Datenbeständen und die Vereinheitlichung von dezentralen Strukturen erfordern. Mit den althergebrachten, meist noch nicht digitalisierten Abläufen wäre dies ein schwieriges Unterfangen. Internetbasierte Software aus einer zentralisierten Cloud hingegen bietet einen Lösungsweg, auf dem sich alle Beteiligten – Mieter, Vermieter wie Handwerker – online austauschen können.

Flexible Verwaltung von Wohnungen und Beständen
Zudem profitiert eine Immobilienverwaltung wie die GWG mit der vereinheitlichten SaaS-Lösung von einer erheblich höheren Flexibilität bei der Verwaltung ihrer Wohneinheiten und Bestände. Denn im SaaS-Modell kann sie nach Bedarf Arbeitsplatzrechner hinzu buchen oder abbestellen, etwa wenn es gilt, neue Geschäftsstandorte, Hausmeisterbüros und Handwerker vor Ort einzubinden beziehungsweise anzuschließen. Darüber hinaus entfällt mit der Mietlösung die Notwendigkeit, eine Software-Lizenz zu erwerben und die Investition über mehrere Jahre abzuschreiben. Zudem sind Betrieb und Wartung der Software Aufgabe des Outsourcing-Dienstleisters. Da sämtliche GWG-Nutzer auf eine einzige Installation in dessen Rechenzentrum zugreifen, sind keine regelmäßigen Wartungen der einzelnen Arbeitsplatzrechner mehr erforderlich.

Die BTS-Lösung fasst nahezu alle wichtigen Arbeitsschritte in einer Immobilien-Software zusammen, deren Funktionen sich via Internet mit einem herkömmlichen Webbrowser abrufen lassen. Die Verantwortung für den sicheren Betrieb der geschäftskritischen Anwendung und ihre zentrale Bereitstellung als Cloud-Service trägt Pironet NDH Datacenter. Im Ergebnis kann die GWG-Gruppe nun sämtliche Verwaltungsprozesse durchgängig über die SaaS-Lösung abbilden und abrufen.

Dies eröffnet der Immobiliengesellschaft unter anderem die Möglichkeit, ihre Geschäftsstellen transparenter zu steuern und schneller einen Bestandsüberblick herzustellen. Denn die BTS-Software dokumentiert sämtliche Änderungen und Instandsetzungsmaßnahmen an Objekten vollautomatisch. Dadurch lassen sich nun per Browserzugriff Informationen zusammenstellen, die zuvor mühselig einzeln verarbeitet werden mussten. Sind beispielsweise in einem Mehrfamilienhaus der GWG-Gruppe Thermen zu erneuern, erfasst die BTS-Software die damit verbundene Erhöhung des Bestandswertes automatisch. Zudem dokumentiert das System auch Angaben zu Wartungsarbeiten sowie Verkehrssicherungspflichten und erzeugt entsprechende Arbeitsaufträge und -termine, auf die der zuständige Mitarbeiter automatisch in seiner Aufgabenliste hingewiesen wird.

Auf diese Weise kann das Unternehmen heute in Echtzeit den ständig aktualisierten Bestandswert sämtlicher über das Land verteilter Wohneinheiten überschauen. Alle Bestandsveränderungen, wie sie etwa durch Reparaturaufträge und Neuanschaffungen entstehen, gehen sofort in die Wertberechnung ein. "Mit der neuen Lösung erhält die Gesellschaft den Bestandswert auf Knopfdruck", erklärt Hans-Joachim Wilken, Geschäftsführer der BTS Software. Darüber hinaus können sich Vorstand und Geschäftsleitung der GWG per Mausklick weitere Controlling-Dienste und Unternehmenskennzahlen anzeigen lassen.

Von Schadensmeldung bis Rechnungsstellung
Neben den Modulen für dynamische Bestandsführung und Projektmanagement enthält die BTS-Lösung je ein Modul für Vertragsgestaltung sowie Schadensmeldung/Instandhaltung.

