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Vom Blatt in die Cloud

Wie der Abschied von der Zettelwirtschaft funktioniert
Bei einem modernen Warenwirtschaftssystem mit mobiler Anbindung wird alles Wesentliche zentral in der Datenwolke gespeichert

Bedrucken, abheften, lagern? Im Büro arbeitende Menschen nutzen viel Papier – vor allem in Deutschland. Egal ob Rechnungen oder unnötig ausgedruckte E-Mails, unter den G20-Ländern gilt die Bundesrepublik als Spitzenreiter. Neben einer erheblichen Belastung für die Umwelt stellt diese Zettelwirtschaft einen enormen Zeit- und Kostenfaktor für Unternehmen dar. Schließlich verschlingt die Anschaffung nicht nur finanzielle Mittel, sondern beansprucht auch bei der Lagerung viel Platz. Das wiederum schlägt mit Aufwendungen für Ordner, Stauraum und Miete zu Buche.

"Obwohl mehrere Studien zu dem Ergebnis kommen, dass ein vollkommen papierloses Büro trotz Digitalisierungsschub und Remote-Work-Trend auch in Zukunft nicht wirklich realistisch ist, gibt es zahlreiche Geschäftsbereiche, die sich mit der entsprechenden Technik von der Blattsammlungen systematisch befreien lassen", betont Andreas Köninger, Digitalisierungsexperte und Vorstand der SinkaCom AG. Doch wie gelingt der Umstieg?

Wer konsequent auf einen papierarmen Betrieb umsteigen möchte, muss zunächst einmal feststellen, in welchen Bereichen diese Ressource am meisten anfällt und einen realistischen Sollzustand definieren. Die aktuelle Infrastruktur gilt es dabei ebenso zu berücksichtigen wie interne Prozesse und unternehmensspezifische Merkmale. "In manchen Branchen müssen bestimmte Dokumente von Gesetzes wegen in Schriftform vorliegen, entsprechend sollten von solchen Akten nicht einfach digitale Kopien gemacht werden", weiß Andreas Köninger.

Andere Informationen lassen sich hingen ganz leicht mithilfe einer passenden Software in elektronische Dokumente umwandeln und in einem virtuellen Ablagesystem organisieren. Bei kleinen Unternehmen mit kurzen internen Wegen reicht dafür oftmals ein allgemeines Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System. Das erleichtert nicht nur die Organisation jeglicher Ressourcen im Unternehmen, sondern bringt auch Struktur in das übliche Papierchaos.

"Bei einem modernen Warenwirtschaftssystem mit mobiler Anbindung wird alles Wesentliche zentral in der Datenwolke gespeichert", erklärt der Experte. Korrekt indexiert, können Mitarbeiter so etwa via App über private Server auch aus dem Homeoffice auf alle notwendigen Daten zugreifen. "Allerdings sollten die Informationen unbedingt in einem deutschen Rechenzentrum liegen, um durch die Datenschutzrichtlinien der Bundesrepublik geschützt zu sein", gibt Andreas Köninger zu bedenken.

Mit Software Zeit sparen
Damit Arbeiten tatsächlich papierarm, aber effizient funktioniert, benötigen Betriebe zusätzlich entsprechende Tools für erfolgreiches Projektmanagement. Qualifizierte elektronische Signaturen (QeS), Dokumentenmanagement sowie komplett digitalisierte Dokumentationsprozesse, soweit diese nicht durch formularbasierte Systeme abgelöst werden können, schaffen das Fundament. So lassen sich bestehende Strukturen überführen und für komplexe Datenmanagementsysteme nutzbar machen. "Auf die Branche abgestimmte Anwendungen automatisieren nicht nur manuelle Prozesse, sondern schaffen abteilungsübergreifend einheitliche Workflows", führt Andreas Köninger aus. "Hier müssen Entscheider nicht zwingend auf spezialisierte Software zurückgreifen. Ein interner, online abrufbarer Shop ermöglicht Außendienstmitarbeitern etwa, auch auf Terminen Bestellungen im eigenen Lager ‚einzukaufen‘", schildert der Experte. "So kann die Beschaffung ohne Spezialsoftware und dazugehöriges IT-Projekt digitalisiert werden. Pragmatismus ist hier das Gebot der Stunde."

