Sie sind hier: Startseite » Markt » Tipps und Hinweise

Zehn Kriterien für den Wechsel zu Exchange Online

Orientierungshilfe zu Microsofts Cloud-basierter E-Mail-Lösung: Gegenüberstellung der jeweiligen Kosten von Inhouse- und Outsourcing-Lösung
Die wichtigsten Schlüsselfragen beantworten und in einem Selbstcheck-Formular die Kosten für ein inhouse installiertes System gegen die Kosten von Exchange Online abgleichen

(06.12.12) - An welchen Anzeichen lässt sich für ein Unternehmen erkennen, dass Microsoft Exchange Online eine wirtschaftliche Alternative zum inhouse installierten E-Mail-Server sein kann? Die utilitas GmbH stellt auf ihrer Webseite ein kostenloses Formular für den individuellen Selbstcheck zur Verfügung. Hier können Interessenten Kennzahlen ihres benötigten Systems wie die Anzahl der Nutzer, Größe der Postfächer, Kosten und Aufwände für Lizenzen, Spam-Filter, Virenschutz und Wartung zusammenstellen. Im Ergebnis erhalten sie in dem interaktiven Dokument sofort eine Gegenüberstellung der jeweiligen Kosten von Inhouse- und Outsourcing-Lösung. Zusätzlich hat die utilitas GmbH die zehn wesentlichen Schlüsselfragen zu den typischen Anforderungen und vorhandener Infrastruktur zusammengestellt, an denen sich Unternehmen zunächst orientieren können:

1. Wie alt ist der jetzige E-Mail-Server? Spätestens wenn der Umstieg auf eine neue Version erforderlich wird und deshalb eine Datenmigration ansteht, sollte aus Kostengründen der Umstieg auf eine Online-Lösung geprüft werden.

2. Sollen E-Mails und Kontakte mobil genutzt werden? E-Mails auf allen Geräten synchron zu halten, ist mit Exchange Online optimal möglich. Alle Smartphones inklusive iPhone, Android und Blackberry werden unterstützt. Beispielsweise in Projekten können Teams somit an den selben Dokumenten arbeiten.

3. Welche Version von Microsoft Office ist im Einsatz? Mit Office 2007 und 2010 kann Exchange Online sofort genutzt werden. Sind noch ältere Office-Versionen im Einsatz, besteht die Möglichkeit, über Office 365 eine lokale Office-Lizenz zu mieten.

4. Benötigt die IT-Abteilung eine Entlastung? Viele IT-Abteilungen in mittelständischen Unternehmen sind spärlich besetzt und vollauf mit der Lösung von akuten Anwenderproblemen beschäftigt. Die Nutzung von Exchange Online bedeutet hier eine erhebliche Entlastung, weil das komplette E-Mail-Thema in punkto Wartung und Betreuung wegfällt. Die Administratoren können sich somit wichtigeren Aufgaben widmen.

5. Ist das Unternehmen auf Wachstumskurs? Ständig die Server-Kapazitäten anzupassen, erfordert Zeit und Geld. Gerade bei einem schnellen Wachstum ist Exchange Online vorteilhaft, weil sich für neue Mitarbeiter sehr einfach und jederzeit weitere Postfächer hinzu buchen lassen.

6. Wie teuer ist der aktuell eingesetzte Viren- und Spam-Schutz? Die Kosten für die Sicherheit des E-Mail-Systems sind in Exchange Online bereits enthalten. Auch um zeitraubende Tätigkeiten wie Wartung und Updates sowie um separate Verträge mit Security-Anbietern muss sich dann intern niemand mehr kümmern.

7. Wird eine spezielle Bandbreite für die Internetverbindung benötigt? Da alle Daten lokal zwischengespeichert (gecached) werden, spielt die Bandbreite eine untergeordnete Rolle.

