Sie sind hier: Startseite » Markt » Tipps und Hinweise

E-Mails müssen für Empfänger lesbar sein


Fünf Herausforderungen bei der E-Mail-Verschlüsselung in der Cloud
Es wäre zu einseitig, On-Premise als per se sicher und die Cloud als grundsätzlich unsicher zu betrachten


Von Marcel Mock, CTO und Mitbegründer von totemo

Software-as-a-Service (SaaS) erleichtert Unternehmen in vielerlei Hinsicht das Leben: Die Provider stellen nicht nur sicher, dass ausreichend Rechenleistung verfügbar ist. Sie spielen auch Updates und Patches für Anwendungen wie Office oder E-Mail-Dienste ein und schließen Sicherheitslücken so schnell. Besonders nach den kritischen Schwachstellen im Microsoft Exchange Server Anfang März erhöht dieser Aspekt die Attraktivität von Microsoft 365 (M365) als SaaS-Lösung.

Allerdings dürfen sich Unternehmen nicht darauf verlassen, dass sie damit rundum geschützt sind. Bis ein Patch bereitsteht, vergehen mitunter einige Tage, in denen Angreifer auf dem Server gespeicherte E-Mails abgreifen könnten. Sind sie unverschlüsselt, können alle Informationen kopiert und gelesen werden. Das ist aber nicht alles. Folgende fünf Herausforderungen cloud-basierter E-Mail-Infrastrukturen müssen Unternehmen berücksichtigen.

1. Der Datenschutz muss sichergestellt sein
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU schreibt den Schutz personenbezogener Daten vor – auch in E-Mails. Unternehmen sollten diese immer verschlüsselt versenden. So stellen sie die Compliance sicher und schützen persönliche Daten oder Geschäftsgeheimnisse.

Es wäre zu einseitig, On-Premise als per se sicher und die Cloud als grundsätzlich unsicher zu betrachten. Verschlüsselung ist deshalb sowohl bei E-Mails, die in der Cloud liegen, als auch bei On-Premise-Infrastrukturen essenziell. Ist die Cloud alleiniger Speicher aller E-Mails, werden zusätzliche Maßnahmen für den Datenschutz umso wichtiger. Die bestehenden Sicherheitskontrollen für den physisch abgegrenzten Zugriffsbereich des Unternehmens greifen dann nicht mehr.

2. Unternehmen brauchen die Hoheit über ihre Daten
M365 hat eine eigene Verschlüsselungstechnologie integriert. Damit schützen Unternehmen zwar E-Mails und Dokumente zunächst, geben mittel- bis langfristig aber die Hoheit über ihre Daten ab. Das ist so, als würde man jemandem eine verschlossene Geldkassette anvertrauen und den Schlüssel mit Klebestreifen an der Unterseite befestigen.

Microsoft wird für sich selbst diesen Schlüssel vermutlich nicht nutzen. Doch der „Cloud Act“ von 2018 erlaubt US-Behörden Zugriff auf Daten, die auf Servern von US-Unternehmen gespeichert sind – auch im Ausland und rückwirkend. Sicherer ist es darum, wenn die Kontrolle über die Schlüssel im eigenen Unternehmen bleibt.

3. Die Verschlüsselung muss nutzerfreundlich sein
Verschlüsselung ist kein einfaches Thema. Diese zum Beispiel mit S/MIME-Zertifikaten selbst in die Hand zu nehmen, setzt technisch sehr versierte Mitarbeiter voraus und ist oft keine gute Vorgehensweise.

Damit eine Verschlüsselung nicht am Widerstand der Mitarbeiter scheitert, muss sie also nutzerfreundlich sein. Idealerweise läuft die Verschlüsselung automatisiert und im Hintergrund ab. Die Anwender müssen sich dann nicht um die Verwaltung von Schlüsseln und Zertifikaten sowie die Registrierung der Nutzer kümmern – sie können sich ihren eigentlichen Aufgaben widmen.

