Finanzprozesse "as a Service"

Business Process Outsourcing: Oft übersehen wird der Rechnungsprozess
BPO und On demand-Dienste sind die Grundpfeiler von Prozessoptimierung in Unternehmen

Von Raimund Schlotmann, Itella Information

(13.04.11) - Jedes Jahr werden in Europa laut den Analysten von Billentis rund 30 Milliarden Rechnungen verschickt. Für Unternehmen stellen Rechnungseingang sowie -ausgang damit einen erheblichen Kostenpunkt dar – wie groß dieser tatsächlich ist, ist den wenigsten Entscheidern im Unternehmen bekannt. Dennoch behandeln Unternehmen den Rechnungsprozess oftmals stiefmütterlich und binden in ihm zu viele Ressourcen. Bei zunehmender Konkurrenz im Markt und sinkenden Margen ist so eine Einstellung Teilprozessen gegenüber nicht beizubehalten. Jeder Prozess im Unternehmen muss durchleuchtet werden und auf seine Effizienz hin überprüft werden. Zunächst mögen für die dann nötige Prozessoptimierung weitere Kosten anfallen, doch langfristig lohnt sich ein solches Unterfangen.

Als wesentlicher Aspekt im Betriebsablauf eines Unternehmens ist der Rechnungsprozess tief verwurzelt – und oft verkrustet. Gerade deswegen besteht hier die Möglichkeit, die Effizienz zu steigern. Aber gerade weil Rechnungen einen wesentlichen Aspekt im Betriebsablauf jedes Unternehmens darstellen, ist die Angst vor einem Kontrollverlust auf Unternehmensseite entsprechend groß. Eine elegante Möglichkeit stellen "Financial Processes as a Service" dar, die die Umstellung der Prozesse erlauben, ohne dass das Unternehmen Kontrolle aus der Hand gibt. Durch den Einsatz von On demand-Services können in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister Kosten schnell und effizient reduziert werden.

BPO (Business Process Outsourcing) und On demand-Dienste sind die Grundpfeiler von Prozessoptimierung in Unternehmen generell, aber insbesondere im Hinblick auf die Finanzprozesse. Es handelt sich dabei um Angebote, die zwischen proprietärer Software auf der einen und klassischem Outsourcing auf der anderen Seite liegen. Gerade bei gewachsenen, heterogenen Strukturen helfen flexible Lösungen die Strukturen zu vereinheitlichen und die Effizienz zu steigern.

Das Unternehmen entscheidet selber, wie viel Kontrolle und wie viel der eigenen Prozesse es an einen externen Dienstleister abgeben möchte. Hierbei kann es sich um die gesamte Abwicklung des Rechnungseingangs sowie -ausgangs handeln oder Teilprozesse wie die Digitalisierung eingehender Papierrechnungen. Ein erfahrener Dienstleister mit großem Netzwerk kann einzelne Prozesselemente einfach und schnell implementieren und dabei die Strukturen des jeweiligen Auftraggebers berücksichtigen. Dafür ist es wichtig, sich den gegenwärtigen Prozess genau anzuschauen und sein jeweiliges individuelles Optimierungspotenzial zu erkennen. Hierbei kann es sich um Zentralisierung gewisser Teilprozesse oder deren Konsolidierung etwa in Shared Service Centern, Standardisierung oder Industrialisierung des gesamten Prozesses handeln.

Das Ergebnis: Der Prozess wird kostentransparenter und günstiger abgewickelt. Zudem muss das Unternehmen keine Ressourcen vorhalten, um schwankende Rechnungsvolumina aufzufangen. Der on Oemand-Dienstleister kümmert sich – wie der Name schon sagt – auf Anfrage um die Abwicklung. Anders als beim klassischen Outsourcing gibt das Unternehmen dabei die Kontrolle nicht aus der Hand.

Evolution statt Big Bang
Um einen hohen Grad an Effizient zu erreichen, müssen verschiedene Prozesse über Abteilungs- und Kostenstellengrenzen hinweg in "Financial Shared Service Zentren" zusammengefasst werden. Doch die effektive Verarbeitung von Eingangsrechnungen steht in vielen Unternehmen noch am Anfang. Die Grundlage für eine effiziente Weiterverarbeitung von Rechnungen an einem zentralen Ort ist, dass alle Dokumente im selben digitalen Format vorliegen. Noch zu selten ist dies der Fall, wie eine aktuelle Umfrage von Itella ergab: In Europa werden nur 15 Prozent der Rechnungen im Posteingang zur späteren Bearbeitung digitalisiert. Hier klafft also eine große Lücke. Den kompletten Empfang von Rechnungen von heute auf morgen zu digitalisieren, ist jedoch schwer.

Praktisch bewährt hat sich ein evolutionäres Vorgehen. Dieses erlaubt dem Empfänger die Digitalisierung der gesamten Debitor-Korrespondenz, ohne dass die Rechnungssteller ihren Versand umstellen müssen. Dabei ist es auch egal, ob die Rechnungen auf Papier, via EDI oder als E-Mail eingehen. So werden Papierrechnungen beispielsweise von einem Dienstleister eingescannt, via Optical Character Recognition intelligent ausgelesen und in einem einheitlichen Datenformat an den Empfänger weitergeleitet. Die Kosten entstehen dabei nur in Höhe des Transaktionsvolumens. Zudem unterstützen Dienstleister den Kunden dabei, die Anzahl der von vornherein elektronisch eingehenden Rechnungen zu erhöhen, indem die Einstiegshürden gesenkt werden, sowie die Rechnungen in elektronische Freigabe-Workflows eingebunden werden.

Da das Unternehmen selber keine Soft- oder Hardware für diesen Prozess vorhalten muss, wandelt es auf einen Schlag alle fixen Prozesskosten in variable um. Gleichzeitig gibt es jedoch nur genau so viel Kontrolle über seine Prozesse an den Dienstleister ab, wie sie es in der gegenwärtigen Situation möchten. Noch einen weitere Vorteil hat der modulare Aufbau: Zusätzliche Services wie Workflows oder der Rechnungsausgang können jederzeit hinzugebucht werden.

Welche Leistungen in welchem Umfang und wann an einen Partner abgegeben werden sollen, lässt sich am besten in einer Roadmap festlegen, die das Unternehmen gemeinsam mit einem erfahrenen Partner entfernt. So wird die Zusammenarbeit so flexibel wie möglich gestaltet.

Fazit
Wenn ein Unternehmen über Effizienz nachdenkt, soll es sich fragen, ob es wirklich alle Prozesse in seine Überlegung mit einbezieht. Oft übersehen wird der Rechnungsprozess. Selbst ein so rudimentärer Prozess birgt Optimierungspotenzial. So lassen sich der gesamte Prozess oder Teile von ihm an On demand-Dienstleister auslagern. Die Angst, Kontrolle über einen so wichtigen Prozess zu verlieren, ist unberechtigt.

Anders als beim traditionellen Outsourcing sind On demand-Dienste sind keine Entweder-oder-Entscheidung. Vielmehr gibt es Abstufungen, die es dem Unternehmen erlauben, auf die angrenzenden Unternehmensprozesse und die Prozesse seiner Zulieferer und Kunden einzugehen. Geht ein Unternehmen strategisch und zukunftsorientiert vor, stehen am Ende mehr Effizienz.

(*) Von Raimund Schlotmann, Director Business Unit Purchase to Pay and Global Solution Marketing bei Itella Information
(Itella Information: ra)

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