Universell anwendbar
Mittelgroße Unternehmen basieren in der Regel auf einer arbeitsteiligen Organisation. Ein passendes ERP-System bietet allen im Projekt involvierten Mitarbeitern einen identischen Wissensstand und maximale Austauschgeschwindigkeit. Dafür gilt es jegliche Informationen zentralisiert zu verwalten, versioniert abzuspeichern und gegebenenfalls einem mehrstufigen Prüf- und Freigabeprozess zu unterziehen. Soll der Datenfluss auf Einkauf, Personalverwaltung und Buchhaltung erweitert werden, müssen besonders große Betriebe sämtliche Schnittstellen integrieren. Nur so kann ein Durcheinander von analog und digital vermieden werden. Unterm Strich verspricht papierarmes Arbeiten Effizienzsteigerungen über alle Unternehmensgrößen hinweg, während es gleichzeitig die Umwelt schont. Höchste Zeit, den Blättern "Bye-bye" zu sagen! (SinkaCom: ra)

eingetragen: 08.08.22
Newsletterlauf: 08.09.22

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Meldungen: Tipps und Hinweise

Datenqualität entscheidend
Künstliche Intelligenz, kurz KI, gehört derzeit zu den meistdiskutierten Themen. Die Entwicklungen sind rasant, die Möglichkeiten scheinen fast unbegrenzt. Viele Unternehmen arbeiten deshalb schon mit KI oder sind aktuell dabei, Tools zu implementieren. "KI als Katalysator für Optimierung, Standardisierung und Digitalisierung wird von Unternehmen bereits vielfältig eingesetzt. Doch es fehlen in vielen Branchen, wie etwa im Retail-Bereich, noch Use Cases - es kann noch nicht alles mit KI-Tools gelöst werden. Vor der Implementierung gilt es in vielen Fällen deshalb noch zu prüfen, ob sich der Einsatz von KI in jedem Fall lohnt", sagt Andreas Mohr, SAP Senior Development Consultant bei retailsolutions.
Sicherheitsrisiken in der Cloud
Es gibt gute Gründe, Daten und Dienste in eine Cloud-Umgebung zu verlagern: Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz sprechen eindeutig für die Cloud. Es sind jedoch auch die Risiken zu bedenken und zu managen. Ein wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit: Da die Daten in externen Rechenzentren gespeichert werden, sind sie potenziell Angriffen ausgesetzt - sensible Informationen können abgefangen oder manipuliert werden.
Was Unternehmen beachten müssen
Künstliche Intelligenz gehört für immer mehr Unternehmen ganz selbstverständlich zum Geschäftsalltag dazu. Insbesondere die generative KI (GenAI) erlebt einen Boom, den sich viele so nicht vorstellen konnten. GenAI-Modelle sind jedoch enorm ressourcenhungrig, sodass sich Firmen Gedanken über die Infrastruktur machen müssen. NTT DATA, ein weltweit führender Anbieter von digitalen Business- und Technologie-Services, zeigt, warum die Cloud der Gamechanger für generative KI ist.
SAP mit umfassender Cloud-Strategie
Für die digitale Transformation von Unternehmen setzt SAP auf eine umfassende Cloud-Strategie. Hier bietet SAP verschiedene Lösungen an. Neben der SAP Public Cloud, die sehr stark auf den SME-Markt zielt, bedient die Industry Cloud als Kombination aus Private Cloud und industriespezifischen Cloud-Lösungen eher den LE-Markt.
Warum steigende IT-Kosten das kleinere Übel sind
Es gibt Zeiten, in denen sind CIOs wirklich nicht zu beneiden. Zum Beispiel dann, wenn sie der Unternehmensführung wieder einmal erklären müssen, warum erneut höhere Investitionen in die IT nötig sind. Eines der größten Paradoxe dabei: Kosten steigen auf dem Papier auch dann, wenn eigentlich aus Kostengründen modernisiert wird. Der Umstieg vom eigenen Server im Keller in die Cloud? Mehrkosten. Neue SaaS-Lösungen?
Optimierung von Java-Workloads in der Cloud
Cloud-Infrastrukturen versprechen Skalierbarkeit, Effizienz und Kostenvorteile. Doch um Engpässe zu vermeiden, überprovisionieren viele Unternehmen ihre Cloud-Kapazitäten - und bezahlen so oftmals für Ressourcen, die sie gar nicht nutzen. Wie lässt sich das ändern? Ein zentraler Hebel ist die Optimierung von Java-Workloads in der Cloud. Cloud-Infrastrukturen bringen viele Vorteile, aber auch neue Komplexität und oft unerwartet hohe Kosten mit sich. Bei vielen Unternehmen nehmen Java-Umgebungen und -Anwendungen große Volumina in gebuchten Cloud-Kapazitäten ein, denn Java gehört noch immer zu den beliebtesten Programmiersprachen: Laut dem aktuellen State of Java Survey and Report 2025 von Azul geben 68 Prozent der Befragten an, dass über 50 Prozent ihrer Anwendungen mit Java entwickelt wurden oder auf einer JVM (Java Virtual Machine) laufen.
Wer Cloud sagt, muss Datensouveränität denken
Die Cloud hat sich längst zu einem neuen IT-Standard entwickelt. Ihr Einsatz bringt allerdings neue Herausforderungen mit sich - insbesondere im Hinblick auf geopolitische Risiken und die Gefahr einseitiger Abhängigkeiten. Klar ist: Unternehmen, Behörden und Betreiber kritischer Infrastrukturen benötigen eine kompromisslose Datensouveränität. Materna Virtual Solution zeigt, welche zentralen Komponenten dabei entscheidend sind.
KI-Herausforderung: Mehr Daten, mehr Risiko
Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert weiterhin die Geschäftswelt und hilft Unternehmen, Aufgaben zu automatisieren, Erkenntnisse zu gewinnen und Innovationen in großem Umfang voranzutreiben. Doch es bleiben Fragen offen, vor allem wenn es um die Art und Weise geht, wie KI-Lösungen Daten sicher verarbeiten und bewegen. Einem Bericht von McKinsey zufolge gehören Ungenauigkeiten in der KI sowie KI-Cybersecurity-Risiken zu den größten Sorgen von Mitarbeitern und Führungskräften.
Sichere Daten in der Sovereign Cloud
Technologie steht im Mittelpunkt strategischer Ambitionen auf der ganzen Welt, aber ihr Erfolg hängt von mehr als nur ihren Fähigkeiten ab. Damit Dienste effektiv funktionieren, braucht es eine Vertrauensbasis, die den Erfolg dieser Technologie untermauert und eine verantwortungsvolle Speicherung der Daten, Anwendungen und Dienste gewährleistet.
Integration von Cloud-Infrastrukturen
Cloud-Technologien werden zum Schlüsselfaktor für Wachstum und verbesserte Skalierbarkeit über das Kerngeschäft hinaus - auch bei Telekommunikationsanbietern (Telcos). Auch hier ist der Wandel zur Nutzung von Produkten und Dienstleistungen "On-Demand" im vollen Gange, sodass Telcos ihre Geschäftsmodelle weiterentwickeln und zunehmend als Managed-Service-Provider (MSPs) und Cloud-Service-Provider (CSPs) auftreten.