4. Die E-Mails müssen für den Empfänger lesbar sein
Wenn Unternehmen E-Mails verschlüsseln, müssen Kommunikationspartner einbezogen werden. Es gibt verschiedene Verschlüsselungsstandards wie S/MIME und (Open)PGP, die untereinander nicht kompatibel sind. Viele KMU und die meisten Privatnutzer haben außerdem weder die Technologie noch das Know-how, um Nachrichten zu entschlüsseln.

Unternehmen müssen sich auf die Vielfalt der Verschlüsselungsstandards einstellen und sich flexibel an den Standard der Partner anpassen können. Das bedeutet auch, eine Alternative anzubieten, falls diese keine Verschlüsselung einsetzen, damit verschlüsselte Mails nicht ungelesen bleiben.

5. Was passiert mit alten, unverschlüsselten E-Mails?
Wenn Unternehmen mit ihrer E-Mail-Infrastruktur zu M365 migrieren, gilt die Verschlüsselung nur für neue Nachrichten. Was passiert mit den unverschlüsselten E-Mails, die vom On-Premise-Server in die Cloud umziehen? Sie sollten nicht im Klartext erhalten bleiben, denn damit können sie von Angreifern gelesen werden.

Wie Unternehmen den Herausforderungen begegnen
Unternehmen sollten einerseits mit einer Verschlüsselung ihrer E-Mails für mehr Sicherheit und Datenschutz sorgen. Andererseits möchten sie die Hoheit über ihre Daten behalten, Altlasten schützen und eine nutzerfreundliche Lösung sowohl für Kommunikationspartner als auch für Mitarbeiter bieten.

Unabhängige E-Mail-Verschlüsselungslösungen sind dafür notwendig. Diese automatisieren das Schlüssel- und Zertifikatsmanagement und verschlüsseln bestehende Postfächer vor der Migration. Bei der Auswahl können serviceorientierte Unternehmen darauf achten, dass die Lösung möglichst viele Verschlüsselungsstandards unterstützt und eine alternative Methode für E-Mail-Empfänger ohne passende Ausstattung bietet. Das erst macht Microsoft 365 zum sicheren E-Mail-Speicher in der Cloud. (totemo: ra)

eingetragen: 17.06.21
Newsletterlauf: 06.09.21

totemo: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.


Meldungen: Tipps und Hinweise

  • Mythos der maßgeschneiderten Entwicklung

    Der gezielte und flexible Einsatz von Technologie ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen. Digitalisierung ist für viele Unternehmen weiterhin eine Priorität, der sie eine substantielle Menge an Ausgaben einräumen: Einem Bericht des IDC zufolge, werden die weltweiten Investitionen in IT-Transformationsinitiativen voraussichtlich 4 Billionen US-Dollar bis 2027 übersteigen. Jedoch erreichen weniger als die Hälfte (48?Prozent) aller Digitalisierungsprojekte die angestrebten Ziele. Laut McKinsey scheitern sogar sieben von zehn Unternehmenstransformationen.

  • Migration in lokale Cloud-Rechenzentren

    Digitale Souveränität in und mit der Cloud - dafür sind Unternehmen gefordert, die entscheidenden Weichen zu stellen. Aus der Projekterfahrung von Yorizon, Vorreiterin für Open Source Edge-Cloud-Services, sind es fünf entscheidende Faktoren, die eine unabhängige und zukunftsfähige Cloud-Strategie sicherstellen.

  • Agentische KI im Retail-Bereich

    KI revolutioniert wie wir Ideen und Produkte entwickeln, Handel treiben und Informationen sammeln. Die menschliche Genialität bekommt dabei einen Kompagnon: die KI. Doch obwohl die generative KI häufig den größten Hype erzeugt, wird es die agentische KI sein, die Händlern den größten Nutzen bringt.

  • IT-Resilienz als Überlebensfaktor

    Angesichts der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik als "besorgniserregend" eingestuften Cybersicherheitslage gewinnen automatisierte Ansätze für die Stärkung der IT-Resilienz zunehmend an Bedeutung, wie aktuelle Implementierungen zeigen.