8. Wie hoch ist das Datenvolumen der Anwender-Postfächer? Beim Einsatz von Exchange Online kann jeder Anwender in seinem Postfach bis zu 25 GB Speicherplatz verwalten.

9. Welche anderen Anwendungen greifen auf den Exchange-Server zu? Das Zusammenspiel von E-Mail und Anwendungen in einer durchgängig integrierten Arbeitsumgebung ist ein wesentliches Kriterium für die Akzeptanz durch die Anwender. Die meisten Anwendungen lassen sich auch für den Zugriff auf Exchange Online konfigurieren.

10. Wie ist das Backup organisiert? Die Aufwände für die Organisation eines Backups entfallen völlig beim Einsatz von Exchange Online. Durch die Spiegelung des Mail-Servers in mehreren Rechenzentren ist das Online-Hosting in der Regel sehr viel sicherer als bei lokal gehosteten Lösungen.

"Viele Vorteile, die Exchange Online bietet, sind den Nutzern erst dann bewusst, wenn sie sich explizit mit der Hosting-Lösung beschäftigen. Dabei gibt es erhebliche Potenziale zur Vereinfachung sowie zur Kostenreduzierung. Überall dort, wo ein Projekt ansteht, sollte Exchange Online als Option geprüft werden – es rechnet sich in den allermeisten Fällen", unterstreicht Peter Haupt, Geschäftsführer der utilitas GmbH.

"Exchange Online" ist eine gehostete Nachrichtenlösung für Unternehmen, die auf Microsoft Exchange aufbaut. Eine solche Lösung kann bereits ab einem Postfach genutzt werden. Bei der Umstellung erfolgt eine Grundkonfiguration von Exchange Online und im Anschluss die Übernahme der vorhandenen Daten. utilitas hat bereits zahlreiche lokale Systeme abgelöst wie Microsoft Exchange Server 2003, 2007 und 2010, Lotus Notes, Google Apps, diverse Linux-Mail-Systeme, POP3- und IMAP-Postfächer und Microsoft Small Business Server 2003 und 2008. (utilitas: ra)

utilitas: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Meldungen: Tipps und Hinweise

