Durch Outsourcing zum Vorsprung

Business Process Outsourcing (BPO) beinhaltet in vielen Fällen die Möglichkeit, rascher und flexibler zu agieren
Gerade die niedrigeren Kosten machen für Firmen den großen Charme von Outsourcing-Projekten aus

Von Sascha Smid

(19.07.11) - Die weltweite Wirtschafts- und Finanzkrise hat zahlreiche Unternehmen schwer gebeutelt. Das Thema Outsourcing rückt dadurch nicht neu auf die Agenda, allerdings werden die Entscheidungen für oder gegen ein solches Projekt schneller getroffen. Hier lauern aber Gefahren, die es abzuwenden gilt.

Die Auswirkungen der globalen Wirtschafts- und Finanzkrise tangierte das Outsourcing-Geschäft nicht in gleichem Maße wie etwa andere Wirtschaftsbereiche. So zumindest sieht es Frank Wolfsteiner, Partner & Managing Director des Beratungsunternehmens TPI. Das bedeutet aber nicht, dass die Krise spurlos an zahlreichen Firmen vorübergegangen ist. "Die Unternehmen scheuen sich während eines wirtschaftlichen Abschwungs, große Deals vorzunehmen. Wenn jedoch die wirtschaftlichen Schwierigkeiten zu groß werden, fällt die Entscheidung, Outsourcing-Verträge abzuschließen, meist sehr schnell. Allerdings sind es dann eher kleinere Verträge, auf die sich die Partner einigen. Trotzdem können diese Verträge durchaus taktische Unternehmensbereiche betreffen."

Dazu zählen zum Beispiel die Personalverwaltung, also alles, was unter dem Begriff Human Resources (HR) zusammengefasst wird oder die Logistik. Und zwar von der Auftragserfassung über die Lagerhaltung und Versandabfertigung bis zum Transport und zur Rechnungsstellung. Die Einsparungen, die hier erzielt werden können, liegen bisweilen im zweistelligen Bereich, und das macht sich bezahlt.

Zurückhaltung bei den Kunden
Duncan Aitchison, Präsident von TPI EMEA, präzisiert diese Situation noch: "Im Jahr 2010 wurden deutlich weniger Verträge als in den vorangegangen Jahren geschlossen. Ebenso sank der finanzielle Umfang der Verträge deutlich ab, wobei sich die Zahlen beim Business Process Outsourcing (BPO) noch weiter nach unten bewegten als beim IT-Outsourcing." Mittlerweile hat sich die gesamtwirtschaftliche Lage grundlegend geändert und ein Großteil der Unternehmen kann wieder gute Umsätze verbuchen.

Zwar haben die Unternehmen jetzt deutlich mehr Geld zur Verfügung, das sie auch in größere Outsourcing-Projekte investieren und damit auch die internen Strukturen des Unternehmens neu gestalten könnten, doch Frank Wolfsteiner kann diese Trendwende speziell für Deutschland noch nicht ausmachen. "Die meisten bestehenden Verträge sind immer noch Outsourcing-Verträge ohne Übertragung der Gesamtverantwortung; zum Großteil ohne organisatorische Veränderung. Denn sobald es um das Auslagern von ganzen Geschäftsprozessen geht, zeigen sich gerade die Deutschen bisweilen sehr zurückhaltend. Sie vergeben nur kleine Teile nach außen, und das auch nur punktuell. Auch die Entscheidungen ziehen sich in deutschen Unternehmen lange hin. "Die Lehmschicht ist immer noch sehr dick!"

Durch die Verbesserung des ökonomischen Umfelds verbessert sich insgesamt auch das Vertrauen der Unternehmen. Damit sehen sowohl Aitchison als auch Wolfsteiner Licht am Ende des Tunnels: In der zweiten Jahreshälfte 2011, aber vor allem gegen Ende des Jahres wird der Markt anziehen und die Unternehmen werden den Grundstein für die effizienzsteigernden Verträge und Projekte legen. Das wird den Markt für Outsourcing-Leistungen weiter beleben.

Das Optimum - Projektpartner prüfen stetig die Bedingungen
Anders stellt sich die Situation außerhalb Deutschlands dar: Die Franzosen gehen das Thema Outsourcing wesentlich aggressiver an als die Deutschen. Auch im Vereinten Königreich sind Verantwortliche früher bereit, das Thema Outsourcing ganz oben auf ihre Tagesordnung zu setzen. Die erste große Welle ist dort bereits gelaufen. Allerdings lief die Zusammenarbeit zwischen Leistungserbringer und Leistungsnehmer nicht immer zur Zufriedenheit beider Partner, denn es besteht zum Teil erheblicher Bedarf, die geschlossenen Verträge nachzujustieren. Die Projektpartner sind dazu aufgerufen, die Bedingungen kontinuierlich zu prüfen und ggf. mögliche Anpassungen vorzunehmen. Der Kunde hat die Möglichkeit, Leistungen und Abläufe mit einem Benchmark marktübergreifend zu sondieren und weitere Angebote gegenüberzustellen.