Besonders letzteres trug dazu bei, den Bereich Kundenbeziehungs-Management bei der GWG zu entlasten. Mussten Mitarbeiter früher fast alle Arbeitsschritte per Telefon, Fax und Brief ausführen und Papierunterlagen bis zur Rechnungsstellung sammeln, laufen nun über die SaaS-Lösung von der Schadensmeldung bis zur Fakturierung alle Prozesse komplett online. Die jeweils zuständigen GWG-Mitarbeiter verfügen dabei über die nötigen Kundendaten und suchen über das SaaS-System einen geeigneten Handwerksbetrieb vor Ort. Dieser erhält dann online den Auftrag mit allen nötigen Informationen nebst Kontaktdaten des Mieters und nutzt seinerseits das Internet, um die Ausführung des Auftrags zu melden und seine Rechnung einzustellen.

Alle Regelungen zur Rechnungsfreigabe der GWG-Gruppe sind in BTS organisiert. Über eine Schnittstelle zur Software lassen sich die geprüften Rechnungen direkt in die Finanzbuchhaltungssoftware einlesen und so zeitnah bezahlen. Gleichzeitig wird automatisch der neue Bestandswert der entsprechenden Immobilie ermittelt. "Die Durchlauf-, Such- und Rückfragezeiten unserer Prozesse haben sich durch das System um bis zu 70 Prozent reduziert. Zudem führen wir nun, im Gegensatz zu unserer früheren Lösung, einen für alle Mitarbeiter verständlichen zentralen Datenbestand", erläutert Birgit Martin, Mitglied der Geschäftsleitung der GWG-Gruppe, die Vorzüge der Lösung, die zudem über Schnittstellen zu SAP und allen gängigen kaufmännischen Systemen verfügt.

Sicherheit hat Priorität
Gleichwohl stand die Entscheidung für ein SaaS-Modell unter Sicherheitsvorbehalt: Da die GWG täglich personenbezogene Daten verarbeitet, hatte deren Schutz bei der Entwicklung der Lösung mit BTS und Pironet NDH Datacenter oberste Priorität. Denn die permanent steigenden Anforderungen an die Datensicherheit inklusive gesetzlicher Regelungen (Compliance) sind gerade für mittelständische Unternehmen schwer zu erfüllen, da ihnen häufig schlicht die personellen Möglichkeiten dafür fehlen. Daher ist die Auslagerung von Daten und Prozessen an einen spezialisierten Dienstleister für sie immer eine Alternative.

Im Rahmen der Sicherheitsmaßnahmen wurde die BTS-Lösung für das GWG-Projekt zunächst einem strengen Datenschutz-Audit unterzogen, das HP Services, Consulting & Integration im Auftrag von Bosch vornahm. Zusätzlich betreibt die Outsourcing-Dienstleisterin Pironet NDH ihr gesamtes IT-Sicherheits-Management in Anlehnung an die international anerkannte ISO-Norm 27001. Diese gilt als De-facto-Standard für sämtliche Sicherheitsaspekte vom Schutz vor Wirtschaftsspionage über Verfügbarkeiten bis hin zur Einhaltung der Compliance-Vorgaben. In 133 Punkten listet sie Regelungen und Maßnahmen rund um die Datensicherheit auf und deckt dabei Themen wie Personalsicherheit, physische Sicherheit der Daten und Dokumentation von Änderungen in IT-Systemen ab.

Eine hochsichere Rechenzentrumsinfrastruktur hält die BTS-Daten redundant vor, so dass die GWG bei Ausfall eines Rechenzentrums unterbrechungsfrei und ohne Datenverlust weiterarbeiten kann. "Nur dank der ausgezeichneten Sicherheitsreferenzen von Pironet NDH sind große Immobiliengesellschaften wie die GWG-Gruppe überhaupt bereit, ihre wertvollen Daten außer Haus zu geben", betont Hans-Joachim Wilken. Darüber hinaus stellen ITIL-konforme Abläufe sicher, dass Störungsmeldungen und Änderungswünsche nach bewährten, einheitlichen Verfahren qualitätsgesichert bearbeitet werden. Den hohen Standard der Rechenzentrumsleistungen bestätigt eine aktuelle Umfrage der Experton Group, in der die befragten Unternehmen Pironet NDH Datacenter zum leistungsfähigsten mittelständischen Anbieter von Cloud-Diensten wählten. (Pironet NDH: ra)

PIRONET NDH: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Success Stories im Überblick