Mythos der maßgeschneiderten Entwicklung
Der gezielte und flexible Einsatz von Technologie ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen. Digitalisierung ist für viele Unternehmen weiterhin eine Priorität, der sie eine substantielle Menge an Ausgaben einräumen: Einem Bericht des IDC zufolge, werden die weltweiten Investitionen in IT-Transformationsinitiativen voraussichtlich 4 Billionen US-Dollar bis 2027 übersteigen. Jedoch erreichen weniger als die Hälfte (48?Prozent) aller Digitalisierungsprojekte die angestrebten Ziele. Laut McKinsey scheitern sogar sieben von zehn Unternehmenstransformationen.
Migration in lokale Cloud-Rechenzentren
Digitale Souveränität in und mit der Cloud - dafür sind Unternehmen gefordert, die entscheidenden Weichen zu stellen. Aus der Projekterfahrung von Yorizon, Vorreiterin für Open Source Edge-Cloud-Services, sind es fünf entscheidende Faktoren, die eine unabhängige und zukunftsfähige Cloud-Strategie sicherstellen.
Agentische KI im Retail-Bereich
KI revolutioniert wie wir Ideen und Produkte entwickeln, Handel treiben und Informationen sammeln. Die menschliche Genialität bekommt dabei einen Kompagnon: die KI. Doch obwohl die generative KI häufig den größten Hype erzeugt, wird es die agentische KI sein, die Händlern den größten Nutzen bringt.
IT-Resilienz als Überlebensfaktor
Angesichts der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik als "besorgniserregend" eingestuften Cybersicherheitslage gewinnen automatisierte Ansätze für die Stärkung der IT-Resilienz zunehmend an Bedeutung, wie aktuelle Implementierungen zeigen.
Backup-Lücke von Microsoft 365
Unternehmen nutzen Microsoft 365 als Grundlage für ihre Produktivität. Doch neben den Vorteilen solcher Produktivitätsplattformen wird immer wieder eine Lücke in der Datenschutzstrategie übersehen: das Prinzip der geteilten Verantwortung. Diese Nachlässigkeit setzt wichtige Geschäftsinformationen erheblichen Risiken aus, die sich in Ausfallzeiten und wirtschaftlichen Verlusten niederschlagen können.
KI und digitale Souveränität
Die europaweite Debatte rund um digitale Souveränität fokussiert sich in den vergangenen Wochen überwiegend auf das Thema "KI" (AI-Gigafactory etc.). Dabei gerät ein anderer Aspekt gerade etwas in den Hintergrund: Cyberresilienz und die Kontrolle über kritische Daten innerhalb Europas.
DMS und digitale Souveränität
Die Welt ordnet sich neu und Europa steht unter wachsendem Druck, seine digitale Unabhängigkeit zu stärken. Laut einer Bitkom-Studie (2025) fordern 84 Prozent der Unternehmen, dass die neue Bundesregierung der digitalen Souveränität höchste Priorität einräumt. Gerade im Umgang mit vertraulichen Dokumenten und geschäftskritischen Informationen zeigt sich, wie entscheidend die Kontrolle über digitale Prozesse ist. Die easy software AG beleuchtet, welche Rolle das Dokumentenmanagement dabei spielt - und worauf es jetzt ankommt.
MDR - meist mehr Schein als Sein
Managed Detection and Response (MDR) ist der neue Hype der IT-Sicherheitsbranche. Kaum ein Systemhaus, das nicht plötzlich MDR im Portfolio hat. Was sich hinter diesem Label verbirgt, ist oft enttäuschend: vollautomatisierte EDR- oder XDR-Lösungen mit dem Etikett "Managed", das in Wahrheit kaum mehr bedeutet, als dass ein Dienstleister Herstellerlösungen lizenziert - nicht aber selbst Verantwortung übernimmt.
Einblicke in die Sichtweise der Kunden
Online-Händler erhalten täglich eine unzählige Menge an Anfragen. Ein Großteil davon wird mit KI-Agenten gelöst, da sie immer wieder ähnliche Themen wie Lieferzeiten, Rücksendungen oder Produktspezifikationen betreffen. Zum einen sind KI-Agenten damit eine Arbeitserleichterung bei wiederkehrenden Anfragen, besonders wenn diese Lösungen einfach zu bedienen sind, und den Unternehmen schnellen Mehrwert bieten. Doch hinter diesen Wiederholungen verbirgt sich zum anderen auch eine bislang oft ungenutzte Quelle strategischer Erkenntnisse: die Daten, die bei jeder einzelnen Interaktion entstehen.
Modernisierung birgt auch ein Risiko
Der Trend zur Cloud-Migration setzt Vermögensverwalter zunehmend unter Druck, ihre digitale Transformation voranzutreiben. Einer der strategischen Pfeiler einer Cloud-Strategie ist dabei der Wechsel von On-Premise- zu SaaS-Lösungen. Für größere, traditionelle Institutionen stellt sich jedoch die Frage: Sollten sie direkt auf SaaS umsteigen oder lieber einen mehrstufigen Ansatz über PaaS wählen? Alberto Cuccu, COO von Objectway, erklärt, warum ein schrittweiser Migrationsprozess für bestimmte Geschäftsfälle eine sinnvolle Option sein kann, welche Rolle DORA dabei spielt und welche typischen Fehler Banken bei ihrer IT-Transformation machen.