Die Kosten nehmen dabei die oberste Priorität ein: Leiter der Fachabteilungen, CIOs und andere Führungskräfte in den Unternehmen schauen sehr genau, ob der vereinbarte Preis auch der Leistung entspricht und ob sie nicht ein vergleichbares Angebot günstiger bekommen können. Gerade die niedrigeren Kosten machen für Firmen den großen Charme von Outsourcing-Projekten aus. Und durch die Erfahrungen der Krise sind natürlich Einspareffekte, die sehr schnell erzielt werden, besonders attraktiv. Wenn es also hier hakt, müssen die Stellschrauben neu angezogen werden. Daneben spielt ein anderer Aspekt eine Rolle, nämlich die Möglichkeit Schwankungen bei den Kosten besser abzufedern. Auch hier müssen beide Partner genau abwägen, was ihren Bedürfnissen am meisten entspricht, und wo die jeweils akzeptablen Grenzen liegen.

Generell bietet das Auslagern von Geschäftsbereichen zahlreiche Vorteile und dazu zählt nicht nur eine für beide Partner günstigere Kostenstruktur. Besonders Business Process Outsourcing beinhaltet in vielen Fällen die Möglichkeit, rascher und flexibler zu agieren.

Entlastung und Handlungsfreiheit als großer Vorteil
Die Handlungsfreiheit, die ein Kunde gewinnt, ist neben den Kosten der zweite wichtige Faktor beim Neuabschluss von Verträgen. Garantiert sie doch die Flexibilität und Schnelligkeit, die Unternehmen benötigen, um am Markt nicht nur zu bestehen, sondern eine führende Position einzunehmen. Die Konzentration auf Kernkompetenzen kann für beide Partner zu einer Win-Win-Situation führen. Vor allem der Dienstleister hat die Möglichkeit, in neueste Verfahren und Technologien zu investieren, wovon wiederum seine Kunden profitieren. All die obengenannten Faktoren spielen bei der Ausgestaltung der Verträge eine entscheidende Rolle.

Die Preise sind es nicht allein, die in die Verhandlungen eingehen: Die Partner tauschen sich immer öfter über Liefermodelle und Strukturen des Vertrags aus. Unternehmen schauen sehr genau, was ein externer Dienstleiter bieten kann und wie das Dienstleistungsmodell im Detail aussieht, das er in die Verhandlung einbringt.

Strukturtransfer birgt Chancen und Gefahren
Ein weiterer Trend hat sich in den letzten Jahren abgezeichnet: Unternehmen gehen dazu über, bestehende Strukturen immer weiter an Dienstleister zu übertragen. Das birgt sowohl Chancen als auch Gefahren. Denn mit den Strukturen geht auch unternehmenseigenes Wissen an den Dienstleister über, was dieser auch für andere Kunden und gegebenenfalls auch für den Wettbewerb nutzen kann, besonders wenn ein Vertrag ausläuft. Zudem müssen die Schnittstellen und die damit verbundenen Kompetenzen und Aufgaben klar definiert und fixiert werden. Darüber hinaus müssen Verantwortliche im Unternehmen abklären, in wieweit sie sich in die Abhängigkeit ihres Dienstleisters begeben mögen. Spätestens wenn ein Dienstleister seinen Vertragsteil nicht erfüllen kann, gibt es massive Schwierigkeiten, und die sollte man möglichst im Vorfeld, das heißt bereits im Vertrag, aus dem Weg räumen. Ebenso sollten Schnittstellen und Übergänge eindeutig geklärt sein. Denn auch in etablierten Organisationen führen unklare Schnittstellen zwischen Dienstleister und Kunde zu ganz erheblichen Reibungsverlusten. Und dadurch schwinden die Vorteile des Outsourcing-Projekts. Prozessklarheit und -definition sind für beide Partner also von essenzieller Bedeutung.

Hier kann ein externes Beratungsunternehmen hilfreiche Dienste leisten. Frank Wolfsteiner von TPI erklärt: "In vielen Fällen wird bereits auf die Erfahrung und Marktexpertise von externen Beratungsunternehmen zurückgegriffen. Besonders im sensiblen Bereich IT-Outsourcing macht sich das für die Unternehmen bezahlt." Und Duncan Aitchison ergänzt: "Outsourcing bietet für beide, aber besonders für potenzielle Kunden die Möglichkeit, die Investitionen in neue Technologien und Services zu verstärken. Davon profieren sowohl Kunde als auch Dienstleister. Beratungsunternehmen können dabei unterstützen zu evaluieren, wo Outsourcing für jede kundenspezifische Situation Sinn macht und was es bei der Ausgestaltung von Verträgen zu beachten gilt, damit beide Partner zur gegenseitigen Zufriedenheit zusammenarbeiten." (TPI: ra)

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