Kriterien für exzellentes Cloud Computing Umstellung auf eine CPaaS-Lösung

Fachbeiträge: Hintergrund

Einsatz von Cloud-Umgebungen
Das Thema Cloud ist in fast allen IT-Abteilungen nach wie vor allgegenwärtig. Aber immer häufiger stellt sich auch Ernüchterung ein: Die hohen Erwartungen an Kosteneinsparungen und Komplexitätsreduktion haben sich nicht überall erfüllt - oft ist sogar das Gegenteil eingetreten. Hinzu kommen neue Unsicherheiten durch aktuelle geopolitische Veränderungen und eine neue Wahrnehmung der Bedeutung von Digitaler Souveränität. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine (teilweise) Verlagerung von Workloads aus der Cloud auf eigene On-Premises-Strukturen. Doch auch da lauern Herausforderungen. Wie behält man die Kontrolle über beide Welten?
Unsicherheiten verändern die Cloud-Landschaft
Die geopolitischen Entwicklungen der letzten Monate haben der Diskussion um digitale Souveränität neue Brisanz verliehen. Unmittelbar beobachten lässt sich eine zunehmende Nachfrage nach Alternativen zu US-amerikanischen Cloud-Diensten. Vielen Unternehmen ist bewusst geworden, dass ihre Abhängigkeit von Anbietern wie AWS, Azure oder Google Cloud ein Risiko darstellt, das weit über abstrakte Datenschutzbedenken hinausgeht.

Fachbeiträge: Grundlagen

Was ist eigentlich eine souveräne Cloud?
Der weltweite Wettlauf um KI-Innovation hat Cloud Computing noch weiter vorangetrieben. Doch der Fokus verschiebt sich von initialen Anwendungsfällen mit oft unkritischen Daten und einer gewissen Zurückhaltung bei der konkreten Nutzung von KI hin zu der Frage, wie man KI mit eigenen Daten verwendet und gleichzeitig das geistige Eigentum oder andere für die Organisation kritische Daten weiterhin schützt und kontrolliert.
Cloud-kompatibel werden
Im Zuge der digitalen Transformation verlangen Geschäftsmodelle nach mehr Kundennähe, digitale Produkte und Services werden in immer kürzeren Zeitspannen entwickelt und iterativ an wechselnde Kundenansprüche angepasst. Cloud-Technologien sind für Unternehmen ein wichtiger Baustein, um in dem Tempo, das der Wettbewerb vorgibt, Innovationen auf den Markt zu bringen.