SLA-Reports müssen revisionssicher sein Das passende Shared Hosting-Angebot auswählen

Fachbeiträge: Hintergrund

Tape hat ausgedient, Public Cloud ist verzichtbar
Zwei in der Datensicherung eingesetzte Technologien stehen derzeit bei vielen Unternehmen und Behörden auf dem Prüfstand. Bei Tape sind mit der Einführung von LTO-10 die Verbindungen zu Vorgängergenerationen komplett abgeschnitten worden, was eine vollständige Migration aller Systeme und Daten notwendig macht. Die Public Cloud entpuppt sich in vielen Fällen als wesentlich teurer als angenommen und zudem bestimmen rechtlichen Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Datenhoheit die Diskussion.
Steigende Globalisierung von Daten
Der Aufstieg souveräner Clouds ist unausweichlich geworden, da regulatorische Anforderungen und geopolitische Spannungen Unternehmen dazu zwingen, neu zu überdenken, wo ihre Daten gespeichert werden. Lokalisierte Cloud-Umgebungen werden zunehmend unerlässlich, da sie Unternehmen erlauben, ihre Daten innerhalb bestimmter rechtlicher Rahmen zu halten, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu reduzieren. Doch souveräne Clouds können ohne Daten-Portabilität - also der Möglichkeit, Daten nahtlos zwischen Systemen und Standorten zu verschieben - nicht erfolgreich sein. Es gilt: Nicht warten, bis Regulierungen einen selbst antreiben, sondern der Entwicklung voraus sein.

Fachbeiträge: Grundlagen

Vergleich: Cloud-basiertes und lokales Backup
Die Datensicherung ist für den Schutz von Unternehmensdaten vor Cyberangriffen, Ransomware, Insider-Bedrohungen und versehentlichem Löschen von Daten unerlässlich. Moderne Sicherungsansätze nutzen sowohl lokale als auch Cloud-basierte Lösungen. Technologien wie die Datendeduplizierung helfen bei der Verwaltung großer Datenmengen über verschiedene Betriebssysteme und virtuelle Maschinenumgebungen hinweg. Zuverlässiger Backup-Speicher und flexible Backup-as-a-Service (BaaS)-Optionen helfen Unternehmen, sich schnell von Datenverlusten zu erholen.
Strommix entscheidet über Klimabilanz
Generative KI bringt spürbare Effizienzgewinne. Gleichzeitig verbraucht eine ChatGPT-Anfrage bis zu zehn Mal mehr Energie als eine Google-Suche. (1) Für Unternehmen entsteht damit ein komplexes Spannungsfeld zwischen Produktivitätsvorteilen und Nachhaltigkeitszielen. Der Rechenzentrumsspezialist Prior1 zeigt, wie mit diesem Dilemma konstruktiv umgegangen werden kann. Als Gemeinwohl-bilanziertes Unternehmen steht der Mittelständler vor der Herausforderung, KI-Potenziale zu nutzen, ohne die eigenen Klimaziele zu konterkarieren.

IT Security

Es braucht Plattformen, nicht Patchwork
Ein mutmaßlicher Angriff auf ein deutsches Rüstungsunternehmen ist kein technisches Problem. Er zeigt, wie angreifbar unser Land im digitalen Raum ist: wirtschaftlich, militärisch, politisch. Solche Angriffe gehören längst zur Realität. Doch Konsequenz im Umgang mit Cybersicherheit? Fehlanzeige.
Lokale Stärke dank regionalem Team
Arctic Wolf gibt den stetigen Ausbau ihrer regionalen Präsenz in der DACH-Region bekannt. Mit einem starken Fokus auf lokaler Nähe, einem permanent wachsenden deutschsprachigen Team und einem Security Operations Center (SOC) in Frankfurt am Main zeigt Arctic Wolf seit ihrem Markteintritt im Herbst 2021 starkes Commitment für den deutschsprachigen Markt.