  • Backup-Lücke von Microsoft 365

    Unternehmen nutzen Microsoft 365 als Grundlage für ihre Produktivität. Doch neben den Vorteilen solcher Produktivitätsplattformen wird immer wieder eine Lücke in der Datenschutzstrategie übersehen: das Prinzip der geteilten Verantwortung. Diese Nachlässigkeit setzt wichtige Geschäftsinformationen erheblichen Risiken aus, die sich in Ausfallzeiten und wirtschaftlichen Verlusten niederschlagen können.

  • KI und digitale Souveränität

    Die europaweite Debatte rund um digitale Souveränität fokussiert sich in den vergangenen Wochen überwiegend auf das Thema "KI" (AI-Gigafactory etc.). Dabei gerät ein anderer Aspekt gerade etwas in den Hintergrund: Cyberresilienz und die Kontrolle über kritische Daten innerhalb Europas.

  • DMS und digitale Souveränität

    Die Welt ordnet sich neu und Europa steht unter wachsendem Druck, seine digitale Unabhängigkeit zu stärken. Laut einer Bitkom-Studie (2025) fordern 84 Prozent der Unternehmen, dass die neue Bundesregierung der digitalen Souveränität höchste Priorität einräumt. Gerade im Umgang mit vertraulichen Dokumenten und geschäftskritischen Informationen zeigt sich, wie entscheidend die Kontrolle über digitale Prozesse ist. Die easy software AG beleuchtet, welche Rolle das Dokumentenmanagement dabei spielt - und worauf es jetzt ankommt.

  • MDR - meist mehr Schein als Sein

    Managed Detection and Response (MDR) ist der neue Hype der IT-Sicherheitsbranche. Kaum ein Systemhaus, das nicht plötzlich MDR im Portfolio hat. Was sich hinter diesem Label verbirgt, ist oft enttäuschend: vollautomatisierte EDR- oder XDR-Lösungen mit dem Etikett "Managed", das in Wahrheit kaum mehr bedeutet, als dass ein Dienstleister Herstellerlösungen lizenziert - nicht aber selbst Verantwortung übernimmt.

  • Einblicke in die Sichtweise der Kunden

    Online-Händler erhalten täglich eine unzählige Menge an Anfragen. Ein Großteil davon wird mit KI-Agenten gelöst, da sie immer wieder ähnliche Themen wie Lieferzeiten, Rücksendungen oder Produktspezifikationen betreffen. Zum einen sind KI-Agenten damit eine Arbeitserleichterung bei wiederkehrenden Anfragen, besonders wenn diese Lösungen einfach zu bedienen sind, und den Unternehmen schnellen Mehrwert bieten. Doch hinter diesen Wiederholungen verbirgt sich zum anderen auch eine bislang oft ungenutzte Quelle strategischer Erkenntnisse: die Daten, die bei jeder einzelnen Interaktion entstehen.

  • Modernisierung birgt auch ein Risiko

    Der Trend zur Cloud-Migration setzt Vermögensverwalter zunehmend unter Druck, ihre digitale Transformation voranzutreiben. Einer der strategischen Pfeiler einer Cloud-Strategie ist dabei der Wechsel von On-Premise- zu SaaS-Lösungen. Für größere, traditionelle Institutionen stellt sich jedoch die Frage: Sollten sie direkt auf SaaS umsteigen oder lieber einen mehrstufigen Ansatz über PaaS wählen? Alberto Cuccu, COO von Objectway, erklärt, warum ein schrittweiser Migrationsprozess für bestimmte Geschäftsfälle eine sinnvolle Option sein kann, welche Rolle DORA dabei spielt und welche typischen Fehler Banken bei ihrer IT-Transformation machen.

Wir verwenden Cookies um unsere Website zu optimieren und Ihnen das bestmögliche Online-Erlebnis zu bieten. Mit dem Klick auf "Alle akzeptieren" erklären Sie sich damit einverstanden. Erweiterte Einstellungen