IT Security

Unberechenbarere US-Politik
Die angekündigte Übernahme von Hornetsecurity durch Proofpoint lässt aufhorchen: Kritische Infrastrukturen und sensible Daten geraten zunehmend unter die Kontrolle von US-Konzernen. Um technologische Unabhängigkeit und Innovationskraft zu sichern, sind jetzt entschlossene politische Maßnahmen gefordert, die den Bezug von Cloud- und Sicherheitsdiensten auf europäische Anbieter beschränken.
Compliance in der Cloud
enclaive und Utimaco geben ihre Zusammenarbeit bekannt. Die Partnerschaft ermöglicht es Unternehmen, ihre Schlüsselverwaltung, Data Security und Compliance in der Cloud signifikant zu verbessern. Zahlreiche Unternehmen sind bereits in die Cloud migriert. Hier stehen sie allerdings gleich vor mehreren Herausforderungen: Es gilt, über mehrere Systeme verstreute Credentials zu schützen, kryptographische Schlüssel über verschiedene Clouds hinweg sicher zu managen und dabei gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO oder PCI DSS einzuhalten.

IT Security - Angriffe & Lecks

Aufstieg von DragonForce findet statt
Check Point Software Technologies wirft einen Blick auf die Ransomware-Gruppe DragonForce, die mutmaßlich hinter den Cyber-Attacken in Großbritannien steckt. DragonForce wurde erstmals im Dezember 2023 gesichtet, als die Bande ihre Website DragonLeaks im Darknet startete. Seitdem berichtet sie dort über erfolgreiche Attacken. Einige Sicherheitsforscher führen die Gruppe auf DragonForce Malaysia zurück, eine Hacktivisten-Gruppierung. Die neue Truppe ist jedoch weit entfernt von rein ideologisch getriebenen Angriffen.
Finanzieller Gewinn und Krypto-Bonusse
Die Experten der Bitdefender Labs beobachten aktuelle Malvertising-Kampagnen auf Facebook. Vehikel für die Angriffe mit Malware sind vor allem bekannte Kryptowährungsseiten wie Binance, Trading View, ByBit, SolFlare, MetaMask, Gate.io oder MEXC. Angebliche Markenbotschafter sind Influencer und Prominente wie Elon Musk oder Cristiano Ronaldo. Die cyberkriminellen Träger der Malware-Kampagnen verwenden fortgeschrittene Techniken, um sich zu tarnen.

IT Security - Fachbeiträge

Von Wannacry bis zu bösartiger KI
Am 12. Mai 2025 fand der Anti-Ransomware-Tag statt, eine von INTERPOL und Kaspersky ins Leben gerufene globale Sensibilisierungsinitiative, die an eine der erfolgreichsten Cyber-Attacken der Geschichte erinnert: die WannaCry-Attacke im Jahr 2017. Innerhalb weniger Stunden fegte die Ransomware-Kampagne über den Globus, legte Krankenhäuser in Großbritannien lahm, stoppte Produktionsstraßen und unterbrach wichtige Dienste auf fast allen Kontinenten.
APTs - eine globale Gefahr
Laut einer aktuellen Studie von Armis sind fast neun von zehn (87 Prozent) der IT-Führungskräfte besorgt über die Auswirkungen von Cyberwarfare auf ihr Unternehmen. Es gibt immer mehr Belege dafür, dass China, Russland und Nordkorea weiterhin kritische Infrastrukturen in den USA angreifen. Die Wurzeln dieser staatlichen Cyberangriffe, die als ATPs (Advanced Persistent Threats) bezeichnet werden, reichen dabei fast zwei Jahrzehnte zurück.

IT Security - Tipps / Hintergrund / Wissen

Effektives Patch-Management
Laut dem renommierten ifo-Institut arbeiten 24,5 Prozent der Beschäftigten in Deutschland zumindest teilweise von zu Hause aus. Diese Zahl ist in den letzten Jahren stabil geblieben und trotz mancher Diskussion ist das Thema Homeoffice in vielen Unternehmen fest etabliert. Im Zuge dessen hat sich die Anzahl von Endpunkten entsprechend erhöht und auch die Möglichkeit für potenzielle Schwachstellen für die IT-Systeme.
Technologiegestützte Sicherheit
Im Zeitalter ständiger technologischer Neuerungen hat die digitale Sicherheit für Unternehmen höchste Priorität. Dennoch darf der physische Schutz von Menschen, Eigentum und Vermögenswerten nicht vernachlässigt werden: Ein Angriff auf den Betriebsstandort kann nicht nur weitreichende Auswirkungen auf das Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter haben, sondern auch zu großen wirtschaftlichen Schäden führen, die durch Produktionsausfälle oder Störungen im Ablauf entstehen.