IT Security - Angriffe & Lecks

Angriffsweg der JSCEAL-Malware
Check Point Research (CPR), die Sicherheitsforschungsabteilung von Check Point Software Technologies hat rund 35.000 betrügerische Werbeanzeigen in Krypto-Apps gefunden, vorrangig in der EU. Die Hacker-Kampagne hört auf den Namen JSCEAL und läuft seit mindestens März 2024. Bislang waren die Ausweichtaktiken gegen Viren-Scanner aus Sicht der Angreifer erfolgreich, wodurch eine fortschrittliche Malware Payload auf die Geräte der Opfer geladen werden kann.
Infos zur BlackSuit/Royal-Ransomware-Gruppe
Auch Bitdefender war an den Ermittlungen gegen die Ransomware-Kriminellen von Blacksuite beteiligt. Zu der internationalen Checkmate-Aktion, die zu der Beschlagnahme und der Zerschlagung der technischen Infrastruktur der Blacksuit -Gruppe führte, liefert Bitdefender nun in einem Blog Informationen über die Verbreitung der Ransomware, die Opfertypologie und das technische Vorgehen der Angreifer.

IT Security - Fachbeiträge

DSGVO und NIS2 gehen Hand in Hand
Sieben Jahre ist es her, dass die DSGVO in Kraft getreten ist. Damit startete 2018 der Trend, IT-Prozesse strenger zu regulieren. Mit NIS2 führt die EU diesen Kurs resolut weiter, die Bundesregierung arbeitet an der Umsetzung und hat erst jüngst einen Referentenentwurf des BMI von Ende Juni 2025 bekanntgegeben. Auch wenn offen ist, wie NIS2 hierzulande ein Gesetz wird, das Ziel ist bereits klar: Die Infrastrukturen und digitalen Prozesse in Unternehmen sollen widerstandsfähiger sein. Ein langer Weg und Vorarbeit lohnen sich. Wer die Maßgaben der DSGVO schon jetzt entschlossen und zielstrebig verfolgt hat, um Datensicherheit und Datenschutz zu berücksichtigen, hat es leichter, wenn NIS2 auf die Agenda rückt.
Finanzieller Schaden und Reputationsverlust
Die benutzerfreundliche Plattform von Instagram hat die Art und Weise stark verändert, wie Unternehmen mit ihren (potenziellen) Kunden in Kontakt treten. Diese Zugänglichkeit hat jedoch auch eine erhebliche Schwachstelle geschaffen: Instagram-Imitationen, eine wachsende Bedrohung, welche die Finanzen und den guten Ruf von Unternehmen ernsthaft gefährdet.

IT Security - Tipps / Hintergrund / Wissen

Identitäten im Blindflug
Rund 40 Prozent der Unternehmen verzichten laut einem aktuellen Bericht noch immer auf moderne Identity-Governance- und Administration-Lösungen (IGA). Das ist nicht nur ein organisatorisches Defizit - es ist ein ernstzunehmender Risikofaktor. Denn der Umgang mit digitalen Identitäten ist in vielen Organisationen noch immer ein Flickwerk aus manuellen Abläufen, intransparenten Prozessen und veralteter Technik. Während Cloud-Umgebungen rasant wachsen und Compliance-Anforderungen zunehmen, bleiben zentrale Fragen der Zugriffskontrolle oft ungelöst. An welchen Stellen Unternehmen oftmals offene Flanken haben und wie man Cyberkriminelle mithilfe von modernen IGA-Funktionen die Türen verschließt, klärt dieser Artikel.
178,6 Milliarden Euro Schaden durch Cyberattacken
Das aktuelle Bundeslagebild Cybercrime 2024 des BKA zeigt ein ambivalentes Bild: Während die Zahl der angezeigten Ransomware-Angriffe leicht auf 950 Fälle zurückging, stiegen die Auslandstaten im Cyberbereich auf über 200.000 Fälle an. Mit 178,6 Milliarden Euro erreichten die durch Cyberattacken verursachten Schäden einen neuen Höchststand. Besonders besorgniserregend ist der zunehmende Einsatz von KI durch Cyberkriminelle, die damit Phishing-Kampagnen perfektionieren und Malware effizienter entwickeln.