Outsourcing: Wichtige Faktoren der Projektleistung

Fünf Tipps, um das Risiko bei Outsourcing-Projekten zu senken
Worauf Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit Outsourcing-Partnern achten sollten

(29.04.09) - Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern bei komplexen IT-Projekten, stellt immer wieder eine besondere Herausforderung für Unternehmen dar. Auch wenn externe Berater und Partner unverzichtbar für viele Projekte sind, wenn die Zusammenarbeit nicht funktioniert, erhöht sich damit automatisch das Projektrisiko. Alec Miloslavsky, CEO von Exigen Services, einem Outsourcing-Dienstleister mit Spezialgebiet Agile Development für Applikationen, kennt die Gründe, aus denen herkömmliche Geschäftsbeziehungen mit Systemintegratoren häufig zu einer unüberwindbaren Kluft zwischen den Zielen des Kunden und den Interessen des Beratungspartners führen können.

"Bei Beratungshäusern, die mit traditionellen Projektmodellen arbeiten, beruht das Outsourcing-Modell ausschließlich auf dem Faktor der günstigeren Arbeitskräfte. Die Gewinne leiten sich dabei vor allem aus den Unterschieden in den Lohnkosten ab. In Folge dessen vernachlässigen Outsourcing-Partner häufig wichtige Faktoren der Projektleistungen und -ergebnisse und erhöhen damit die Risiken der Kunden", sagte Alec Miloslavsky.

Projekte zur Entwicklung von Applikationen bergen generell drei Arten von Risiken:
>> Finanzielle Risiken – wenn die Projektkosten den veranschlagten Rahmen übersteigen
>> Time-to-market-Risiken – wenn der Zeitrahmen für den Projektabschluss überzogen wird
>> Delivery Risiken– wenn die Projektresultate nicht die geplante Zielsetzung erfüllen

Eine ausschließliche Konzentration auf günstige Lohnkosten trägt zu jedem dieser Risken bei, vor allem, wenn es keine klar geregelten Steuerungsmechanismen zur Kontrolle der Ergebnisse gibt.

Alec Miloslavsky hat fünf Tipps, die Unternehmen dabei helfen sollen, eine optimale Basis für die Beziehung zu ihren Dienstleistungspartnern zu schaffen und Risiken zu verringern:

1. Outsourcing sollte echten Nutzen ermöglichen. Ziel der Investition in ein Outsourcing-Projekt sollte es sein, ein spezifisches Geschäftsziel zu erreichen – und nicht nur einfach günstigere Arbeitskräfte einzusetzen. Risiken und Ausführung des Projekts sollten eine geteilte Verantwortung zwischen Kunden und Outsourcing-Partner sein. Wenn diese Partnerschaft entsprechend strukturiert ist, reduzieren sich die Risiken automatisch- und damit auch die Projektkosten.

2. Die Methodik muss stimmen. Unternehmen sollten darauf bestehen, dass eine spezifische Methodik für die Outsourcing-Leistungen und die Projektausführung eindeutig Bestandteil der Vertragsvereinbarung mit dem Dienstleister ist. Die Projektsteuerung (Governance) sollte Verantwortung des Dienstleisters sein. Der Vertrag sollte sicherstellen, dass Methodologie und Governance die Risiken der Projektdurchführung berücksichtigen – dazu gehören auch die speziellen Risken bei Projekten mit international verteilten Entwicklungsteams (Distributed Development).

3. Erfolg ist eine beidseitige Verantwortung. Der Projekterfolg ist abhängig von der Zeitinvestition und dem Einsatz aller Beteiligten – von den Ingenieuren, über die IT, bis hin zum Input der Anwender. Ein absoluter Schlüsselfaktor ist dabei ein regelmäßiges, zeitnahes Feedback aller Beteiligten – besonders von der Fachseite. Wenn möglich sollten die Kriterien zur Entscheidungsfindung vorab festgelegt werden, damit das Team möglichst effektiv daran arbeiten kann, die Ziele für die Geschäftsseite zu erfüllen.

4. Dinge ändern sich im Projektverlauf. Änderungen sind bei jedem Projekt unvermeidbar. Daher sollte sichergestellt sein, dass Vorgangsmodell und Projekt Management-Methodik flexibel genug sind, auf Geschäftsveränderungen zu reagieren und dass die Freigabeberechtigungen für Änderungen im Projekt in den richtigen Händen liegen. Um die bestmöglichen Resultate zu erzielen, sollten die Prioritäten im Verlauf des Projekts regelmäßig überprüft und bestätigt oder angepasst werden. Dies sollte ein fester Bestandteil der bei der Projektdurchführung angewandten Methodik sein. Am besten geeignet sind hierbei Agile Methoden.

5. Partnerschaft auf allen Ebenen. Bei Outsourcing-Projekten muss sich der Kunde auf Personal verlassen, das für ein anderes Unternehmen arbeitet. Ein Wechsel in der Besetzung des Projektteams, birgt daher immer auch ein Risiko, geistiges Eigentum oder die Kontrolle über das Projekt zu verlieren. Der beste Weg dieses Risiko zu minimieren, ist ein Outsourcing-Modell, das den Kunden und seinen Dienstleister auf allen Ebenen – von der Zielsetzung für das gesamte Projekt, bis hin zur Personalebene – in einer echten Partnerschaft zusammenschließt. Kunden sollten darauf achten, dass die Personalstrategie und eventuelle Kompensationen ihres Dienstleisters die Projektziele berücksichtigen.

"Die Erfahrung zeigt, dass die Beziehung zwischen Dienstleister und Kunde ein Schlüsselfaktor für erfolgreiche Projektresultate ist", resümiert Alec Miloslavsky. "Die Beziehung sollte keine Einbahnstraße sein. Vielmehr sollten Ziele, Verantwortlichkeiten und finanzielle Anreize auf beiden Seiten – beim Kunden sowie beim Dienstleister – gerecht verteilt sein. Wenn diese Kriterien nur auf einer Seite liegen, ergibt sich eine gestörte Balance des Arbeitsverhältnisses, was häufig negative Auswirkungen auf den Projektverlauf hat." (Exigen Services: ra)

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