Dokumentensicherheit bleibt kritisches Thema

Aufgrund der Einsparmöglichkeiten sind Managed Print Services in der Rezession weiterhin stark gefragt
Dokumenten-Outsourcing: Neue Quocirca-Umfrage bestätigt, dass Managed Print Services maßgeblich zur Kostensenkung beitragen / Dokumentensicherheit bleibt kritisches Thema

(07.01.10) - Die Ergebnisse einer Quocirca-Umfrage zeigen, dass Managed Print Services (MPS) in mittleren und großen Unternehmen trotz Rezession weiterhin gefragt sind. Mehr als 90 Prozent der Umfrageteilnehmer bestätigen, dass sie an den ursprünglichen Plänen zur Einführung von MPS festhalten. Die MPS-Umfrage des Research- und Analyseunternehmens Quocirca mit Xerox als Ko-Sponsor zeigt, dass 70 Prozent der befragten Organisationen das Management ihrer Druck-Infrastruktur als strategische Notwendigkeit bewerten. Der maßgebliche Motor für eine Managed Print Services-Einführung sind die Einsparmöglichkeiten. 25 Prozent der Studienteilnehmer gaben an, dass die Einsparungen durch MPS über ihren Erwartungen lagen, weitere 60 Prozent sind zufrieden mit der erzielten Kostenreduzierung.

Im Rahmen der Umfrage wurden 200 Organisationen aus den USA, Deutschland Frankreich und Großbritannien einschließlich Nordirland befragt. Fünf Branchen standen im Fokus: Finanzwesen, Pharmaindustrie, Öffentliche Verwaltung, Einzelhandel sowie IT und Telekommunikation. Der Fragebogen war so angelegt, dass er sowohl MPS-Anwender als auch Nicht-Anwender berücksichtigt. Jeweils die Hälfte der Umfrageteilnehmer setzen MPS entweder bereits ein oder noch nicht ein.

Während das Einsparpotenzial das attraktivste Argument für MPS ist, halten sich die Sicherheitsbedenken. Mehr als 50 Prozent der Umfrageteilnehmer sehen die Dokumentensicherheit als eine Barriere bei der Einführung von MPS. "Dies könnte daran liegen, dass sich viele nicht bewusst sind, welche Funktionalität MPS bietet, um die Sicherheit der Dokumentenprozesse zu verbessern", sagt Louelle Fernandes Principal Analyst at Quocirca. "Viele Unternehmen fürchten, dass das Remote Monitoring Sicherheitsrisiken birgt. Dies zeigt, dass es bei den Anwendern noch Unklarheiten gibt, wie MPS funktioniert und wie eine sichere Umgebung hergestellt werden kann", so Fernandes weiter.

Weitere Umfrageergebnisse sind:

• Organisationen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern neigen stärker dazu, das Outputmanagement als einen Bereich zu sehen, der eine Strategie erfordert.
• Die Sektoren Finanzwesen und Öffentliche Verwaltung messen dem Management der Druck-Infrastruktur eine höhere Bedeutung zu als andere Branchen.
• Kostenreduzierung ist für alle Organisationen in allen Regionen der wichtigste Aspekt. An zweiter Stelle folgt Dokumentensicherheit. Allerdings mit starken regionalen Abweichungen, denn die Sicherheit ist besonders in Frankreich und Deutschland von Bedeutung.
• Die Erwartungen an die Kostenreduzierung bewegen sich zwischen 10 und 40 Prozent, aber variieren in Abhängigkeit von Branche und Unternehmensgröße.
• In Deutschland sind die Erwartungen an das Einsparpotenzial signifikant höher als in anderen Ländern.
• Die Fähigkeit, Kostenreduzierung zu garantieren, wurde von rund 50 Prozent der Umfrageteilnehmer als sehr wichtiger Aspekt gewertet. Konsolidierte Rechnungserstellung (an 2. Stelle) und proaktives Management der Verbrauchsmaterialien (an 3. Stelle) wurden ebenfalls als wichtig angegeben.
• Unternehmen aus dem Finanzwesen geben an, wesentlich höhere Druckkosten zu haben als die anderen Branchen: 65 Prozent der Umfrageteilnehmer aus diesem Sektor glauben, dass die Druckkosten mehr als zehn Prozent ihres Budgets ausmachen. Aufgrund dieses höheren Abhängigkeit von ausgedruckten Dokumenten ist die Steuerung des Outputmanagements entscheidend für diese Branche.
• Während die Kosten die größte Herausforderung für Öffentliche Verwaltung und Finanzwesen darstellen, spielt in der Pharmaindustrie das Thema Dokumentsicherheit die belangreichste Rolle.
• Mehr als 90 Prozent der Organisationen, die einen MPS-Dienstleister beauftragt haben, sind mit dem Servicelevel zufrieden.
• Unternehmen, die das vollständige Management der Druck-Infrastruktur in externe Verantwortung gegeben haben, verzeichnen einen wesentlich geringeren Anteil an Output-bezogenen Support-Calls.

(Xerox Europe: ra)

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